Dussehra-Feier organisieren: Der Ablauf, der funktioniert

Beginne bei einer Dussehra-Feier nicht mit der Dekoration, sondern mit Datum, Programm und Veranstaltungsort. Danach folgen Genehmigungen, Sicherheitsplan und Einladungen, damit du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Cateringmengen zuverlässig planen kannst. Puja, Musik, Moderation und Helfer brauchen feste Zuständigkeiten. Spätestens kurz vor der Feier prüfst du Teilnehmerzahl, Allergenliste, haltbare Vorräte und frische Einkäufe getrennt voneinander.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Genehmigungen prüfen
4
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Cateringmengen festlegen
2 Personen
9
Mahlzeiten und Snacks auswählen
2 Personen
10
Lieferanten kontaktieren
11
Bedarf erfassen
2 Personen
12
Dekorationsentwurf erstellen
2 Personen
13
Puja-Programm ausarbeiten
2 Personen
14
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
15
Freiwillige einteilen
2 Personen
16
Moderator einweisen
2 Personen
17
Puja-Bedarf überprüfen
2 Personen
18
Ravan-Dekoration vorbereiten
4 Personen
19
Namensschilder vorbereiten
20
Anfahrt und Parken kommunizieren
21
Endstand der Anmeldungen prüfen
2 Personen
22
Allergenliste erstellen
2 Personen
23
Vorrat an haltbaren Produkten kaufen
3 Personen
24
Dekoration sortieren
2 Personen
25
Frische Einkäufe besorgen
3 Personen
26
Gemüse waschen und schneiden
4 Personen
27
Marinaden und Saucen zubereiten
3 Personen
28
Desserts portionieren
3 Personen
29
Kleidung und Requisiten bereitlegen
2 Personen
30
Standortschlüssel abholen
31
Gelände und Räume inspizieren
2 Personen
32
Zelte aufbauen
4 Personen
33
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
34
Puja-Tisch einrichten
3 Personen
35
Ravan-Figur aufstellen
4 Personen
36
Dekoration aufhängen
4 Personen
37
Beleuchtung anschließen
2 Personen
38
Musikanlage testen
2 Personen
39
Buffetbereich einrichten
4 Personen
40
Getränke kalt stellen
2 Personen
41
Warme Gerichte zubereiten
5 Personen
42
Snacks vorbereiten
4 Personen
43
Allergene separat kennzeichnen
2 Personen
44
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
45
Freiwilligen-Briefing geben
3 Personen

Event

46
Gäste empfangen
3 Personen
47
Namensschilder verteilen
2 Personen
48
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
49
Eröffnung ankündigen
50
Kulturelle Darbietungen begleiten
3 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Puja vorbereiten
3 Personen
54
Puja begleiten
3 Personen
55
Prasad verteilen
4 Personen
56
Buffet aufbauen
4 Personen
57
Mahlzeit servieren
5 Personen
58
Buffet nachfüllen
3 Personen
59
Geschirr abräumen
3 Personen
60
Dussehra-Geschichte präsentieren
2 Personen
61
Ravan-Ritual begleiten
5 Personen
62
Sichere Lichtshow durchführen
3 Personen
63
Abschluss ankündigen
64
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

65
Restbestände verpacken
3 Personen
66
Abfall sammeln
4 Personen
67
Geschirr abwaschen
4 Personen
68
Geräte ausschalten
2 Personen
69
Dekoration abbauen
4 Personen
70
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
71
Location reinigen
5 Personen
72
Materialien prüfen
2 Personen
73
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
74
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
75
Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
StehtischeAnz. 4
BuffetischeAnz. 6
StühleAnz. 70
Puja-Tisch
Registrierungstisch

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 80
DesserttellerAnz. 80
SchälchenAnz. 80
TrinkgläserAnz. 100
TassenAnz. 70
TeelöffelAnz. 80
EsslöffelAnz. 80
GabelnAnz. 80
MesserAnz. 80
ServierlöffelAnz. 20

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Kabelloses Mikrofon
LautsprecherAnz. 2
Musikplayer

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 3
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3

Dekoration

RingelblumengirlandenAnz. 12
Rangoli-PulverAnz. 8
Bunte TücherAnz. 10
LED-TeelichterAnz. 60
PapierlaternenAnz. 12
BallonsAnz. 100
SeilAnz. 3
Ravan-Figur
NamensschilderAnz. 80
TischdeckenAnz. 12
PfeiltafelnAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
BatterienAnz. 24
TaschenlampenAnz. 4

Puja

Puja thaliAnz. 2
DiyahalterAnz. 12
Kupferner Kalash
Puja-TücherAnz. 3
GötterstatuenAnz. 2
Kumkum-SchalenAnz. 4
RäucherstäbchenhalterAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Besen und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Datum und Programm fest und reserviere die Location, bevor du Einladungen verschickst. Prüfe Genehmigungen und Sicherheitsanforderungen frühzeitig, besonders wenn die Feier im Freien stattfindet.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Ermittle den Endstand einige Tage vorher und übertrage Ernährungswünsche in eine Allergenliste, bevor du Cateringmengen und Mahlzeiten festlegst.
Plane Puja, Musik und Moderation als getrennte Programmpunkte. Weise Freiwillige namentlich ein und lege fest, wer Puja-Bedarf, Mikrofon, Lautsprecher und Musikplayer vor Beginn kontrolliert.
Bereite die Ravan-Dekoration nicht am selben Tag vollständig vor. Sortiere Dekoration, Namensschilder und Material vorher und plane für Aufbau, Prüfung und einen sicheren Abbau jeweils eigene Zeitfenster ein.
Kaufe haltbare Produkte früher und frische Lebensmittel zuletzt. Stelle für Getränke und Speisen Kühlboxen, Warmhaltebehälter sowie ausreichend Teller, Schälchen, Gläser, Tassen und Servierbesteck bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Dussehra-Feier planen?: Starte mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Genehmigungen, Einladungen und die Einteilung der Freiwilligen solltest du nicht auf die letzten 14 Tage verschieben.
Wann sollte man die Gästezahl für das Catering festlegen?: Prüfe den endgültigen Anmeldestand etwa 5 bis 7 Tage vor der Feier. Erst dann lassen sich Mengen, Ernährungswünsche und die Allergenliste verlässlich an Lieferanten und Helfer weitergeben.
Was braucht man für eine Dussehra-Puja?: Lege den Puja-Bedarf anhand deines konkreten Programms fest und kontrolliere ihn spätestens 2 Tage vorher. Ein eigener Puja-Tisch, ein eingewiesener Verantwortlicher und ein klarer Ablauf verhindern Verzögerungen beim Beginn.
Wann sollte die Ravan-Dekoration aufgebaut werden?: Bereite die Einzelteile mindestens 1 Tag vorher vor und plane den Aufbau mit Sicherheitsprüfung am Veranstaltungstag ein. Zuständigkeit, Standfestigkeit und ein sicherer Abbau müssen vor Beginn geklärt sein.

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