So organisierst du eine E-Bike-Tour

Bei einer E-Bike-Tour entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Du musst Reichweite, Ladepunkte, Pausen, Verkehrssicherheit und unterschiedliche Fahrgeschwindigkeiten zusammenbringen. Beginne deshalb mit Route, Distanz sowie Start- und Zielort und plane danach Anmeldung, Verpflegung und Helfer. Am Veranstaltungstag verhindern ein klarer Check-in, sichtbare Wegweiser und vorbereitetes Reparaturmaterial die häufigsten Verzögerungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Distanz festlegen
2 Personen
2
Start- und Zielort bestätigen
3
Ruhebereich reservieren
4
Sichere Umleitungsroute ausarbeiten
2 Personen
5
Strecke mit dem Fahrrad vorfahren
2 Personen
6
Einladungen verschicken
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Teilnehmerinformationen versenden
10
Notfallkontakte sammeln
11
Wettervorhersage prüfen
12
Strecke und Ruhepunkte kontrollieren
2 Personen
13
GPX-Datei und Streckenkarten erstellen
14
Routenkarten und Teilnehmerlisten drucken
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Fahrradreparaturmaterial überprüfen
17
Ladestationen und Strom prüfen
2 Personen
18
Startpakete zusammenstellen
2 Personen
19
Kühlboxen füllen
2 Personen
20
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
21
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
22
Partyzelte aufbauen
4 Personen
23
Anmeldeschalter einrichten
2 Personen
24
Wegweiser aufstellen
3 Personen
25
Technische Fahrradkontrolle vorbereiten
2 Personen
26
Erste-Hilfe- und Reparaturstation einrichten
2 Personen
27
Betreuer einweisen
3 Personen

Event

28
Teilnehmende empfangen
4 Personen
29
Anwesenheit erfassen
2 Personen
30
Fahrräder technisch prüfen
2 Personen
31
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
32
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
33
Gruppe abfahren lassen
3 Personen
34
Verbliebene Teilnehmende begleiten
2 Personen
35
Vordergruppe begleiten
2 Personen
36
Ruhebereich aufbauen
3 Personen
37
Getränke und Snacks verteilen
3 Personen
38
Getränke nachfüllen
2 Personen
39
Wegweiser einsammeln
2 Personen
40
Teilnehmende im Ziel empfangen
4 Personen
41
Getränke für das Ziel servieren
3 Personen
42
Buffet vorbereiten
4 Personen
43
Buffet servieren
4 Personen
44
Getränke nachfüllen
2 Personen
45
Teilnehmer sicher abreisen lassen
2 Personen

Nachbereitung

46
Geschirr sammeln
3 Personen
47
Müll einsammeln
3 Personen
48
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
49
Partyzelte abbauen
4 Personen
50
Geschirr abwaschen
3 Personen
51
Location reinigen
3 Personen
52
Materialien inventarisieren
2 Personen
53
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
54
Routenunterlagen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 6
StühleAnz. 60
FahrradständerAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
WasserspenderAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
FunkgeräteAnz. 6

Sportmaterial

FahrradpumpenAnz. 2
FahrradreparatursetsAnz. 3
ErsatzschläucheAnz. 10
FahrradständerAnz. 2
WarnwestenAnz. 10
Fahrrad-BeleuchtungssetsAnz. 6
VerkehrskegelAnz. 20
WegweiserAnz. 20
SpanngurteAnz. 12
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
WärmedeckenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
KaffeetassenAnz. 60
ServierschalenAnz. 10

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2

Registrierung

KlemmbretterAnz. 4
TresenstifteAnz. 20
NamensaufkleberAnz. 60
ArmbänderAnz. 60
RoutenpläneAnz. 60

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
HanddesinfektionsständerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Route zuerst fest und fahre sie mindestens einmal mit dem Fahrrad ab. Prüfe dabei Steigungen, Engstellen, Umleitungen und die tatsächliche Dauer inklusive Pausen.
Plane Ladepunkte nicht erst am Veranstaltungstag. Bestätige frühzeitig, wo Strom verfügbar ist, und rechne zusätzliche Zeit für das Laden einzelner E-Bikes ein.
Sammle Anmeldungen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte spätestens 7 Tage vorher. So kannst du Teilnehmerinformationen, Listen und Startpakete rechtzeitig vorbereiten.
Prüfe Strecke und Wettervorhersage 24 Stunden vor dem Start erneut. Lege für den Fall von Baustellen oder schlechtem Wetter eine sichere Umleitungsroute bereit.
Richte den Startbereich mindestens 60 Minuten vor der Abfahrt ein. Stelle Check-in, Fahrradständer, technische Fahrradkontrolle, Reparatursets, Erste-Hilfe-Koffer und Wegweiser sichtbar auf.

Häufige Fragen

Wie viele Kilometer sollte eine E-Bike-Tour haben?: Für eine gemischte Gruppe sind etwa 30 bis 50 Kilometer mit eingeplanten Pausen meist gut machbar. Plane zusätzlich mindestens 20 Prozent Zeitreserve für langsamere Teilnehmende, Fotostopps und kleine Reparaturen ein.
Wie früh muss man eine E-Bike-Tour planen?: Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Route, Start- und Zielort sowie Ruhebereich. Die Teilnehmerdaten, Notfallkontakte und Ernährungswünsche sollten spätestens 7 Tage vor der Tour vollständig vorliegen.
Wie viele Pausen braucht eine E-Bike-Tour?: Plane ungefähr alle 15 bis 20 Kilometer einen Ruhepunkt ein, bei einer längeren Tour mindestens zwei längere Pausen. An jedem Punkt sollten Wasser, Sitzgelegenheiten und bei Bedarf eine Lademöglichkeit erreichbar sein.
Was braucht man für Pannen bei einer E-Bike-Tour?: Nimm mindestens zwei Fahrradpumpen, zwei Reparatursets und mehrere passende Ersatzschläuche mit, verteilt auf Begleitfahrzeuge oder Helfer. Zusätzlich sollte während der gesamten Tour mindestens eine Person für technische Hilfe und Notfälle erreichbar sein.

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