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Wirtschaftsforum organisieren: die Checkliste für die Planung

Ein Wirtschaftsforum braucht früh klare Zuständigkeiten: Erst legst du Datum, Ort, Thema und Programm fest, danach folgen Referenten, Einladungen und Anmeldung. In den letzten Wochen laufen Technik, Raumaufteilung, Präsentationen und Catering parallel zusammen. Plane außerdem Zeit für Namensschilder, Wegbeschreibung und einen ausgedruckten Ablaufplan ein. Die vollständige Checkliste bündelt 74 Aufgaben und 58 benötigte Dinge, damit am Veranstaltungstag weder Adapter noch Sprecherinformationen fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Programm und Thema festlegen

    3 Personen

  • Referenten auswählen

    2 Personen

  • Redner einladen

  • Moderation festlegen

  • Catering reservieren

  • Technik reservieren

  • Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Einladung erstellen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Sprecherinformationen anfordern

  • Präsentationen sammeln

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Namensschilder entwerfen

  • Namensschilder drucken

  • Anmeldungen bestätigen

  • Catering-Mengen durchgeben

  • Sprecherprogramm bestätigen

  • Technikplan prüfen

    2 Personen

  • Wegbeschreibung versenden

  • Ablaufplan ausdrucken

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kühlprodukte einkaufen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Referentenmappe zusammenstellen

  • Registrierungstisch vorbereiten

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich einrichten

    3 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Begrüßungskaffee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungspresentation moderieren

    2 Personen

  • Redner ankündigen

  • Mikrofone bedienen

  • Präsentationen abspielen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Podiumsdiskussion moderieren

    2 Personen

  • Pausebuffet auffüllen

    3 Personen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    4 Personen

  • Abendbuffet servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Netzwerkempfang vorbereiten

    3 Personen

  • Netzwerk-Getränke servieren

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Raum aufräumen

    5 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kaffeepunkt reinigen

    2 Personen

  • Buffet reinigen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Technikmaterial zurückbringen

    2 Personen

  • Sprecher danken

  • Dankesmail an Teilnehmer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • AnmeldetischeAnz. 2
  • BuffetischeAnz. 6
  • BistrotischeAnz. 12
  • StühleAnz. 140
  • Rednertisch
  • RednerstühleAnz. 6
  • Rednerpult
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LaptopAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 4
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • LaserpointerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 150
  • WassergläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 140
  • TellerAnz. 160
  • BestecksetsAnz. 160
  • ServierbesteckAnz. 20
  • KaffeekannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8
  • WasserkaraffenAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 16
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • MesserAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 12
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 18
  • NamensschildhalterAnz. 140
  • ProgrammhefteAnz. 140
  • Hintergrundbanner
  • WegweiserAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • StehlampenAnz. 4

Reinigung

  • AbfalltrennbehälterAnz. 4
  • BesensetsAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum, Ort und Thema fest, bevor du Referenten einlädst. So können Redner ihr Thema passend zum Programm bestätigen und du vermeidest spätere Änderungen an Einladung und Moderation.
  • Fordere Sprecherinformationen und Präsentationen spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Forum an. Prüfe danach jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop und teste HDMI-Kabel, Adapter, Beamer und Projektionsleinwand gemeinsam.
  • Gib die endgültige Catering-Menge nicht nur anhand der Anmeldungen weiter. Berücksichtige Ernährungswünsche separat und melde die Zahlen spätestens 3 bis 5 Werktage vor dem Termin an den Caterer.
  • Plane den Einlass mit Anmeldetisch, Namensschildern und Wegbeschreibung. Drucke Namensschilder sowie den Ablaufplan mindestens einen Tag vorher, damit am Veranstaltungstag kein Drucker eingeplant werden muss.
  • Mache einen vollständigen Technikcheck im aufgebauten Raum, nicht nur am Schreibtisch. Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Präsentationsklicker und Laserpointer mit dem tatsächlichen Sitz- und Redneraufbau.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Wirtschaftsforum organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Thema und Referenten. Für Einladungen, Anmeldungen und die Abstimmung von Catering und Technik bleiben dann mehrere Wochen Puffer.
Wann sollte man die Einladungen für ein Wirtschaftsforum verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Lass das Anmeldeformular mindestens 2 Wochen geöffnet, damit du Teilnehmerzahlen und Ernährungswünsche rechtzeitig auswerten kannst.
Wann müssen Präsentationen und Sprecherinformationen vorliegen?
Fordere beides spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Wirtschaftsforum an. So bleibt genug Zeit, fehlende Angaben nachzufassen und Präsentationen auf Laptop, Beamer und Anschlüssen zu testen.
Wann soll man das Catering für ein Wirtschaftsforum final bestellen?
Übermittle die endgültige Menge 3 bis 5 Werktage vor der Veranstaltung. Schließe die Anmeldungen vorher zu einem festen Zeitpunkt und führe vegetarische, vegane oder andere Ernährungswünsche getrennt auf.

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