Organiser un forum économique sans rien oublier
Un forum économique demande de coordonner les intervenants, les participants, le programme et la technique dans un ordre précis. Commencez par fixer la date et le lieu, puis verrouillez les contenus avant de confirmer les besoins au traiteur et aux prestataires. Les dernières semaines servent surtout à récupérer les présentations, finaliser les badges et tester le matériel. Cette checklist rassemble les 74 tâches et les 58 fournitures nécessaires, de la préparation à l’accueil sur place.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le programme et le thème
3 personnes
Sélectionner les intervenants
2 personnes
Inviter les intervenants
Définir le maître de cérémonie
Réserver le catering
Réserver la technique
Définir l’aménagement de la salle
2 personnes
Rédiger l’invitation
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Demander les informations sur les intervenants
Rassembler les présentations
Finaliser le programme
2 personnes
Concevoir les badges nominatifs
Imprimer les badges nominatifs
Confirmer les inscriptions
Communiquer les quantités au traiteur
Confirmer le programme des intervenants
Vérifier le plan technique
2 personnes
Envoyer les indications d'accès
Imprimer le déroulé
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheter des produits frais à conserver au froid
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le dossier des intervenants
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager la zone de scène
3 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
Événement
Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir le café d’accueil
3 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Annoncer les intervenants
Gérer les micros
Diffuser les présentations
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Animer la table ronde
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir le cocktail réseau
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Suivi
Éteindre la technique
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger la salle
5 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Nettoyer le buffet
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Retourner le matériel technique
2 personnes
Remercier les intervenants
Envoyer un e-mail de remerciement aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables d’inscriptionqté 2
- Tables de buffetqté 6
- Tables bistrotqté 12
- Chaisesqté 140
- Table des intervenants
- Chaises des intervenantsqté 6
- Pupitre
- Portants à vêtementsqté 2
- Poubellesqté 8
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portableqté 2
- Câbles HDMIqté 3
- Adaptateurs HDMIqté 4
- Microphones sans filqté 4
- Pieds de microqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Pointeur laserqté 2
- Rallonges électriquesqté 4
- Multiprisesqté 8
- Cliqueur de présentationqté 2
- Batteries externesqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 150
- Verres à eauqté 150
- Verres à vinqté 140
- Assiettesqté 160
- Couvertsqté 160
- Couverts de serviceqté 20
- Pichets à caféqté 6
- Thermosqté 8
- Carafes d'eauqté 12
- Plateaux de serviceqté 16
- Plats de service avec couvercleqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Glacièresqté 4
- Bacs de maintien au chaudqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteauxqté 6
- Louchesqté 12
- Tire-bouchonsqté 4
- Tire-bouchonsqté 3
Décoration
- Nappesqté 18
- Porte-nomsqté 140
- Brochures du programmeqté 140
- Bannière de fond
- Panneaux directionnelsqté 8
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 6
- Lampadairesqté 4
Nettoyage
- Bacs de tri des déchetsqté 4
- Sets de balaiqté 2
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Chiffons microfibresqté 20
- Brosses de toilettesqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le programme avant d’imprimer les invitations : prévoyez notamment le thème, les horaires, les intervenants et le maître de cérémonie. Toute modification tardive entraîne des corrections du formulaire, du déroulé et des badges.
- Demandez les informations aux intervenants au moins 3 semaines avant le forum : intitulé exact de leur intervention, biographie courte, photo éventuelle et besoins techniques. Relancez ceux qui n’ont pas encore envoyé leur présentation.
- Clôturez les inscriptions avec une date précise, puis transmettez les quantités définitives au traiteur quelques jours avant l’événement. Vérifiez aussi les besoins alimentaires individuellement, plutôt que de vous fier à une estimation générale.
- Testez la chaîne technique avant l’ouverture : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, câbles HDMI, adaptateurs, microphones, haut-parleurs et table de mixage. Gardez des rallonges, multiprises et batteries externes accessibles, pas dans un carton fermé.
- Préparez l’accueil la veille avec les tables d’inscription, les badges nominatifs, le déroulé imprimé et les indications d’accès. Installez séparément les tables du buffet, les tables bistrot, les porte-manteaux et les poubelles pour éviter les bouchons à l’entrée.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un forum économique ?
- Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les intervenants, le lieu, le traiteur et la technique doivent être réservés avant l’envoi des invitations, puis le programme doit être finalisé plusieurs semaines avant l’événement.
- Quand envoyer les invitations pour un forum économique ?
- Envoyez-les environ 6 semaines avant le forum, avec le programme provisoire et le formulaire d’inscription. Prévoyez une relance 2 à 3 semaines plus tard, puis une confirmation des inscriptions quelques jours avant l’événement.
- Combien de temps avant faut-il confirmer le traiteur ?
- Donnez une première estimation au traiteur au moment de la réservation, puis confirmez les quantités définitives 3 à 5 jours avant le forum. À ce moment-là, transmettez aussi les besoins alimentaires recueillis dans le formulaire.
- Quand récupérer les présentations des intervenants ?
- Demandez les fichiers au plus tard 10 jours avant le forum et fixez une date limite claire. Contrôlez ensuite chaque présentation sur l’ordinateur utilisé sur place, idéalement 1 à 2 jours avant l’ouverture.
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