Checklist pour organiser une sortie en e-chopper

Une sortie en e-chopper se prépare comme une petite randonnée avec une réservation de groupe et un repas à coordonner. Commencez par fixer le nombre de participants, réserver les e-choppers et choisir un itinéraire réaliste. Prévoyez ensuite les informations de sécurité, les besoins alimentaires et un plan B en cas de pluie. La veille, vérifiez la météo, rechargez les batteries externes et préparez le départ pour éviter les retards.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
Envoyer les invitations
Réserver des E-choppers
Faire une réservation pour le dîner
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Tracer l’itinéraire
Vérifier la sécurité routière de l'itinéraire
2 personnes
Réserver l’espace de pause
Finaliser la liste des participants
Collecter les données des participants
Envoyer l'itinéraire aux participants
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan en cas de mauvais temps
Confirmer la réservation d’E-chopper
Confirmer le dîner et les régimes alimentaires
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Rassembler les numéros d’urgence
Rassembler le matériel
2 personnes
Réfrigérer les courses périssables
Recharger les batteries externes
Rappeler les participants

Événement

Préparer le point de départ
3 personnes
Vérifier les e-choppers et les casques
2 personnes
Recharger les E-choppers
2 personnes
Installer les tables et les chaises
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Distribuer les casques
2 personnes
Distribuer les cartes d’itinéraire
Accompagner le départ
2 personnes
Servir les boissons de pause
2 personnes
Réapprovisionner les snacks
Accueillir les arrivées
2 personnes
Récupérer les E-choppers
2 personnes
Encadrer le dîner
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir les snacks de fin de soirée

Suivi

Rassembler les casques et le matériel
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
Nettoyer le lieu de départ
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner les E-choppers
2 personnes
Ranger les courses restantes
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

E-choppersqté 12
Casquesqté 12
Gilets réfléchissantsqté 4
Cartes d'itinéraireqté 15
Étuis de téléphone étanchesqté 12
Ponchos de pluieqté 12
Antivols de véloqté 12
Kits de réparationqté 2

Équipement

Batteries externesqté 4
Câbles de rechargeqté 6
Rallongesqté 2
Multiprisesqté 2

Mobilier

Tables pliantesqté 3
Chaises pliantesqté 14
Couverturesqté 4
Glacièresqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 30
Assiettesqté 20
Couvertsqté 20
Verres à vinqté 15
Plateaux de serviceqté 6
Pinces de serviceqté 4

Cuisine

Thermosqté 3
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 3
Pains de glaceqté 12
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 2

Éclairage

Lanternes LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 3
Savon pour les mainsqté 2
Gel hydroalcooliqueqté 3
Chiffons de nettoyageqté 10
Brosses à vaisselleqté 2
Trousses de toiletteqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez les e-choppers dès que le nombre d’invités est suffisamment précis, puis fixez une date limite d’inscription. Gardez une marge de 1 à 2 véhicules si le prestataire l’autorise.
Tracez un itinéraire avec une pause prévue et vérifiez les routes avant de l’envoyer. Communiquez la distance, la durée estimée et l’heure de retour au moins 3 jours avant la sortie.
Demandez les régimes alimentaires au moment de l’inscription et confirmez-les avec le dîner 48 heures à l’avance. Cela évite de découvrir le soir même qu’un repas doit être adapté.
Préparez un vrai plan pluie avant le jour J : report, parcours raccourci ou activité de remplacement. Consultez les prévisions 24 à 48 heures avant, puis confirmez la décision aux participants.
La veille, rassemblez casques, gilets réfléchissants, cartes, antivols et kits de réparation au même endroit. Rechargez les batteries externes et préparez le point de départ au moins 30 minutes avant l’arrivée du groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il réserver des e-choppers ?: Pour un groupe, prévoyez idéalement 2 à 4 semaines d’avance, surtout pendant les week-ends. Confirmez le nombre final de participants dès que possible et vérifiez la réservation 48 heures avant.
Que prévoir pour une sortie en e-chopper quand il pleut ?: Décidez d’un plan B au moins 24 heures avant le départ. Prévoyez des ponchos, des étuis étanches pour téléphones et, si la météo est mauvaise, un parcours plus court ou un report.
Quelle durée prévoir pour une sortie en e-chopper ?: Comptez généralement 2 à 3 heures de trajet, auxquelles il faut ajouter au moins 30 minutes pour l’accueil, les consignes et la remise des e-choppers. Ajoutez une pause et le temps du dîner séparément.
Quand envoyer l’itinéraire aux participants ?: Envoyez l’itinéraire au moins 3 jours avant la sortie, avec le point de départ, l’heure de rendez-vous, la durée prévue et les consignes de sécurité. Renvoyez un rappel la veille avec les éventuelles modifications.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.