Checklist para organizar un mercado navideño de un día
Un mercado navideño de un solo día necesita una preparación muy ordenada: los puestos, los permisos y la instalación deben estar cerrados antes de empezar a comprar. Usa esta checklist para avanzar desde la fecha y el plano hasta la apertura del recinto. Reserva con tiempo las carpas, mesas, iluminación y equipos de bebidas calientes, y deja por escrito quién hace cada tarea. El día anterior conviene revisar el tiempo, enfriar las bebidas y comprobar que todas las compras han llegado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Comprobar permisos
Dibujar la distribución del mercado
Contactar a los puestos
2 personas
Registrar las reservas de puestos
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el anuncio en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar suministros
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Reclutar voluntarios
Repartir las tareas entre los voluntarios
Confirmar proveedores
Imprimir el plano
Preparar acreditaciones
Gestionar la caja y el cambio
Hacer la compra
3 personas
Comprobar las compras
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Clasificar decoración navideña
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Descargar el material
6 personas
Montar los puestos
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el punto de información
2 personas
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Dar instrucciones a los titulares de los puestos
2 personas
Montar los puestos
6 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Servir vino caliente
3 personas
Servir chocolate caliente
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el stock del buffet
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Limpiar las mesas
2 personas
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Poner música
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Recoger el catering
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar los puestos
6 personas
Retirar la decoración
4 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Desmontar el mobiliario
6 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Procesar el ajuste final
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 6
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesas plegablescant. 10
- Sillas plegablescant. 40
- Mesas de cervezacant. 6
- Taburetescant. 12
- Mantelescant. 18
- Lonas para standcant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 12
- Faroles LEDcant. 16
- Velas LEDcant. 30
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Calentadores de vino calientecant. 2
- Cámaras térmicascant. 2
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono
- Caja registradora
- Terminal de pago
- Carros de manocant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Tazas para vino calientecant. 150
- Vasos para refrescoscant. 100
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 120
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Jarras medidorascant. 4
- Termoscant. 6
- Bandejas de aluminiocant. 20
- Pinzascant. 8
- Cucharonescant. 6
Decoración
- Árboles de Navidadcant. 3
- Bolas de Navidadcant. 80
- Guirnaldas de Navidadcant. 12
- Coronas navideñascant. 6
- Alfombras rojascant. 3
- Carteles del menúcant. 8
- Pizarrascant. 6
- Figuras navideñascant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Recogedor y escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Desinfectante de manoscant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de invitar a los puestos. Dibuja la distribución con antelación y deja pasillos despejados para visitantes, carros de mano y reposición.
- Confirma la electricidad al menos 7 días antes. Comprueba cuántos puntos hay, prueba las guirnaldas de luces y prepara cables alargadores y regletas sin sobrecargar una toma.
- Asigna las funciones de los voluntarios por escrito y prepara las acreditaciones antes de abrir. Para un mercado de un día, establece como mínimo un responsable de caja, uno de proveedores y otro de incidencias.
- Reserva con tiempo las máquinas de café, teteras y calentadores de vino caliente. El día anterior enfría las bebidas, prepara los aperitivos y verifica las compras contra la lista de suministros.
- Prepara la caja y el terminal de pago antes de que llegue el público. Cuenta el cambio al inicio, imprime el plano y revisa el pronóstico del tiempo el día anterior para decidir dónde colocar carpas y lonas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño de un día?
- Empieza al menos 6 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos y puestos. Deja la última semana para cerrar proveedores, voluntarios, electricidad y materiales impresos.
- ¿Cuándo hay que confirmar los puestos del mercado navideño?
- Confirma las reservas entre 3 y 4 semanas antes del evento. Recoge también las preferencias dietéticas y cualquier necesidad eléctrica antes de dibujar la distribución definitiva.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a un mercado navideño?
- El día anterior comprueba las compras, enfría las bebidas, prepara los aperitivos y clasifica la decoración. También revisa la previsión meteorológica, las acreditaciones, la caja y el material de iluminación.
- ¿A qué hora hay que abrir el recinto de un mercado navideño?
- Abre el recinto entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. Ese margen permite montar puestos, probar la iluminación, colocar las mesas y resolver problemas de electricidad o proveedores.
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