Checklist voor een duurzaamheidscongres organiseren

Een duurzaamheidscongres vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je regelt tegelijk sprekers, deelnemersregistratie, presentatietechniek, catering en een inrichting met herbruikbare materialen. Begin met locatie, datum en programma, en werk daarna naar uitnodigingen, aanmeldingen en leveranciers toe. In de laatste week controleer je vooral presentaties, dieetwensen, leveringen en de route-informatie. De volledige checklist bevat 81 taken en 55 spullen, zodat je niets op het laatste moment hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers bevestigen
Presentaties verzamelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Programma afdrukken
Route-informatie versturen
Catering bestellen
2 personen
Koffiepauzes plannen
Lunchopstelling bepalen
2 personen
Reserveringen controleren
Leveringen bevestigen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Sprekersbriefing versturen
Presentaties testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naambadges klaarleggen
2 personen
Programma's klaarleggen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Duurzaamheidsdecoratie plaatsen
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Beamer en scherm testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting controleren
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dieetopties markeren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Sanitaire voorzieningen controleren

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Registratiebalie bemannen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Opening begeleiden
2 personen
Sprekers aankondigen
Presentaties ondersteunen
2 personen
Tijdschema bewaken
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzetafels afruimen
2 personen
Lunchbuffet openen
3 personen
Lunchbuffet aanvullen
3 personen
Lunch serveren
4 personen
Servies afruimen
3 personen
Panelgesprek begeleiden
2 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Netwerkborrel begeleiden
2 personen
Afsluiting begeleiden
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Sanitair nalopen
2 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen
Presentaties nasturen
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Statafelsaantal 10
Sprekersstoelenaantal 6
Kledinghangersaantal 30

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Mobiele opladersaantal 4
Wifi-hotspot

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 120
Herbruikbare waterglazenaantal 120
Herbruikbare wijnglazenaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Kannenaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Tafelkleedklemmenaantal 24

Decoratie

Tafellopersaantal 12
Kamerplantenaantal 10
Herbruikbare naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Duurzaamheidspostersaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

LED-tafellampenaantal 8
LED-lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsstickersaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Rubberhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek uiterlijk één week vooraf: test de laptop, beamer, HDMI-kabels, adapters, draadloze microfoons en presentatieklikker met de presentaties die de sprekers hebben aangeleverd.
Sluit de deelnemersregistratie niet pas op de congresdag. Verwerk aanmeldingen dagelijks, verzamel dieetwensen en druk de deelnemerslijst en naambadges uiterlijk één werkdag vooraf.
Maak de cateringopstelling op basis van het programma: plan aparte momenten voor koffie en thee, bepaal de lunchopstelling en zet herbruikbare kopjes, glazen, borden en bestek klaar.
Geef sprekers uiterlijk enkele dagen vooraf een briefing met hun tijdslot, locatie, route en technische afspraken. Vraag ontbrekende presentaties direct op, zodat je ze gezamenlijk kunt testen.
Controleer 24 tot 48 uur vooraf alle reserveringen en leveringen. Laat vrijwilligers weten wie de registratie, zaal, catering en sprekers opvangt en leg verlengkabels, stekkerdozen en mobiele opladers klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een duurzaamheidscongres organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, datum, programma en sprekers. Open daarna de aanmeldingen en plan de catering zodra je een betrouwbare inschatting van het deelnemersaantal hebt.
Wanneer moet ik de catering voor een duurzaamheidscongres bestellen?: Bestel de catering bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf en geef dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen voor het congres door. Controleer de levering nogmaals 24 tot 48 uur vooraf.
Wanneer test ik de presentaties en audiovisuele apparatuur?: Verzamel alle presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf en test ze gezamenlijk met laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-adapters en microfoons. Doe op de congresdag zelf nog een korte controle van ongeveer 30 minuten.
Hoeveel tijd kost de registratie op de congresdag?: Reserveer minimaal 60 minuten voor de ontvangst en registratie vóór de start van het programma. Zet de registratietafel, deelnemerslijst en naambadges minstens 30 minuten vooraf klaar en wijs hiervoor één of meer vrijwilligers aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.