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Organiser un marché de Noël d’un jour : la checklist

Un marché de Noël d’un jour demande surtout une bonne coordination avant l’ouverture. Commence par confirmer la date, le lieu et les autorisations, puis réserve les stands et organise les exposants. Les derniers jours servent à vérifier les livraisons, l’éclairage, la caisse, les boissons et les besoins des bénévoles. Cette checklist de 67 tâches et 56 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui bloquent souvent l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Vérifier les autorisations

  • Dessiner le plan du marché

  • Contacter les exposants

    2 personnes

  • Enregistrer les réservations de stands

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier l'annonce en ligne

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Réserver les livraisons

  • Vérifier les points d'alimentation

    2 personnes

  • Tester l’éclairage

    2 personnes

  • Recruter des bénévoles

  • Répartir les tâches entre les bénévoles

  • Confirmer les fournisseurs

  • Imprimer le plan

  • Préparer les badges nominatifs

  • Prévoir la caisse et la monnaie

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Vérifier les courses

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Trier les décorations de Noël

    2 personnes

  • Vérifier les prévisions météo

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Décharger le matériel

    6 personnes

  • Monter les stands

    6 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Brancher l’électricité

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    4 personnes

  • Installer la signalisation

    2 personnes

  • Aménager le point d’information

    2 personnes

  • Réceptionner les supports de stand

    3 personnes

  • Instruire les tenanciers de stand

    2 personnes

  • Faire installer les stands

    6 personnes

  • Mettre en place le buffet traiteur

    4 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Installer la caisse

    2 personnes

  • Effectuer le contrôle de sécurité

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Servir du vin chaud

    3 personnes

  • Servir du chocolat chaud

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

  • Essuyer les tables

    2 personnes

  • Soutenir les exposants

    2 personnes

  • Passer de la musique

  • Reconduire les visiteurs

    3 personnes

Suivi

  • Clôturer la caisse

    2 personnes

  • Ranger le service traiteur

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Vider les stands

    6 personnes

  • Retirer la décoration

    4 personnes

  • Démonter l’éclairage

    3 personnes

  • Démonter le mobilier

    6 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Rapporter le matériel

    3 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Gérer les objets perdus

  • Traiter le décompte final

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 6
  • Stands de marchéqté 12
  • Tables pliantesqté 10
  • Chaises pliantesqté 40
  • Tables de bièreqté 6
  • Tabouretsqté 12
  • Nappesqté 18
  • Bâches de standqté 12

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 12
  • Lanternes LEDqté 16
  • Bougies LEDqté 30
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8

Équipement

  • Glacièresqté 4
  • Bacs de maintien au chaudqté 4
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Chauffeurs de vin chaudqté 2
  • Chauffe-platsqté 2
  • Enceintes portablesqté 2
  • Microphone
  • Caisse
  • Terminal de paiement
  • Diablesqté 2

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 100
  • Tasses à vin chaudqté 150
  • Verres à boissons fraîchesqté 100
  • Assiettesqté 120
  • Fourchettesqté 120
  • Couteauxqté 120
  • Cuillèresqté 120
  • Louchesqté 12
  • Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chefqté 4
  • Saladiersqté 6
  • Mesures à verserqté 4
  • Thermosqté 6
  • Plateaux en aluminiumqté 20
  • Pincesqté 8
  • Louchesqté 6

Décoration

  • Sapins de Noëlqté 3
  • Boules de Noëlqté 80
  • Guirlandes de Noëlqté 12
  • Couronnes de Noëlqté 6
  • Tapis rougesqté 3
  • Panneaux de menuqté 8
  • Panneaux en ardoiseqté 6
  • Personnages de Noëlqté 8

Nettoyage

  • Poubellesqté 12
  • Balayette et pelleqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Seauxqté 4
  • Gants de nettoyageqté 8
  • Gel hydroalcooliqueqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Dessine le plan du marché au moins 2 semaines avant l’événement. Indique les emplacements des stands, les tables, les zones de circulation, les prises électriques et l’espace prévu pour les livraisons.
  • Demande les besoins alimentaires des exposants dès leur inscription, puis fixe une date limite de réponse, idéalement 7 jours avant le marché. Cela évite de découvrir trop tard qu’il manque une solution pour conserver ou réchauffer certains produits.
  • Teste les guirlandes lumineuses, lanternes LED, rallonges et multiprises la veille. Vérifie chaque prise sur place plutôt que de supposer que l’éclairage fonctionnera une fois les stands installés.
  • Prépare la caisse, la monnaie et le terminal de paiement avant l’ouverture. Compte la monnaie le matin même et note qui en est responsable pendant la journée.
  • Répartis les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures. Prévois une personne pour l’accueil, une pour les livraisons et une autre pour les boissons afin que ces postes restent couverts pendant les pauses.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël d’un jour ?
Commence au moins 8 à 10 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les exposants, les réservations de stands et les fournisseurs doivent être confirmés avant les dernières semaines.
Combien de temps prévoir pour installer un marché de Noël ?
Prévois au minimum 3 heures avant l’ouverture pour monter les tentes et stands, placer les tables, tester l’éclairage et installer les boissons. Ajoute du temps si les livraisons arrivent le même matin.
Quand confirmer les exposants d’un marché de Noël ?
Fixe une date de clôture des inscriptions environ 3 semaines avant l’événement. Confirme ensuite les emplacements, les besoins électriques et les informations alimentaires au plus tard 7 jours avant.
Que vérifier la veille d’un marché de Noël ?
Vérifie la météo, les livraisons, les prises électriques, l’éclairage, la caisse, les boissons et les fournitures de service. Fais aussi l’inventaire des décorations et prépare les badges pour éviter ces tâches le matin même.

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