Organiser un concert électronique, étape par étape
Un concert électronique se prépare dans un ordre précis : date et lieu, autorisations, artistes, technique, sécurité, puis communication. Commence par verrouiller les contraintes du site avant de confirmer la programmation, car la fiche technique des artistes détermine une grande partie du matériel et du budget. Prévois ensuite le parcours du public, les inscriptions et l’accueil. Les dernières 48 heures servent surtout à vérifier les accès, refroidir les boissons, imprimer le déroulé et faire une répétition technique structurée.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Vérifier les autorisations
- 3
Engager les artistes
2 personnes
- 4
Rassembler la fiche technique
- 5
Réserver la technique
- 6
Réserver la sécurité
- 7
Réserver le catering
- 8
Commander les fournitures de premiers secours
- 9
Fixer le prix d’entrée
2 personnes
- 10
Publier la page de l’événement
- 11
Envoyer les invitations
2 personnes
- 12
Publier la promotion en ligne
- 13
Traiter les inscriptions
- 14
Recueillir les besoins alimentaires
- 15
Mettre à jour la liste des visiteurs
- 16
Partager les informations sur les artistes
- 17
Imprimer le déroulé
- 18
Vérifier la liste des courses
- 19
Faire les courses
2 personnes
- 20
Refroidir les boissons
2 personnes
- 21
Vérifier le lieu
2 personnes
- 22
Organiser les clés et l’accès
- 23
Monter la scène
4 personnes
- 24
Installer le système de sonorisation
4 personnes
- 25
Monter l’installation lumière
3 personnes
- 26
Raccorder la distribution électrique
2 personnes
- 27
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
- 28
Installer le bar et les buffets
3 personnes
- 29
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 30
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
- 31
Préparer les bracelets
- 32
Installer la décoration
2 personnes
- 33
Vérifier les toilettes
- 34
Préparer le matériel de premiers secours
- 35
Préparer les en-cas
3 personnes
- 36
Préparer le stock du bar
2 personnes
- 37
Aménager l’accueil des artistes
- 38
Effectuer la vérification du son
4 personnes
- 39
Tester le show lumière
2 personnes
- 40
Faire le briefing du personnel
4 personnes
Événement
- 41
Ouvrir l’entrée
3 personnes
- 42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 43
Distribuer les bracelets
2 personnes
- 44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 45
Servir les boissons
3 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 47
Maintenir l’espace bar propre
2 personnes
- 48
Surveiller la scène et le public
2 personnes
- 49
Vérifier le niveau sonore
- 50
Accompagner les artistes
- 51
Gérer les changements de DJ
2 personnes
- 52
Gérer l’éclairage
- 53
Vider les poubelles
2 personnes
- 54
Nettoyer les toilettes entre-temps
- 55
Vérifier les stocks
- 56
Annoncer le dernier tour
- 57
Reconduire les visiteurs
3 personnes
- 58
Fermer le bar
3 personnes
Suivi
- 59
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 60
Refroidir les restes
2 personnes
- 61
Rassembler les déchets
3 personnes
- 62
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 63
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 64
Nettoyer les sanitaires en profondeur
2 personnes
- 65
Démonter le matériel audio
4 personnes
- 66
Démonter l’équipement d’éclairage
3 personnes
- 67
Démonter la scène
4 personnes
- 68
Inventorier le matériel
2 personnes
- 69
Retourner le matériel
2 personnes
- 70
Ranger le stock restant
2 personnes
- 71
Rapporter les clés
- 72
Rassembler les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Éléments de podiumqté 8
- Sous-mains de barqté 2
- Tables hautesqté 12
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 30
- Portantsqté 2
- Poubellesqté 8
Équipement
- Haut-parleurs PAqté 2
- Subwoofersqté 2
- Mixeur DJ
- Contrôleurs DJqté 2
- Lecteurs CDJqté 2
- Boîtier de scène
- Microphonesqté 3
- Pieds de microqté 3
- Enceintes de monitoringqté 2
- Boîtiers DIqté 4
- Supports pour ordinateur portableqté 2
- Casques de rechangeqté 2
- Enrouleurs électriquesqté 6
- Multiprisesqté 10
- Rallongesqté 12
- Goulottes de câblesqté 10
- Ruban gafferqté 8
- Serre-câblesqté 100
- Piles de rechangeqté 24
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 8
- Projecteurs asservisqté 4
- Stroboscope
- Pieds d’éclairageqté 2
- Contrôleur d'éclairage
- Éclairage d’ambianceqté 12
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 250
- Verres à vinqté 50
- Tasses à caféqté 40
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 10
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Conteneurs à glaceqté 4
- Distributeurs de boissonsqté 3
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 4
- Forains cuisiniersqté 2
- Pinces de serviceqté 8
- Petits bolsqté 20
Décoration
- Guirlandes lumineuses LEDqté 6
- Affiches d’annonceqté 10
- Panneaux indicateursqté 8
- Sets de nappesqté 12
- Braceletsqté 220
- Jetons de vestiaireqté 200
Nettoyage
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Gants de travailqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque la date et le lieu avant d’annoncer les artistes. Vérifie au moins 6 semaines à l’avance les autorisations nécessaires, les horaires autorisés et les conditions d’accès au site.
- Demande la fiche technique de chaque artiste dès la confirmation. Elle doit préciser les platines ou contrôleurs, le mixeur, les retours, les boîtiers DI, les microphones et les besoins électriques.
- Sépare le montage en trois zones : scène, régie et circulation du public. Prévois les câbles, rallonges et multiprises avant l’arrivée de la technique, puis fixe-les avec du gaffer et protège les passages.
- Ne laisse pas la sécurité et les premiers secours pour la dernière semaine. Confirme les effectifs, les points d’entrée et la procédure d’évacuation au plus tard 10 jours avant l’ouverture.
- La veille, mets à jour la liste des visiteurs, imprime le déroulé et vérifie les clés, les accès, les boissons et le matériel. Le jour J, réserve au moins 3 heures au montage et 1 heure aux tests son et lumière avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert électronique ?
- Prévois idéalement 8 à 12 semaines pour un concert avec artistes, technique, sécurité et billetterie. Un événement plus petit peut se préparer en 4 semaines, mais les autorisations et la disponibilité du matériel deviennent alors les principaux risques.
- Quand faut-il réserver la sonorisation et les lumières ?
- Réserve la technique dès que les artistes ont confirmé leur fiche technique, généralement 6 à 8 semaines avant le concert. Garde au moins 10 jours pour comparer les besoins, corriger les incompatibilités et confirmer les câbles et alimentations.
- Combien de temps prévoir pour monter un concert électronique ?
- Compte au minimum 3 heures pour installer la scène, la sonorisation et les lumières, puis 1 heure pour les tests. Ajoute davantage de temps si plusieurs artistes utilisent des configurations différentes ou si le lieu impose un accès limité.
- Quand publier les inscriptions et envoyer les invitations ?
- Publie la page de l’événement dès que la date, le lieu et les artistes sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le concert. Mets à jour la liste des visiteurs jusqu’à 48 heures avant l’ouverture et recueille les besoins alimentaires avant de finaliser le catering.
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