Checklist voor een goed georganiseerde e-choppertocht

Een e-choppertocht vraagt meer voorbereiding dan alleen voertuigen reserveren. Je moet deelnemersgegevens, een veilige route, een pauzeplek en een diner op elkaar afstemmen. Plan ook tijd voor helmen, hesjes, routekaarten en een korte uitleg bij de start. Met deze checklist zie je wat je eerst regelt, wat je in de laatste week controleert en welke zaken op de dag zelf vaak worden vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst samenstellen
Uitnodigingen versturen
E-choppers reserveren
Dinerreservering maken
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Route uitstippelen
Route op verkeersveiligheid controleren
2 personen
Pauzeplek reserveren
Deelnemerslijst definitief maken
Deelnemersgegevens verzamelen
Route naar deelnemers sturen
Weersverwachting controleren
Slechtweerplan bevestigen
E-chopperreservering bevestigen
Diner en dieetwensen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Routekaarten printen
Noodnummers bundelen
Materialen verzamelen
2 personen
Bederfelijke boodschappen koelen
Powerbanks opladen
Deelnemers herinneren

Event

Startlocatie klaarzetten
3 personen
E-choppers en helmen controleren
2 personen
E-choppers opladen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
2 personen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Helmen uitdelen
2 personen
Routekaarten uitdelen
Vertrek begeleiden
2 personen
Pauzedranken serveren
2 personen
Snacks aanvullen
Aankomst begeleiden
2 personen
E-choppers innemen
2 personen
Diner begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Late snacks serveren

Nazorg

Helmen en materialen verzamelen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Startlocatie schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
E-choppers retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

E-choppersaantal 12
Helmenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 4
Routekaartenaantal 15
Waterdichte telefoonhoesjesaantal 12
Regenponcho'saantal 12
Fietsslotenaantal 12
Reparatiesetsaantal 2

Apparatuur

Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 2

Meubilair

Klaptafelsaantal 3
Klapstoelenaantal 14
Kleedjesaantal 4
Koelboxenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Bordenaantal 20
Besteksetsaantal 20
Wijnglazenaantal 15
Serveerschalenaantal 6
Serveertangenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Koelelementenaantal 12
Flessenopenersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 2

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 4
Lichtsnoerenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Handzeepaantal 2
Desinfecterende handgelaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 10
Afwasborstelsaantal 2
Toilettassenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de e-choppers zodra de gastenlijst grotendeels bekend is en controleer uiterlijk één week vooraf het aantal, de starttijd en de voorwaarden. Verzamel tegelijk de deelnemersgegevens die de verhuurder nodig heeft.
Werk de route uiterlijk twee weken voor vertrek uit en controleer haar daarna op verkeersveiligheid. Stuur de route vooraf naar de deelnemers en neem op de dag zelf geprinte routekaarten mee voor wie zijn telefoon niet kan gebruiken.
Leg een pauzeplek vast voordat je de route definitief maakt. Reken bij een tocht van meerdere uren op minstens één geplande stop en controleer of daar ruimte is voor water, telefoons en een korte rustpauze.
Maak uiterlijk drie dagen vooraf een slechtweerplan en bevestig dat met de deelnemers. Controleer de weersverwachting de dag ervoor en neem regenponcho's en waterdichte telefoonhoesjes mee als de tocht doorgaat.
Laad powerbanks op en leg oplaadkabels, noodnummers, reparatiesets en fietssloten samen klaar op de startlocatie. Zet bederfelijke boodschappen gekoeld weg en herinner deelnemers de avond ervoor aan starttijd, locatie en kleding.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een e-choppertocht reserveren?: Reserveer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, zeker bij een grotere groep of een tocht in het weekend. Bevestig het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 7 dagen voor vertrek.
Hoe lang duurt een e-choppertocht inclusief pauze?: Plan voor de tocht zelf meestal 3 tot 4 uur en tel 30 tot 45 minuten op voor uitleg, helmen en vertrek. Voeg per geplande pauze minstens 20 minuten toe.
Wat moet ik doen bij slecht weer tijdens een e-choppertocht?: Maak uiterlijk 3 dagen vooraf afspraken over verplaatsen, inkorten of annuleren. Controleer de weersverwachting 24 uur en nogmaals 2 tot 3 uur voor vertrek, zodat iedereen tijdig bericht krijgt.
Wanneer moet ik de route en deelnemersinformatie versturen?: Stuur route, startlocatie, vertrektijd en praktische informatie uiterlijk 5 dagen vooraf. Stuur 24 uur voor vertrek een korte herinnering met de definitieve route en het slechtweerplan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.