Organiser une sortie en vélo électrique, étape par étape
Une sortie en vélo électrique se prépare d’abord sur la route, pas autour du ravitaillement. Définissez la distance, les lieux de départ et d’arrivée, puis testez l’itinéraire à vélo avant d’envoyer les invitations. Les points de recharge, les pauses, les besoins alimentaires et la sécurité doivent être réglés plusieurs jours à l’avance. Le jour même, gardez une équipe identifiable pour les inscriptions, le contrôle des vélos et les imprévus.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir l’itinéraire et la distance
2 personnes
- 2
Confirmer le lieu de départ et d’arrivée
- 3
Réserver le lieu de repos
- 4
Élaborer un itinéraire de déviation sécurisé
2 personnes
- 5
Reconnaître l’itinéraire à vélo
2 personnes
- 6
Envoyer les invitations
- 7
Traiter les inscriptions
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Envoyer les informations aux participants
- 10
Recueillir les contacts d'urgence
- 11
Vérifier les prévisions météo
- 12
Vérifier l'itinéraire et les points de repos
2 personnes
- 13
Créer le fichier GPX et les cartes d'itinéraire
- 14
Imprimer les cartes du parcours et les listes de participants
- 15
Faire les courses
2 personnes
- 16
Vérifier le matériel de réparation de vélos
- 17
Vérifier les points de charge et l’alimentation électrique
2 personnes
- 18
Composer les kits de départ
2 personnes
- 19
Remplir les glacières
2 personnes
- 20
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 22
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 23
Aménager le comptoir d'inscription
2 personnes
- 24
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
- 25
Préparer le contrôle technique des vélos
2 personnes
- 26
Installer le poste de premiers secours et de réparation
2 personnes
- 27
Informer les accompagnateurs
3 personnes
Événement
- 28
Accueillir les participants
4 personnes
- 29
Enregistrer la présence
2 personnes
- 30
Vérifier techniquement les vélos
2 personnes
- 31
Servir le café et le thé
2 personnes
- 32
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
- 33
Faire partir le groupe
3 personnes
- 34
Accompagner les participants restés sur place
2 personnes
- 35
Encadrer le groupe de tête
2 personnes
- 36
Monter l’espace de repos
3 personnes
- 37
Distribuer les boissons et les snacks
3 personnes
- 38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 39
Récupérer les panneaux de direction
2 personnes
- 40
Accueillir les participants à l’arrivée
4 personnes
- 41
Servir les boissons d’arrivée
3 personnes
- 42
Mettre le buffet en place
4 personnes
- 43
Servir le buffet
4 personnes
- 44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 45
Faire partir les participants en toute sécurité
2 personnes
Suivi
- 46
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 47
Collecter les déchets
3 personnes
- 48
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 49
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 50
Faire la vaisselle
3 personnes
- 51
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 52
Inventorier le matériel
2 personnes
- 53
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 54
Archiver les fichiers du parcours
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Chaisesqté 60
- Râteliers à vélosqté 8
Équipement
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 4
- Distributeurs d'eauqté 4
- Rallonges électriquesqté 4
- Multiprisesqté 6
- Talkies-walkiesqté 6
Matériel de sport
- Pompes à véloqté 2
- Kits de réparation véloqté 3
- Chambres à air de rechangeqté 10
- Supports à vélosqté 2
- Gilets réfléchissantsqté 10
- Kits d’éclairage pour véloqté 6
- Cônes de signalisationqté 20
- Panneaux de directionqté 20
- Sangles d'arrimageqté 12
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Couvertures chauffantesqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Tasses à caféqté 60
- Plateaux de serviceqté 10
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Louchesqté 8
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
Inscription
- Presse-papiersqté 4
- Stylos de comptoirqté 20
- Étiquettes nominativesqté 60
- Braceletsqté 60
- Cartes d'itinéraireqté 60
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Supports de gel hydroalcooliqueqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Testez l’itinéraire complet avant les inscriptions et prévoyez une déviation sécurisée. Notez les passages difficiles, les kilomètres entre deux pauses et le temps nécessaire à un groupe roulant moins vite.
- Demandez les contacts d’urgence et les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis envoyez les informations pratiques au moins 3 jours avant la sortie. Indiquez les horaires, les points de repos, la distance et le fichier GPX.
- Vérifiez la recharge avant de confirmer le parcours : repérez les prises disponibles et prévoyez des rallonges et multiprises si l’alimentation est éloignée. Ne comptez pas sur un seul point de charge pour tout le groupe.
- Organisez un contrôle technique au départ avec une pompe, des chambres à air et des kits de réparation. Prévoyez aussi des gilets réfléchissants, un éclairage adapté et une trousse de premiers secours pour chaque équipe mobile.
- Préparez le départ la veille : cartes imprimées, listes de participants, kits de départ, panneaux et glacières. Comptez environ 10 minutes par participant pour l’inscription et le contrôle si tout le matériel est déjà installé.
Questions fréquentes
- Combien de kilomètres prévoir pour une sortie en vélo électrique ?
- Pour un groupe varié, prévoyez généralement 30 à 50 kilomètres, selon le dénivelé et le niveau des participants. Ajoutez au moins une pause toutes les 15 à 20 kilomètres et vérifiez que l’autonomie permet de terminer le parcours sans recharge imprévue.
- Quand envoyer les informations aux participants ?
- Envoyez-les au moins 3 jours avant le départ, avec l’horaire, l’adresse, la distance, les pauses, la météo prévue et le fichier GPX. Renvoyez un rappel la veille si l’itinéraire ou les conditions changent.
- Combien de temps faut-il pour préparer une sortie en vélo électrique ?
- Commencez 3 à 4 semaines à l’avance pour réserver le lieu de repos, reconnaître le parcours et traiter les inscriptions. Gardez les 48 dernières heures pour la météo, les cartes, les achats et la vérification du matériel.
- Que faut-il prévoir pour recharger les vélos électriques ?
- Repérez les points de charge avant de valider l’itinéraire et confirmez leur accès avec le lieu de repos. Prévoyez des rallonges et des multiprises, puis indiquez aux participants s’ils doivent apporter leur propre chargeur.
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