Wirtschaftskongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Wirtschaftskongress braucht früh klare Entscheidungen zu Programm, Referenten, Veranstaltungsort und Technik. Plane zuerst Inhalte und Ablauf, danach Einladungen, Anmeldungen und Teilnehmerkommunikation. In den letzten zwei Wochen zählen vor allem Präsentationen, Namensschilder, Programmhefte, Cateringmengen und die technische Probe. Diese Checkliste führt dich durch die Reihenfolge und deckt auch Dinge ab, die bei einem Kongress häufig erst am Veranstaltungstag auffallen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Programm finalisieren
2 Personen
Referenten bestätigen
Präsentationen anfordern
Location reservieren
Catering reservieren
Audiovisuelle Ausrüstung reservieren
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
Anmeldungen erfassen
Anmeldebestätigungen versenden
Ernährungswünsche erfassen
Transportinformationen teilen
Sprecherinformationen sammeln
Namensschilder entwerfen
Programmhefte gestalten
Präsentationen prüfen
2 Personen
Catering-Mengen durchgeben
Presseverteiler zusammenstellen
Presseeinladungen versenden
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
Namensschilder drucken
2 Personen
Programmhefte drucken
2 Personen
Wegweiser drucken
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Location inspizieren
2 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Raumaufteilung aufbauen
4 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
Beamer anschließen
2 Personen
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Präsentationen laden
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Beleuchtung einrichten
2 Personen
Registrierungsmaterialien bereitlegen
2 Personen
Namenskarten sortieren
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
Buffet aufbauen
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Mittagsbuffet vorbereiten
4 Personen
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
Sprecherbriefing geben
2 Personen

Event

Einlassmusik starten
Besucher registrieren
4 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Kongress eröffnen
Redner betreuen
2 Personen
Präsentationen betreuen
Mikrofone verwalten
2 Personen
Zeitplan einhalten
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Kaffeepause organisieren
3 Personen
Kaffeeausstattung auffüllen
2 Personen
Mittagsbuffet servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Buffet zwischendurch auffüllen
3 Personen
Geschirr in die Küche bringen
2 Personen
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Kongress abschließen
Abreise der Besucher begleiten
2 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Reste sicher verpacken
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geräte abbauen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Küche reinigen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Materialien zurückbringen
3 Personen
Gemietete Geräte zurückgeben
2 Personen
Sprecher danken
Dankesnachricht versenden
Präsentationen bereitstellen
Teilnehmerliste archivieren
Rechnungen sammeln
Fotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 120
Rechteckige TischeAnz. 12
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 6
HockerAnz. 8
Rednerpult
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
LaptopsAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
Tonmischpult
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
PräsentationsklickerAnz. 2
FlipchartsAnz. 3
Flipchart-MarkerAnz. 12
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
SchälchenAnz. 20
ServierschalenAnz. 12

Catering

KaffeekannenAnz. 2
GetränkespenderAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
BuffettellerAnz. 8
BrotkörbeAnz. 8
Kühle KaraffeAnz. 8
Einkäufe

Dekoration

TischdeckenAnz. 18
TischläuferAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 120
StifteAnz. 140
ProgrammhefteAnz. 130
WegweiserAnz. 10
PfeilaufkleberAnz. 30
SpeisekartenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
TischnummernkartenAnz. 12

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsleuchtenAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 2
BesenAnz. 2
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionsspenderAnz. 6
SpülbeckenAnz. 3
MüllgreiferAnz. 2

Tipps

Lege Programm und Referenten spätestens 8 bis 10 Wochen vor dem Kongress fest. Fordere Präsentationen nicht erst am Vorabend an, sondern setze eine verbindliche Abgabefrist etwa 10 Tage vorher.
Prüfe die Technik mindestens einen Tag vorher am Veranstaltungsort: Beamer, Leinwand, Laptops, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofone, Lautsprecher und Präsentationsklicker müssen zusammen funktionieren.
Schließe die Teilnehmerliste 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Erst dann kannst du Namensschilder drucken, Programmhefte in der richtigen Menge vorbereiten und Ernährungswünsche an das Catering weitergeben.
Plane den Check-in mit einem Registrierungstisch und Namensschildern. Bei mehr als 100 Gästen solltest du mindestens zwei Personen für die Anmeldung und eine zusätzliche Ablage für Nachmeldungen einteilen.
Bringe gedruckte Wegweiser, Programmhefte und alle Materialien spätestens am Vortag zur Location. Packe zusätzlich Powerbanks, Verlängerungskabel und Ersatz-Adapter ein, weil diese Kleinteile vor Ort besonders häufig fehlen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Wirtschaftskongress organisieren?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher. Location, Catering und audiovisuelle Ausrüstung sollten innerhalb der ersten 4 bis 6 Wochen reserviert werden, damit du bei Terminen und Kapazitäten Auswahl hast.
Wann müssen die Einladungen für einen Wirtschaftskongress verschickt werden?: Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress. Setze die Anmeldefrist auf 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung, damit Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Cateringmengen rechtzeitig feststehen.
Wie viele Mikrofone braucht ein Wirtschaftskongress?: Plane mindestens ein Mikrofon für das Rednerpult und ein Funkmikrofon für Fragen oder Moderation ein. Bei Podiumsdiskussionen solltest du pro gleichzeitig sprechender Person ein Mikrofon sowie ein zusätzliches Reservegerät vorsehen.
Wann müssen Präsentationen und Programmhefte fertig sein?: Fordere die Präsentationen spätestens 10 Tage vor dem Termin an und prüfe sie danach auf Format, Ton und Videos. Drucke Programmhefte und Namensschilder idealerweise 2 bis 3 Tage vorher, sobald die Teilnehmerliste endgültig ist.

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