Checklist voor een goed georganiseerd economiecongres

Een economiecongres vraagt om meer dan een programma en een locatie. Je moet sprekers, presentaties, registratie, catering en audiovisuele techniek op elkaar afstemmen. Begin met het programma en de reserveringen, werk daarna de communicatie en deelnemersregistratie uit. In de laatste week controleer je presentaties, aantallen, naamkaartjes, routeborden en alle materialen die naar de locatie moeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma definitief maken
2 personen
Sprekers bevestigen
Presentaties opvragen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Audiovisuele apparatuur reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen registreren
Aanmeldbevestigingen versturen
Dieetwensen verzamelen
Vervoersinformatie delen
Sprekersinformatie verzamelen
Naamkaartjes ontwerpen
Programmaboekjes opmaken
Presentaties controleren
2 personen
Catering aantallen doorgeven
Perslijst samenstellen
Persuitnodigingen versturen
Definitieve deelnemerslijst maken
Naamkaartjes printen
2 personen
Programmaboekjes printen
2 personen
Routeborden printen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Zaalindeling uitzetten
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podiumzone inrichten
3 personen
Beamer aansluiten
2 personen
Projectiescherm plaatsen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties laden
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Registratiematerialen klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes sorteren
2 personen
Koffiepunt inrichten
3 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Lunchbuffet voorbereiden
4 personen
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
Sprekersbriefing geven
2 personen

Event

Inloopmuziek starten
Bezoekers registreren
4 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Congres openen
Sprekers begeleiden
2 personen
Presentaties bedienen
Microfoons beheren
2 personen
Tijdschema bijhouden
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffiepauze verzorgen
3 personen
Koffieapparatuur aanvullen
2 personen
Lunchbuffet serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet tussentijds aanvullen
3 personen
Servies naar keuken brengen
2 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Borrelhapjes serveren
4 personen
Congres afsluiten
Vertrek van bezoekers begeleiden
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Apparatuur demonteren
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval scheiden
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Toiletten controleren
Materialen terugbrengen
3 personen
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
Sprekers bedanken
Bedankbericht versturen
Presentaties beschikbaar stellen
Deelnemerslijst archiveren
Facturen verzamelen
Foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 120
Rechthoekige tafelsaantal 12
Registratietafel
Buffettafelsaantal 6
Krukkenaantal 8
Spreekgestoelte
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkeraantal 2
Flip-oversaantal 3
Flip-overstiftenaantal 12
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12

Catering

Koffieurnenaantal 2
Drankdispensersaantal 4
Chafing dishesaantal 6
Buffetbordenaantal 8
Broodmandenaantal 8
Koelkarafaantal 8
Boodschappen

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Tafellopersaantal 12
Naambadgehoudersaantal 120
Pennenaantal 140
Programmaboekjesaantal 130
Routebordenaantal 10
Pijltjesstickersaantal 30
Menukaartenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Tafelnummerkaartenaantal 12

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Sfeerlampenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2

Tips

Leg het programma en de sprekers eerst definitief vast. Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op, zodat je beeldverhouding, video en aansluitingen nog kunt controleren.
Reserveer locatie, catering en audiovisuele apparatuur zodra de congresdatum vaststaat. Controleer bij de techniek expliciet het aantal draadloze microfoons, laptops, HDMI-adapters en verlengkabels.
Open de deelnemersregistratie direct na het versturen van de uitnodigingen. Verzamel dieetwensen en vervoersinformatie tot uiterlijk 5 werkdagen voor het congres, zodat catering en bewegwijzering kloppen.
Maak naamkaartjes en programmaboekjes pas na een laatste controle van de deelnemerslijst. Print ze bij voorkeur 1 à 2 dagen vooraf en houd enkele lege naamkaartjes achter de hand voor late aanmeldingen.
Plan de opbouw en het transport naar de locatie niet op de congresochtend alleen. Breng materialen zoals routeborden, flip-overs, presentatiemiddelen en powerbanks minstens 2 uur voor de registratie naar binnen en test de techniek daarna volledig.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een economiecongres organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de locatie, het programma en de sprekers. Reserveer catering en audiovisuele apparatuur zodra de datum en het verwachte aantal deelnemers bekend zijn.
Wanneer stuur ik uitnodigingen voor een economiecongres?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 tot 8 weken vooraf. Sluit de registratie 5 tot 7 werkdagen voor het congres, zodat je deelnemerslijst, catering en naamkaartjes definitief kunt maken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de techniek op een economiecongres?: Plan minimaal 2 uur voor opbouw en testen vóór de eerste registratie. Controleer per presentatie de laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, adapters, microfoons en geluidsinstallatie.
Wanneer geef ik het definitieve aantal deelnemers door aan de catering?: Geef het definitieve aantal en de dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen vooraf door. Controleer het aantal nog één keer op de dag vóór het congres aan de hand van de deelnemerslijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.