Organiser un Salon de l’électronique sans rien oublier
Un Salon de l’électronique demande une préparation précise, surtout pour les stands, les besoins en énergie et la circulation du public. Commence par confirmer la date et le lieu, puis ouvre les inscriptions avant de planifier l’aménagement. Les dernières vérifications concernent les autorisations, les exposants, le matériel électrique et l’accueil sur place. Cette checklist suit l’ordre des préparatifs pour éviter les oublis de dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Installer la promotion locale
2 personnes
Traiter les inscriptions
Confirmer les exposants
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les besoins en énergie
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
Informer les exposants
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Vérifier les prévisions météo
Répéter le message promotionnel
Imprimer la liste des exposants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le plan
Retirer de l'argent liquide
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Créer des étiquettes et de la signalétique
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer des points d’alimentation
3 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les toilettes
Événement
Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Orienter les exposants vers leurs stands
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Expliquer l’accès et l’itinéraire
2 personnes
Tenir le comptoir d'information
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les points de collecte des déchets
Vérifier les tables et les zones de passage
2 personnes
Réapprovisionner le catering
2 personnes
Allumer l’éclairage
Informer les exposants de la fermeture
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Clore les ventes et les stands
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Suivi
Couper l’électricité
2 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le point de restauration
2 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
Restituer les objets trouvés
Informer les exposants du déroulement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de marchéqté 24
- Chaises pliantesqté 48
- Tentes de réceptionqté 4
- Bureau d’information
- Tabourets de barqté 4
- Poubellesqté 8
- Portants à vêtementsqté 2
Équipement
- Rallongesqté 12
- Rallonges à enrouleurqté 6
- Multiprisesqté 18
- Goulottes de câblesqté 12
- Tiroirs-caissesqté 2
- Terminaux de paiementqté 2
- Talkies-walkiesqté 6
- Batteries externesqté 4
- Ordinateur portable
- Imprimante
- Imprimante d'étiquettes
- Testeurs de pilesqté 2
- Testeurs de multiprisesqté 2
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 8
- Lampes LEDqté 10
- Projecteurs de chantierqté 4
- Lampes de pocheqté 6
Décoration
- Panneaux numérotés des standsqté 30
- Panneau d’accueil
- Flèches de directionqté 12
- Panneaux d’informationqté 8
- Nappesqté 24
- Badges nominatifsqté 40
- Porte-badgesqté 40
- Panneaux en ardoiseqté 6
- Marqueursqté 12
- Poteaux de balisageqté 12
- Ruban de balisageqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 50
- Plateauxqté 50
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Louchesqté 6
- Pichets de serviceqté 6
Cuisine
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 6
- Conteneurs à glaceqté 3
- Plateaux de serviceqté 12
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Pincesqté 6
- Pains de glaceqté 24
- Bacs à vaisselleqté 6
- Thermoboxesqté 4
- Bacs alimentairesqté 12
- Balance de cuisine
- Thermomètre de refroidissementqté 2
Nettoyage
- Conteneurs à déchetsqté 6
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Balayette et pelleqté 4
- Gants de nettoyageqté 6
- Spray désinfectantqté 3
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Distributeurs de serviettes en papierqté 4
- Brosses de toilettesqté 3
- Trousse de premiers secours
- Couvertures anti-feuqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Demande les besoins électriques de chaque exposant au moment de l’inscription. Prévois ensuite les rallonges, multiprises et goulottes nécessaires avant d’attribuer les numéros de stand.
- Fixe une date limite d’inscription suffisamment tôt pour confirmer les exposants, imprimer le plan et préparer les badges nominatifs. Une semaine avant l’événement, relance encore les personnes qui n’ont pas confirmé.
- Prépare un plan avec les stands numérotés et un bureau d’information clairement visible. Imprime plusieurs exemplaires du plan et installe des flèches pour guider les visiteurs dès l’entrée.
- Teste les terminaux de paiement, l’imprimante, les testeurs de piles et les testeurs de multiprises avant l’ouverture. Recharge aussi les batteries externes et vérifie les talkies-walkies le jour précédent.
- Ne reporte pas l’installation de la signalétique et de l’éclairage au matin même. Les panneaux, lampes LED, projecteurs et câbles doivent être placés avant l’ouverture du lieu, après vérification des prévisions météo.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un Salon de l’électronique ?
- Prévois au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, rédiger les conditions de participation, publier les inscriptions et inviter les exposants. Garde la dernière semaine pour le plan, les badges, les réservations et les autorisations.
- Quand faut-il confirmer les exposants d’un Salon de l’électronique ?
- Confirme les exposants environ 2 semaines avant l’événement, après avoir traité les inscriptions et recueilli leurs besoins alimentaires et électriques. Cela laisse le temps d’attribuer les stands et d’envoyer les informations pratiques.
- Comment gérer l’électricité sur les stands ?
- Recense la puissance et le nombre de prises nécessaires pour chaque exposant dès son inscription. Vérifie les rallonges, multiprises, rallonges à enrouleur et goulottes au moins 3 jours avant l’ouverture.
- Que préparer la veille d’un Salon de l’électronique ?
- Rassemble le mobilier, la signalétique, les badges, les documents imprimés et le matériel de paiement la veille. Refroidis les boissons, recharge les batteries et vérifie que les panneaux numérotés correspondent bien au plan des stands.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !