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Nachhaltigkeitskongress organisieren: die komplette Checkliste

Ein Nachhaltigkeitskongress braucht früh klare Entscheidungen: Location, Datum, Programm und Referenten bilden die Grundlage. Danach folgen Anmeldung, Teilnehmerkommunikation, Catering und technische Tests. Plane außerdem Mehrweggeschirr, wiederverwendbare Becher und eine zuverlässige Strom- und WLAN-Lösung ein. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und hilft dir, typische Engpässe bei Präsentationen, Kaffeepausen und der Registrierung rechtzeitig zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Präsentationen sammeln

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Routeninformationen versenden

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Kaffeepausen planen

  • Mittagsaufstellung festlegen

    2 Personen

  • Reservierungen prüfen

  • Lieferungen bestätigen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Sprecherbriefing versenden

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Programme bereitlegen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Nachhaltigkeitsdekoration anbringen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

    2 Personen

  • Beamer und Leinwand testen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Diätoptionen kennzeichnen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Sanitäre Anlagen kontrollieren

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Anmeldetresen besetzen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Eröffnungsbegleitung

    2 Personen

  • Redner ankündigen

  • Präsentationen unterstützen

    2 Personen

  • Zeitplan überwachen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Kaffeepause vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausentische abräumen

    2 Personen

  • Mittagsbuffet eröffnen

    3 Personen

  • Mittagsbuffet auffüllen

    3 Personen

  • Mittagessen servieren

    4 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Podiumsgespräch begleiten

    2 Personen

  • Netzwerkempfang vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Networking-Event betreuen

    2 Personen

  • Abschluss begleiten

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

  • Reste sicher verstauen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall getrennt entsorgen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Räume reinigen

    4 Personen

  • Sanitäre Anlagen überprüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen sammeln

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Dankesnachricht versenden

  • Präsentationen nachschicken

  • Rechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KongressstühleAnz. 120
  • TischeAnz. 12
  • BuffetischeAnz. 4
  • Registrierungstisch
  • StehtischeAnz. 10
  • RednerstühleAnz. 6
  • KleiderbügelAnz. 30

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LaptopAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 4
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Mobile LadegeräteAnz. 4
  • WLAN-Hotspot

Geschirr

  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 120
  • Wiederverwendbare WassergläserAnz. 120
  • Wiederverwendbare WeingläserAnz. 120
  • Mehrweg-TellerAnz. 120
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KannenAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • TischdeckenklammernAnz. 24

Dekoration

  • TischläuferAnz. 12
  • ZimmerpflanzenAnz. 10
  • Wiederverwendbare NamensschilderAnz. 120
  • BadgehalterAnz. 120
  • NachhaltigkeitsposterAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 8
  • KreidetafelnAnz. 6
  • WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-TischlampenAnz. 8
  • LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • MülltrennaufkleberAnz. 8
  • PutzeimerAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • GummihandschuheAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Location, Datum und Programm zuerst fest. Versende die Einladungen erst, wenn Referenten angefragt und das Format des Tages geklärt sind; so vermeidest du spätere Änderungen an Anmeldung und Programm.
  • Öffne das Anmeldeformular früh und frage Ernährungswünsche direkt ab. Verschicke Anmeldebestätigungen spätestens einige Tage vor dem Kongress und drucke Teilnehmerliste sowie Namensschilder am Vortag.
  • Fordere Präsentationen vor dem Kongress gesammelt an und teste jede Datei mit Beamer, Laptop, HDMI-Kabel und passenden Adaptern. Plane dafür einen vollständigen Technikcheck am Vortag statt erst kurz vor dem ersten Vortrag.
  • Bestelle Catering und Getränke nach der bestätigten Teilnehmerzahl. Lege die Mittagsaufstellung und Kaffeepausen vorher fest und stelle Thermoskannen, Kannen, Kühlboxen sowie Warmhaltebehälter am Veranstaltungstag an den vorgesehenen Stellen bereit.
  • Schicke Routeninformationen und ein Sprecherbriefing rechtzeitig vor dem Termin. Weise Freiwillige spätestens am Beginn des Veranstaltungstags ein, damit Registrierung, Mikrofone, Präsentationsklicker und Nachschub nicht an einer Person hängen bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Nachhaltigkeitskongress organisieren?
Beginne idealerweise mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Datum, Programm und Referenten. Für größere Teilnehmerzahlen oder mehrere Vortragende solltest du zusätzliche 2 bis 4 Wochen für Zusagen, Präsentationen und Catering einplanen.
Wann sollte das Anmeldeformular für den Nachhaltigkeitskongress öffnen?
Öffne die Anmeldung, sobald Datum, Location und ein vorläufiges Programm feststehen, meist 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress. Ernährungswünsche und besondere Anforderungen solltest du direkt im Formular abfragen.
Wann müssen Präsentationen und Technik getestet werden?
Sammle die Präsentationen spätestens 3 bis 5 Tage vorher und führe einen vollständigen Test am Vortag durch. Prüfe dabei Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Adapter, Mikrofone, Verlängerungskabel und Präsentationsklicker.
Wie viel Catering braucht man für einen Nachhaltigkeitskongress?
Plane pro angemeldeter Person eine vollständige Mittagsportion sowie je eine Kaffeepause am Vormittag und Nachmittag ein. Bestätige die Liefermenge 2 bis 3 Tage vorher anhand der aktuellen Teilnehmerliste und berücksichtige die erfassten Ernährungswünsche.

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