Elektronicamarkt organiseren: checklist van voorbereiding tot opening

Een elektronicamarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en standhouders regelen. Je moet vroeg weten hoeveel deelnemers stroom nodig hebben, hoe je de stands indeelt en welke voorwaarden gelden. Deze checklist helpt je van datum en locatie naar aanmeldingen, promotie en een praktische opbouw. De laatste dagen draait het vooral om bevestigingen, bewegwijzering, betaalmiddelen, kabelveiligheid en een duidelijke ontvangst van standhouders.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Marktindeling uitwerken
2 personen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Lokale promotie plaatsen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Standhouders bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Stroombehoefte inventariseren
Standnummers toewijzen
2 personen
Standhouders informeren
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Weersverwachting controleren
Promotiebericht herhalen
Standhouderslijst afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Plattegrond afdrukken
Contant geld opnemen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Etiketten en bewegwijzering maken
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Stroompunten aanleggen
3 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Toiletten controleren

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Standhouders naar stands wijzen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Toegang en route uitleggen
2 personen
Informatiebalie bemannen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalpunten controleren
Tafels en looppaden controleren
2 personen
Voorraad catering aanvullen
2 personen
Verlichting inschakelen
Standhouders informeren over sluiting
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Verkoop en stands afsluiten
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Stroom uitschakelen
2 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Cateringpunt schoonmaken
2 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
Verloren voorwerpen terugbezorgen
Standhouders informeren over afhandeling

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktstafelsaantal 24
Klapstoelenaantal 48
Partytentenaantal 4
Informatiebalie
Barkrukkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 12
Kabelhaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 18
Kabelgotenaantal 12
Kassaladesaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Laptop
Printer
Labelprinter
Batterijtestersaantal 2
Stekkerdoostestersaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 10
Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Standnummerbordenaantal 30
Welkomstbord
Routepijlenaantal 12
Infobordenaantal 8
Tafelkledenaantal 24
Naambadgesaantal 40
Badgehoudersaantal 40
Krijtbordenaantal 6
Markeerstiftenaantal 12
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Schotelsaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 6
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Afwasteilenaantal 6
Thermoboxenaantal 4
Voedselbakkenaantal 12
Keukenweegschaal
Koelthermometeraantal 2

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Desinfectiesprayaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3
Eerstehulpkoffer
Brandblusdekensaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag bij de aanmelding meteen naar de stroombehoefte per stand en noteer stekkers, verlengkabels en kabelhaspels in één overzicht. Zo ontdek je vóór de opbouw of de beschikbare stroompunten volstaan.
Maak de marktindeling zodra de eerste deelnemers zich aanmelden en wijs daarna standnummers toe. Houd ruimte vrij voor kabelgoten, looproutes, de informatiebalie en afvalbakken.
Stuur standhouders uiterlijk enkele dagen vooraf hun standnummer, aankomsttijd, plattegrond en voorwaarden. Vermeld ook waar ze kunnen laden en lossen; dat voorkomt opstoppingen bij de opening.
Controleer vergunningen en de weersverwachting niet pas op de ochtend zelf. Plan een tweede controle ongeveer een week vooraf en bepaal dan of partytenten, verlichting of een aangepaste indeling nodig zijn.
Leg de laatste dag de standhouderslijst, naambadges, routepijlen, contant geld en betaalapparatuur klaar. Open de locatie met minstens 60 minuten marge, zodat stroom, verlichting en registratie getest zijn vóór de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een elektronicamarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, deelnemersvoorwaarden en vergunningen. Publiceer het aanmeldformulier daarna zo snel mogelijk, zodat je de indeling en stroombehoefte op tijd kunt plannen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een elektronicamarkt?: Reken voor een kleine markt minimaal 2 uur opbouwtijd en voeg extra tijd toe als er veel stands, partytenten of stroomaansluitingen zijn. Plan minstens 60 minuten tussen het gereedkomen van de opbouw en de ontvangst van bezoekers voor een veiligheids- en stroomcontrole.
Wanneer moet ik standhouders bevestigen voor een elektronicamarkt?: Bevestig deelnemers zodra de aanmeldingen zijn gecontroleerd en stuur de definitieve informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de markt. Geef daarin het standnummer, de plattegrond, aankomsttijd en eventuele stroomafspraken door.
Hoe regel ik stroom op een elektronicamarkt?: Inventariseer de stroombehoefte al bij de aanmelding en maak uiterlijk een week vooraf een aansluitplan. Test verlengkabels, stekkerdozen en stekkerdoostesters vóór de opening en werk kabels weg met kabelgoten om struikelgevaar te beperken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.