Checklist pour organiser un congrès sur l'économie

Un congrès sur l'économie demande un suivi précis, car le programme, les intervenants et la logistique avancent en parallèle. Commencez par réserver le lieu, le traiteur et le matériel audiovisuel, puis verrouillez les inscriptions et les besoins alimentaires. Dans les dernières semaines, rassemblez les présentations, préparez les badges et imprimez les livrets du programme. Cette checklist regroupe 85 tâches et 73 fournitures pour ne rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Demander les présentations
Réserver le lieu
Réserver le catering
Réserver le matériel audiovisuel
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Enregistrer les inscriptions
Envoyer les confirmations d'inscription
Recueillir les besoins alimentaires
Partager les informations de transport
Rassembler les informations sur les intervenants
Concevoir les badges nominatifs
Mettre en page les livrets du programme
Vérifier les présentations
2 personnes
Communiquer les quantités au traiteur
Établir la liste de presse
Envoyer les invitations presse
Établir la liste définitive des participants
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Imprimer les panneaux de direction
Faire les courses
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager la zone de scène
3 personnes
Brancher le vidéoprojecteur
2 personnes
Installer l’écran de projection
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Charger les présentations
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Mettre en place le point café
3 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le buffet du déjeuner
4 personnes
Étiqueter les repas spéciaux
2 personnes
Faire le briefing des intervenants
2 personnes

Événement

Lancer la musique d’ambiance
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Ouvrir le congrès
Accompagner les intervenants
2 personnes
Animer les présentations
Gérer les micros
2 personnes
Suivre le planning
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Assurer la pause café
3 personnes
Réapprovisionner le matériel à café
2 personnes
Servir le buffet du déjeuner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet entre-temps
3 personnes
Apporter la vaisselle à la cuisine
2 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir les amuse-bouches
4 personnes
Clôturer le congrès
Accompagner le départ des visiteurs
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter l’équipement
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Vérifier les toilettes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Remercier les intervenants
Envoyer un message de remerciement
Mettre les présentations à disposition
Archiver la liste des participants
Rassembler les factures
Partager les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 120
Tables rectangulairesqté 12
Table d'inscription
Tables de buffetqté 6
Tabouretsqté 8
Pupitre
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Cliqueur de présentationqté 2
Chevaletsqté 3
Feutres pour paperboardqté 12
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Catering

Percolateurs à caféqté 2
Distributeurs de boissonsqté 4
Bains-marieqté 6
Assiettes de buffetqté 8
Corbeilles à painqté 8
Carafe réfrigéréeqté 8
Courses

Décoration

Nappesqté 18
Chemins de tableqté 12
Supports de badges nominatifsqté 120
Stylosqté 140
Brochures du programmeqté 130
Panneaux de directionqté 10
Autocollants de flèchesqté 30
Cartes de menuqté 12
Compositions floralesqté 8
Cartes de numéros de tableqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Pinces à déchetsqté 2

Conseils

Bloquez le programme et confirmez les intervenants plusieurs semaines avant le congrès. Demandez les présentations en amont : il faut encore les vérifier et tester chaque fichier sur l’ordinateur utilisé sur place.
Fixez une date limite d’inscription et envoyez les confirmations au fur et à mesure. Relancez les personnes qui n’ont pas indiqué leurs besoins alimentaires au moins 7 jours avant l’événement.
Prévoyez un vrai contrôle technique avant l’ouverture : vidéoprojecteur, écran, câbles HDMI, adaptateurs, microphones sans fil, console de mixage et haut-parleurs doivent être testés ensemble.
Préparez l’accueil séparément de la salle de conférence. La table d’inscription, les badges nominatifs, les livrets du programme et les panneaux de direction doivent être imprimés et regroupés avant l’acheminement du matériel.
Communiquez les quantités définitives au traiteur après la clôture des inscriptions. Comptez aussi les tasses à café, verres à eau, verres à vin, assiettes et couverts, souvent oubliés lorsque la restauration est gérée par plusieurs personnes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès sur l'économie ?: Commencez au moins 12 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont la réservation du lieu, du traiteur et du matériel audiovisuel, puis la confirmation des intervenants et du programme.
Quand envoyer les invitations à un congrès sur l'économie ?: Envoyez les invitations environ 8 à 10 semaines avant le congrès. Gardez ensuite une période d’au moins 3 semaines pour les inscriptions, les relances et l’envoi des confirmations.
Quand demander les présentations des intervenants ?: Demandez-les 10 à 14 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les formats, les vidéos, les polices et la compatibilité avec l’ordinateur et le vidéoprojecteur.
Quand finaliser le nombre de repas pour le traiteur ?: Transmettez la quantité définitive 5 à 7 jours avant le congrès, selon le délai du traiteur. Utilisez la liste définitive des participants et ajoutez les besoins alimentaires recueillis séparément.

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