Checklist voor een economisch forum organiseren

Een economisch forum vraagt vooral om strakke afstemming tussen programma, sprekers, registratie en techniek. Begin met datum, locatie en thema en werk daarna toe naar een definitief programma met bevestigde bijdragen. Verzamel presentaties en dieetwensen ruim vóór de bijeenkomst, zodat catering en zaalopstelling niet op het laatste moment veranderen. Controleer op de dag zelf niet alleen de beamer en microfoons, maar ook naamkaartjes, route-informatie en het draaiboek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma en thema bepalen
3 personen
Sprekers selecteren
2 personen
Sprekers uitnodigen
Dagvoorzitter vastleggen
Catering reserveren
Techniek reserveren
Zaalindeling bepalen
2 personen
Uitnodiging opstellen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie opvragen
Presentaties verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Naamkaartjes ontwerpen
Naambadges printen
Aanmeldingen bevestigen
Catering aantallen doorgeven
Sprekersprogramma bevestigen
Techniekplan controleren
2 personen
Routebeschrijving versturen
Draaiboek printen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelproducten inkopen
Dranken koud zetten
2 personen
Sprekersmap samenstellen
Registratietafel voorbereiden
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Podiumzone inrichten
3 personen
Projector aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Naamkaartjes klaarleggen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Inloopkoffie serveren
3 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Sprekers aankondigen
Microfoons bedienen
Presentaties afspelen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Netwerkborrel serveren
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal opruimen
5 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Buffet schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Techniekmaterialen retourneren
2 personen
Sprekers bedanken
Deelnemers bedankmail sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inschrijftafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Bistrotafelsaantal 12
Stoelenaantal 140
Sprekerstafel
Sprekersstoelenaantal 6
Katheder
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laserpointeraantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 140
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Serveerbestekaantal 20
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Waterkaraffenaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveerschalen met dekselaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Naamkaartjeshoudersaantal 140
Programmafoldersaantal 140
Achtergrondbanner
Richtingsbordenaantal 8

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inhoud vóór je uitnodigingen verstuurt. Leg eerst het thema, de sprekers en de dagvoorzitter vast; stuur daarna pas het programma en aanmeldformulier naar deelnemers.
Vraag presentaties en sprekersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf op. Zo kun je het programma controleren en testen of alle bestanden op de laptop openen.
Sluit de registratie niet pas op de ochtend zelf. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen minstens 3 werkdagen vóór het forum, zodat je catering aantallen en naamkaartjes kloppen.
Maak de techniekopstelling passend bij het programma. Test beamer, projectiescherm, HDMI-adapters, draadloze microfoons, mengpaneel en luidsprekers samen vóór de ontvangst van de deelnemers.
Stuur routebeschrijving en praktische informatie uiterlijk 2 dagen vooraf. Print op de dag zelf het draaiboek en controleer materialen, inschrijftafels, stoelen, waterglazen en afvalbakken in de zaal.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een economisch forum organiseren en beginnen met de voorbereiding?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, thema en sprekers. Reserveer catering en techniek zodra de datum en zaal vaststaan, uiterlijk 6 weken voor het forum.
Hoe lang van tevoren stuur ik uitnodigingen voor een economisch forum?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 werkdagen vóór het forum, zodat je catering, naamkaartjes en zaalindeling definitief kunt maken.
Wanneer moet ik de presentaties van sprekers verzamelen?: Vraag de presentaties uiterlijk 7 dagen voor het economisch forum op. Plan daarnaast een technische controle 1 tot 2 werkdagen vooraf om bestanden, aansluitingen en microfoons te testen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een economisch forum?: Reserveer minimaal 2 uur voor zaalindeling, registratie, techniek en bewegwijzering. Test beamer, laptop, microfoons en luidsprekers vóór de inloop, niet tijdens het eerste programmaonderdeel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.