Wat heb je nodig voor een economiecongres?

Voor een economiecongres heb je meer nodig dan stoelen en een beamer. Je regelt ook herkenbare registratie, werkende presentatie-aansluitingen, microfoons, flip-overs en genoeg servies voor koffie, lunch en eventueel diner. Stem aantallen af op de definitieve deelnemerslijst en tel sprekers en organisatie apart mee. Controleer technische spullen uiterlijk één werkdag vooraf op aansluitingen, accu’s en kabels, zodat presentaties niet op het laatste moment vertraging geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 120
Rechthoekige tafelsaantal 12
Registratietafel
Buffettafelsaantal 6
Krukkenaantal 8
Spreekgestoelte
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkeraantal 2
Flip-oversaantal 3
Flip-overstiftenaantal 12
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12

Catering

Koffieurnenaantal 2
Drankdispensersaantal 4
Chafing dishesaantal 6
Buffetbordenaantal 8
Broodmandenaantal 8
Koelkarafaantal 8
Boodschappen
- Koffiebonen - 4 kilogram
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Zwarte thee - 100 zakjes
- Kruidenthee - 60 zakjes
- Groene thee - 40 zakjes
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 200 stuks
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 8 liter
- Lactosevrije melk - 4 liter
- Citroenen - 20 stuks
- Mineraalwater plat - 80 flessen
- Mineraalwater bruisend - 60 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 12 flessen
- Tonic - 12 flessen
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Pilsener - 96 flesjes
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Rosé - 12 flessen
- Bubbels - 8 flessen
- IJsblokjes - 15 kilogram
- Kruidenthee honing - 2 potten
- Roomboter - 1 kilogram
- Halvarine - 500 gram
- Mayonaise - 2 potten
- Mosterd - 2 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Balsamico dressing - 2 flessen
- Olijfolie - 2 liter
- Zout - 500 gram
- Zwarte peper - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 100 gram
- Knoflookpoeder - 100 gram
- Stokbroden - 25 stuks
- Volkoren brood - 12 broden
- Witte bollen - 120 stuks
- Volkoren bollen - 80 stuks
- Meergranen bollen - 60 stuks
- Wraps - 120 stuks
- Jonge kaas - 4 kilogram
- Belegen kaas - 3 kilogram
- Roomkaas - 2 kilogram
- Hummus - 3 kilogram
- Kipfiletbeleg - 3 kilogram
- Rosbief - 2 kilogram
- Gerookte zalm - 2 kilogram
- Eiersalade - 2 kilogram
- Komkommers - 20 stuks
- Tomaten - 8 kilogram
- Rucola - 2 kilogram
- Gemengde sla - 6 kilogram
- Paprika's - 30 stuks
- Rode uien - 3 kilogram
- Wortels - 4 kilogram
- Mais - 12 blikken
- Kerstomaten - 4 kilogram
- Appels - 120 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Druiven - 8 kilogram
- Mandarijnen - 80 stuks
- Yoghurt - 10 kilogram
- Muesli - 3 kilogram
- Vegetarische belegsalade - 3 kilogram
- Vegan belegsalade - 2 kilogram
- Vegetarische quiche - 8 stuks
- Vegan broodjes - 30 stuks
- Glutenvrije broodjes - 15 stuks
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Gezouten noten - 3 kilogram
- Olijven - 3 kilogram
- Zoute stengels - 6 zakken
- Bitterballen - 300 stuks
- Vegetarische bitterballen - 100 stuks
- Mini groenteloempia's - 150 stuks
- Mini kaasstengels - 120 stuks
- Dipsaus - 4 liter
- Servetten - 500 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Afvalzakken - 80 stuks
- PMD-zakken - 30 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Vaatwastabletten - 60 stuks
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfectiemiddel - 4 flessen
- Toiletreiniger - 4 flessen
- Handzeep - 6 navullingen
- Papieren handdoekjes - 12 pakken
- Sponzen - 12 stuks
- Nitril handschoenen - 200 stuks

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Tafellopersaantal 12
Naambadgehoudersaantal 120
Pennenaantal 140
Programmaboekjesaantal 130
Routebordenaantal 10
Pijltjesstickersaantal 30
Menukaartenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Tafelnummerkaartenaantal 12

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Sfeerlampenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2

Tips

Reserveer per deelnemer één congresstoel en houd extra stoelen achter de hand voor late aanmeldingen en sprekers. Plan daarnaast een registratietafel op een plek waar deelnemers direct bij binnenkomst hun naamkaartje en programmaboekje kunnen pakken.
Neem voor iedere presentatielaptop de juiste HDMI-adapter mee en leg minimaal één reservekabel klaar. Test beamer, projectiescherm, presentatieklikker en geluidsmixer uiterlijk één werkdag voor het congres met de bestanden van alle sprekers.
Tel voor koffie en water het aantal deelnemers, sprekers en organisatoren bij elkaar op en voeg minstens 10 procent reserve toe. Zet koffiekopjes en waterglazen bij de pauzeruimte klaar; wijnglazen zijn alleen nodig als er ook een borrel of diner is.
Maak de registratie compleet met naamkaartjes en programmaboekjes voor de definitieve deelnemerslijst plus minimaal 5 procent extra. Print routeborden vóór vertrek naar de locatie, want ontbrekende bewegwijzering zorgt vooral bij een congreslocatie met meerdere zalen voor vertraging.
Controleer vóór het doorgeven van de catering de verzamelde dieetwensen en het definitieve aantal deelnemers. Zet voor parallelle sessies per zaal een flip-over met stiften klaar en label kabels, adapters en laptops voordat alle materialen naar de locatie gaan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een economiecongres?: Neem voor iedere aangemelde deelnemer, spreker en organisator één congresstoel. Voeg 5 tot 10 procent reserve toe, zodat late aanmeldingen of extra gasten niet zonder zitplaats blijven.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een congres?: Reken per deelnemer en medewerker op minimaal één koffiekopje, één waterglas, één dinerbord, één dessertbord, één mes, één vork en één lepel wanneer er een volledige maaltijd wordt geserveerd. Voeg 10 procent reserve toe en pas de lijst aan als er geen diner of dessert is.
Wanneer moet ik de techniek voor een economiecongres testen?: Test beamer, scherm, laptops, HDMI-kabels, adapters, microfoons, luidsprekers en presentatieklikker uiterlijk één werkdag vooraf. Doe op de congresdag zelf nog een korte controle vóór de eerste spreker, inclusief batterijen en stroomvoorziening.
Hoeveel naamkaartjes en programmaboekjes moet ik printen?: Print één naamkaartje en één programmaboekje per persoon op de definitieve deelnemerslijst, inclusief sprekers en organisatie. Maak daarnaast minimaal 5 procent extra exemplaren voor late inschrijvingen, beschadigde kaartjes en onverwachte gasten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.