Checklist pour organiser un congrès sur le développement durable

Un congrès sur le développement durable demande une coordination précise entre le programme, les intervenants, les inscriptions et la logistique sur place. Commence par réserver le lieu et fixer la date, puis avance vers les invitations, le catering et les tests techniques. Les derniers jours servent surtout à confirmer les livraisons, préparer les badges et briefer l’équipe. Cette checklist regroupe les 81 tâches et 55 fournitures du plan, dans l’ordre où elles doivent être gérées.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer les intervenants
Rassembler les présentations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme
Envoyer les informations sur l’itinéraire
Commander le catering
2 personnes
Planifier les pauses café
Définir l’agencement du déjeuner
2 personnes
Vérifier les réservations
Confirmer les livraisons
Briefer les bénévoles
2 personnes
Envoyer le briefing des intervenants
Tester les présentations
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les programmes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer la décoration durable
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Tester le projecteur et l’écran
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre en évidence les options diététiques
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Annoncer les intervenants
Soutenir les présentations
2 personnes
Veiller au planning
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Préparer la pause café
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Débarrasser les tables de pause
2 personnes
Ouvrir le buffet de déjeuner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
3 personnes
Servir le déjeuner
4 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Animer le débat
2 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Animer le cocktail networking
2 personnes
Encadrer la clôture
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Vérifier les sanitaires
2 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Renvoyer les présentations
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 120
Tablesqté 12
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tables hautesqté 10
Chaises des intervenantsqté 6
Cintresqté 30

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Chargeurs mobilesqté 4
Hotspot Wi-Fi

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 120
Verres à eau réutilisablesqté 120
Verres à vin réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Carafesqté 12
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Pinces à nappeqté 24

Décoration

Chemins de tableqté 12
Plantes d’intérieurqté 10
Badges nominatifs réutilisablesqté 120
Porte-badgesqté 120
Affiches sur la durabilitéqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Lampes de table LEDqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Autocollants de tri des déchetsqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Gants en caoutchoucqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu et le programme au moins 8 à 12 semaines avant le congrès. Les intervenants doivent être contactés tôt, puis reconfirmés avec leur horaire, leur format de présentation et leurs besoins techniques.
Ouvre les inscriptions dès que la date, le programme provisoire et les intervenants principaux sont confirmés. Demande les besoins alimentaires dans le même formulaire afin de les transmettre au traiteur au plus tard 10 jours avant l’événement.
Prévois l’accueil avant de lancer les invitations : table d’inscription, liste imprimée et badges nominatifs. Imprime une liste de participants de secours la veille, car des inscriptions ou changements peuvent encore arriver le matin même.
Teste chaque présentation sur l’ordinateur qui sera utilisé sur place, avec le vidéoprojecteur, les câbles HDMI, les adaptateurs et le cliqueur. Fais ce test au moins 24 heures avant et garde un ordinateur de secours ainsi qu’un hotspot Wi-Fi disponibles.
Planifie les pauses café et le déjeuner avec des horaires précis, puis confirme les réservations et les livraisons 48 heures avant. Refroidis les boissons la veille et prépare le café, le thé, les carafes et les verres avant l’arrivée des premiers participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès sur le développement durable ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, fixer le programme, confirmer les intervenants et ouvrir les inscriptions. Un programme complexe ou un grand nombre de participants peut nécessiter 4 à 6 mois.
Quand envoyer les invitations pour un congrès ?: Envoie une première invitation dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont fixés, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Prévois un rappel 2 à 3 semaines avant la date limite d’inscription.
Quand commander le catering d’un congrès ?: Passe la commande environ 2 à 3 semaines avant le congrès, puis communique le nombre final de participants et les régimes alimentaires au plus tard 7 à 10 jours avant. Confirme la livraison 48 heures avant l’événement.
Que faut-il vérifier la veille d’un congrès ?: Vérifie les réservations, les livraisons, les badges, la liste des participants et tout le matériel audiovisuel. Refroidis les boissons, teste les présentations et briefe les bénévoles au plus tard la veille.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.