Zo organiseer je een e-biketocht zonder verrassingen

Begin een e-biketocht niet met koffie of uitnodigingen, maar met route, afstand en logistiek. Leg eerst de start- en finishlocatie vast en reserveer een rustpunt dat de hele groep aankan. Fiets de route vooraf, controleer omleidingen en bepaal waar deelnemers kunnen laden of hulp krijgen. Daarna volgen aanmeldingen, dieetwensen, noodcontacten en praktische deelnemersinformatie. In de laatste week draait alles om weer, routekaarten, fietsreparatiemateriaal en een duidelijke inrichting van de start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand bepalen
2 personen
2
Start- en finishlocatie bevestigen
3
Rustlocatie reserveren
4
Veilige omleidingsroute uitwerken
2 personen
5
Route met de fiets voorrijden
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Noodcontacten verzamelen
11
Weersverwachting controleren
12
Route en rustpunten controleren
2 personen
13
GPX-bestand en routekaarten maken
14
Routekaarten en deelnemerslijsten printen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Fietsreparatiemateriaal controleren
17
Laadpunten en stroom controleren
2 personen
18
Startpakketjes samenstellen
2 personen
19
Koelboxen vullen
2 personen
20
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Aanmeldbalie inrichten
2 personen
24
Routeborden plaatsen
3 personen
25
Technische fietscontrole klaarzetten
2 personen
26
EHBO- en reparatiepost inrichten
2 personen
27
Begeleiders instrueren
3 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
4 personen
29
Aanwezigheid registreren
2 personen
30
Fietsen technisch controleren
2 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
33
Groep laten vertrekken
3 personen
34
Achterblijvende deelnemers begeleiden
2 personen
35
Voorste groep begeleiden
2 personen
36
Rustpunt opbouwen
3 personen
37
Dranken en snacks uitdelen
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Routeborden terughalen
2 personen
40
Deelnemers bij finish ontvangen
4 personen
41
Finishdrankjes serveren
3 personen
42
Buffet klaarzetten
4 personen
43
Buffet serveren
4 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Deelnemers veilig laten vertrekken
2 personen

Nazorg

46
Servies verzamelen
3 personen
47
Afval inzamelen
3 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
49
Partytenten afbreken
4 personen
50
Servies afwassen
3 personen
51
Locatie schoonmaken
3 personen
52
Materialen inventariseren
2 personen
53
Geleende materialen retourneren
2 personen
54
Routebestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Fietsenrekkenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterdispensersaantal 4
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 6

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 2
Fietsreparatiesetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 10
Fietsstandaardsaantal 2
Reflectievestenaantal 10
Fietsverlichtingssetsaantal 6
Verkeerskegelsaantal 20
Routebordenaantal 20
Spanbandenaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Warmtedekensaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Registratie

Klembordenaantal 4
Baliepennenaantal 20
Naamstickersaantal 60
Polsbandjesaantal 60
Routekaartenaantal 60

Verlichting

Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handgelhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Fiets de volledige route minimaal één keer voor, liefst op hetzelfde tijdstip als de tocht. Noteer drukke kruisingen, steile stukken, slechte paden en plekken waar een veilige omleidingsroute nodig is.
Plan rust en laden vóór je de uitnodigingen verstuurt. Controleer hoeveel laadpunten en stroomaansluitingen beschikbaar zijn en neem verlenghaspels en stekkerdozen alleen mee als de locatie dat veilig toestaat.
Sluit de inschrijving enkele dagen vóór de tocht, zodat je deelnemerslijsten, routekaarten en startpakketjes op tijd kunt maken. Vraag tegelijk dieetwensen, noodcontacten en eventuele technische beperkingen van fietsen uit.
Doe de technische fietscontrole vóór de start, niet pas bij het eerste probleem onderweg. Leg fietspompen, reparatiesets, reservebinnenbanden en fietsstandaards klaar en wijs vooraf aan wie pechmeldingen opvolgt.
Controleer de weersverwachting en de route nogmaals in de laatste 24 uur. Zet routeborden, verkeerskegels en reflectievesten klaar vóór de aanmeldbalie opent en zorg dat koffie, thee en water direct beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een e-biketocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met route, start- en finishlocatie en het rustpunt. Verstuur de deelnemersinformatie uiterlijk 1 week voor vertrek en controleer weer en route nogmaals in de laatste 24 uur.
Hoe bepaal ik de afstand van een e-biketocht?: Plan de afstand op basis van het langzaamste verwachte tempo en de beschikbare accucapaciteit. Reken naast de fietstijd op minimaal 2 rustmomenten en reserveer bij voorkeur 30 tot 60 minuten speling voor pech of omleidingen.
Wat moet ik meenemen voor pech onderweg met e-bikes?: Neem minimaal 1 fietspomp, 2 fietsreparatiesets en meerdere reservebinnenbanden mee, afgestemd op de bandmaten van de groep. Spreek vóór de start af wie de portofoon of telefoon beheert en hoe deelnemers hulp krijgen bij een lege accu.
Wanneer controleer ik het weer en de route van een e-biketocht?: Controleer de weersverwachting en alle rustpunten 24 uur vóór vertrek en nogmaals op de ochtend zelf. Pas bij werkzaamheden, gladheid of slecht zicht de route aan en informeer alle deelnemers vóór de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.