Checklist voor een eendaagse kerstmarkt organiseren

Een eendaagse kerstmarkt vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, locatie en vergunningen, daarna de indeling, kraamhouders en leveranciers. Plan vervolgens stroom, verlichting, vrijwilligers en betalingen, zodat je op de dag zelf niet meer hoeft te improviseren. Controleer dieetwensen en leveringen uiterlijk enkele dagen vooraf. Test lichtsnoeren, koffiezetapparaten, warmhoudbakken en betaalapparatuur voordat bezoekers komen. Met deze checklist houd je de voorbereiding van 67 taken en 56 benodigdheden overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Vergunningen controleren
Marktindeling tekenen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Kraamreserveringen vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aankondiging plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveringen reserveren
Stroompunten controleren
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Vrijwilligers werven
Taken onder vrijwilligers verdelen
Leveranciers bevestigen
Plattegrond afdrukken
Naambadges voorbereiden
Kassa en wisselgeld regelen
Boodschappen doen
3 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
Weersverwachting controleren

Event

Locatie openen
2 personen
Materialen uitladen
6 personen
Kramen opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Infopunt inrichten
2 personen
Kraamhouders ontvangen
3 personen
Kraamhouders instrueren
2 personen
Kraampjes laten inrichten
6 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Glühwein serveren
3 personen
Warme chocolademelk serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffetvoorraad aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Tafels afnemen
2 personen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Muziek afspelen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Kramen leegruimen
6 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Verlichting afbreken
3 personen
Meubilair afbreken
6 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen
Eindafrekening verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Krukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 18
Kraamzeilenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
LED-lantaarnsaantal 16
LED-kaarsenaantal 30
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Glühweinverhittersaantal 2
Warmhoudkanalenaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Kassabox
Betaalterminal
Steekwagensaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glühweinbekersaantal 150
Frisdrankglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatkannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Aluminium schalenaantal 20
Tangenaantal 8
Pollepelsaantal 6

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Rode lopersaantal 3
Menubordenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Kerstfigurenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handdesinfectieaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Teken de marktindeling voordat je kramen reserveert. Zet marktkramen, partytenten, stroompunten en looppaden op de plattegrond; zo ontdek je vroeg of verlengkabels en stekkerdozen lang genoeg zijn.
Leg kraamreserveringen en leveranciers uiterlijk 2 weken voor de markt vast. Vraag daarbij meteen naar stroomgebruik, verwachte levertijd en dieetwensen, zodat je niet op de laatste dag nog moet schuiven.
Wijs vrijwilligers per tijdsblok een concrete taak toe en deel de plattegrond, naambadges en contactgegevens vooraf uit. Plan minimaal 1 persoon voor de kassa en 1 persoon voor praktische hulp tijdens het opbouwen.
Test verlichting, glühweinverhitters, koffiezetapparaten, waterkokers en betaalterminals uiterlijk 1 dag vooraf. Neem voor elk stroompunt een passende verlengkabel en stekkerdoos mee en controleer of apparatuur niet overbelast raakt.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en pas de opstelling aan. Leg kraamzeilen, tafelkleden, koelboxen en steekwagens klaar vóór het openen van de locatie; juist deze spullen worden bij een eenmalige markt vaak te laat gezocht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een eendaagse kerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en kraamhouders. Zet de definitieve marktindeling en leveranciers uiterlijk 2 weken voor de markt vast.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een eendaagse kerstmarkt?: Reken naast de kraamhouders op minimaal 1 vrijwilliger voor de kassa, 1 voor praktische hulp en 1 voor ontvangst of informatie per druk tijdsblok. Plan aflossing in blokken van ongeveer 2 uur, zodat niemand de hele dag op dezelfde post staat.
Wanneer moet ik eten en drinken voor de kerstmarkt inkopen?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en koop gekoelde producten zo laat mogelijk, bij voorkeur op de dag ervoor. Zet dranken pas na controle in koelboxen en bereid hapjes volgens de bewaartermijn van het product.
Hoe vroeg moet de locatie open voor een kerstmarkt?: Plan het openen minimaal 2 uur vóór de ontvangst van bezoekers. In dat tijdsblok kun je kramen en tafels plaatsen, verlichting en stroom testen, dranken koud zetten en de kassa met wisselgeld controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.