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Elektronisches Konzert organisieren: So gehst du vor

Bei einem elektronischen Konzert entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen reibungslosen Abend. Kläre zuerst Datum, Ort, Genehmigungen und Künstlerbooking, bevor du Technik oder Catering festlegst. Danach folgen Rider, Sicherheitskonzept, Ticketing und Kommunikation. In den letzten Tagen zählen genaue Besucherzahlen, gekühlte Getränke, Zugang, Aufbauzeiten und ein getesteter Signalweg – Punkte, die bei elektronischen Produktionen besonders häufig zu spät auffallen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • 1

    Datum und Ort bestätigen

  • 2

    Genehmigungen prüfen

  • 3

    Künstler buchen

    2 Personen

  • 4

    Technisches Rider zusammentragen

  • 5

    Technik reservieren

  • 6

    Sicherheit buchen

  • 7

    Catering reservieren

  • 8

    Erste-Hilfe-Material bestellen

  • 9

    Eintrittspreis festlegen

    2 Personen

  • 10

    Eventseite veröffentlichen

  • 11

    Einladungen verschicken

    2 Personen

  • 12

    Werbung online stellen

  • 13

    Anmeldungen bearbeiten

  • 14

    Ernährungswünsche erfassen

  • 15

    Besucherliste aktualisieren

  • 16

    Künstlerinformationen teilen

  • 17

    Drehbuch ausdrucken

  • 18

    Einkaufsliste prüfen

  • 19

    Einkaufen gehen

    2 Personen

  • 20

    Getränke kühlen

    2 Personen

  • 21

    Ort überprüfen

    2 Personen

  • 22

    Schlüssel und Zugang organisieren

  • 23

    Bühne aufbauen

    4 Personen

  • 24

    Beschallungsanlage aufbauen

    4 Personen

  • 25

    Lichtanlage aufbauen

    3 Personen

  • 26

    Stromverteilung anschließen

    2 Personen

  • 27

    Kabel sicher abkleben

    2 Personen

  • 28

    Bar und Buffets aufbauen

    3 Personen

  • 29

    Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • 30

    Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • 31

    Armbänder bereitlegen

  • 32

    Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • 33

    Toiletten kontrollieren

  • 34

    Erste-Hilfe-Material bereitstellen

  • 35

    Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • 36

    Barvorrat bereitstellen

    2 Personen

  • 37

    Künstlerempfang einrichten

  • 38

    Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • 39

    Lichtshow testen

    2 Personen

  • 40

    Personalbriefing geben

    4 Personen

Event

  • 41

    Eingang öffnen

    3 Personen

  • 42

    Besucher empfangen

    3 Personen

  • 43

    Armbänder verteilen

    2 Personen

  • 44

    Snacks servieren

    3 Personen

  • 45

    Getränke servieren

    3 Personen

  • 46

    Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • 47

    Barbereich sauber halten

    2 Personen

  • 48

    Bühne und Publikum bewachen

    2 Personen

  • 49

    Lautstärke kontrollieren

  • 50

    Künstler betreuen

  • 51

    DJ-Wechsel begleiten

    2 Personen

  • 52

    Beleuchtung bedienen

  • 53

    Mülleimer leeren

    2 Personen

  • 54

    Toiletten zwischendurch reinigen

  • 55

    Bestand prüfen

  • 56

    Letzte Runde ankündigen

  • 57

    Besucher verabschieden

    3 Personen

  • 58

    Bar schließen

    3 Personen

Nachbereitung

  • 59

    Geräte ausschalten

    2 Personen

  • 60

    Essensreste kühlen

    2 Personen

  • 61

    Abfall sammeln

    3 Personen

  • 62

    Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • 63

    Location reinigen

    4 Personen

  • 64

    Sanitäranlagen gründlich reinigen

    2 Personen

  • 65

    Tonanlage abbauen

    4 Personen

  • 66

    Lichttechnik abbauen

    3 Personen

  • 67

    Bühne abbauen

    4 Personen

  • 68

    Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • 69

    Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • 70

    Restbestand einlagern

    2 Personen

  • 71

    Schlüssel zurückbringen

  • 72

    Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 8
  • BarunterlagenAnz. 2
  • StehtischeAnz. 12
  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 30
  • GarderobenständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

  • PA-LautsprecherAnz. 2
  • SubwooferAnz. 2
  • DJ-Mixer
  • DJ-ControllerAnz. 2
  • CDJ-PlayerAnz. 2
  • Stagebox
  • MikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • MonitorspeakerAnz. 2
  • DI-BoxenAnz. 4
  • LaptopständerAnz. 2
  • ErsatzkopfhörerAnz. 2
  • KabeltrommelnAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KabelkanäleAnz. 10
  • Gaffer TapeAnz. 8
  • KabelbinderAnz. 100
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • Moving headsAnz. 4
  • Stroboskop
  • LichtstativeAnz. 2
  • Lichtcontroller
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
  • WeingläserAnz. 50
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 10

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • EisbehälterAnz. 4
  • GetränkespenderAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochjackeAnz. 2
  • ServierzangenAnz. 8
  • SchälchenAnz. 20

Dekoration

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • AnkündigungsplakateAnz. 10
  • WegweiserAnz. 8
  • TischdeckensetsAnz. 12
  • ArmbänderAnz. 220
  • GarderobenmarkenAnz. 200

Reinigung

  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • ArbeitshandschuheAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Buche die Künstler erst verbindlich, wenn Datum und Ort bestätigt sind. Fordere direkt danach den technischen Rider an und gleiche ihn mit PA, Subwoofern, DJ-Mixer, CDJ-Playern, Monitoren und DI-Boxen ab.
  • Plane für den Technikaufbau mindestens 4 bis 6 Stunden vor dem Einlass ein. Prüfe dabei Stromwege, Kabeltrommeln, Verlängerungen, Kabelkanäle und Gaffer Tape – fehlende Kleinteile verzögern den Soundcheck unverhältnismäßig oft.
  • Lege Eintrittspreis und Anmeldungsprozess spätestens 3 bis 4 Wochen vorher fest. Aktualisiere die Besucherliste laufend und erfasse Ernährungswünsche, damit Catering und Einlass am Veranstaltungstag nicht improvisiert werden müssen.
  • Teile Künstlerinformationen, Ablauf und technische Änderungen spätestens 48 Stunden vor dem Konzert mit allen Beteiligten. Drucke das Drehbuch zusätzlich aus, weil beim Aufbau nicht jede Person zuverlässig auf digitale Nachrichten zugreifen kann.
  • Organisiere Schlüssel, Zugang und Abbauzeit vor dem Veranstaltungstag. Kontrolliere vor dem Einlass Bühne, Beschallung, Licht, Erste-Hilfe-Material, Abfallbehälter und gekühlte Getränke in einem Rundgang.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein elektronisches Konzert organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Künstlerbooking, Genehmigungen und die Reservierung von Technik und Sicherheit brauchen meist mehr Vorlauf als Dekoration oder Einkauf.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein elektronisches Konzert?
Plane mindestens 4 bis 6 Stunden für Bühne, PA, Monitorspeaker und Licht ein. Für einen Soundcheck sollten zusätzlich etwa 60 bis 90 Minuten ohne Publikumsverkehr reserviert werden.
Wann sollte man die Technik für ein elektronisches Konzert buchen?
Buche die Technik direkt nach der Künstlerzusage und dem Abgleich des technischen Riders, idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. So bleibt Zeit, fehlende Geräte wie Stagebox, DJ-Controller oder Moving Heads zu ersetzen.
Wann muss die Gästeliste für ein elektronisches Konzert fertig sein?
Erstelle eine erste Liste spätestens eine Woche vorher und aktualisiere sie bis 24 Stunden vor dem Einlass. Ernährungswünsche und Sonderzugänge solltest du spätestens 48 Stunden vorher an Catering und Einlass weitergeben.

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