Que faut-il acheter pour un congrès sur l’économie ?

Pour un congrès sur l’économie, les achats ne se limitent pas au café et aux badges. Il faut prévoir l’équipement des présentations, la sonorisation, la signalétique, le mobilier d’accueil et la vaisselle du repas. Cette liste rassemble les fournitures à acheter ou à acheminer sur place, afin d’éviter les oublis de dernière minute. Ajuste les quantités au nombre définitif de participants, d’intervenants et de journalistes.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 120
Tables rectangulairesqté 12
Table d'inscription
Tables de buffetqté 6
Tabouretsqté 8
Pupitre
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Cliqueur de présentationqté 2
Chevaletsqté 3
Feutres pour paperboardqté 12
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Catering

Percolateurs à caféqté 2
Distributeurs de boissonsqté 4
Bains-marieqté 6
Assiettes de buffetqté 8
Corbeilles à painqté 8
Carafe réfrigéréeqté 8
Courses
- Grains de café - 4 kilogrammes
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 100 sachets
- Tisane - 60 sachets
- Thé vert - 40 sachets
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Lait sans lactose - 4 litres
- Citron - 20 pièces
- Eau minérale plate - 80 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 12 bouteilles
- Tonic - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pilsener - 96 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Rosé - 12 bouteilles
- Bulles - 8 bouteilles
- Glaçons - 15 kilogrammes
- Tisane au miel - 2 pots
- Beurre - 1 kilogramme
- Margarine - 500 grammes
- Mayonnaise - 2 pots
- Moutarde - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Sauce balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Herbes italiennes - 100 grammes
- Ail en poudre - 100 gram
- Baguettes - 25 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 120 pièces
- Petits pains complets - 80 pièces
- Petits pains multigrains - 60 pièces
- Wraps - 120 pièces
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Fromage affiné - 3 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Houmous - 3 kilogrammes
- Garniture de filet de poulet - 3 kilogrammes
- Rosbif - 2 kilogrammes
- Saumon fumé - 2 kilogrammes
- Salade d'œufs - 2 kilogrammes
- Concombres - 20 pièces
- Tomates - 8 kilogrammes
- Roquette - 2 kilogram
- Salade mélangée - 6 kilogrammes
- Poivrons - 30 pièces
- Oignons rouges - 3 kilogram
- Carottes - 4 kilogram
- Maïs - 12 boîtes
- Tomates cerises - 4 kilogrammes
- Pommes - 120 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Raisins - 8 kilogrammes
- Mandarines - 80 pièces
- Yaourt - 10 kilogrammes
- Muesli - 3 kilogrammes
- Salade composée végétarienne - 3 kilogrammes
- Salade garnie vegan - 2 kilogrammes
- Quiche végétarienne - 8 pièces
- Sandwiches végétaliens - 30 pièces
- Sandwichs sans gluten - 15 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Noix salées - 3 kilogrammes
- Olives - 3 kilogrammes
- Gressins salés - 6 sachets
- Bitterballen - 300 pièces
- Bitterballen végétariens - 100 pièces
- Mini nems aux légumes - 150 pièces
- Mini gressins au fromage - 120 pièces
- Sauce dip - 4 litres
- Serviettes - 500 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Sacs PMD - 30 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Désinfectant - 4 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 recharges
- Essuie-tout - 12 paquets
- Éponges - 12 pièces
- Gants en nitrile - 200 pièces

Décoration

Nappesqté 18
Chemins de tableqté 12
Supports de badges nominatifsqté 120
Stylosqté 140
Brochures du programmeqté 130
Panneaux de directionqté 10
Autocollants de flèchesqté 30
Cartes de menuqté 12
Compositions floralesqté 8
Cartes de numéros de tableqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Pinces à déchetsqté 2

Conseils

Prévois un badge nominatif et un livret de programme par participant, puis ajoute environ 10 % d’exemplaires de réserve pour les inscriptions tardives ou les erreurs d’impression.
Vérifie les connexions avant le jour du congrès : prévois au moins un câble HDMI et un adaptateur compatible par ordinateur portable utilisé, ainsi qu’un adaptateur de secours.
Pour une journée complète, compte environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoute des verres à eau en nombre suffisant pour éviter de les laver entre les sessions.
Prévois une rallonge et une multiprise pour chaque zone technique, avec une longueur adaptée à la salle. Les câbles et adaptateurs manquants sont souvent repérés seulement au moment du branchement du vidéoprojecteur.
Achète la signalétique avant l’impression finale des panneaux : il faut notamment pouvoir orienter les participants vers l’inscription, la salle de conférence, les toilettes et le buffet dès leur arrivée.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il prévoir pour un congrès sur l’économie ?: Prévois un badge par participant, intervenant, membre de l’équipe et journaliste inscrit. Ajoute 10 % de badges vierges ou supplémentaires et imprime la liste définitive au moins 2 jours avant l’accueil.
Quel matériel audiovisuel faut-il pour un congrès ?: Prévoyez au minimum un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, un cliqueur, des microphones sans fil et des haut-parleurs. Pour chaque ordinateur, vérifiez le HDMI et prévoyez au moins un adaptateur et un câble de secours.
Combien de verres et de tasses acheter pour un congrès ?: Pour une journée avec pauses et repas, compte au minimum 2 verres à eau par personne si aucun lavage n’est prévu, plus 1 tasse à café par personne et des verres à vin selon le nombre de convives. Ajoute 10 % de réserve pour la casse et les visiteurs non prévus.
Quand acheter les fournitures d’un congrès sur l’économie ?: Achète le matériel non personnalisé au moins 2 semaines avant l’événement. Commande les badges, livrets et panneaux après la confirmation des inscriptions, idéalement 3 à 5 jours avant, puis achemine tout le matériel sur place la veille.

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