Zo organiseer je een Duitse kerstmarkt

Begin niet met decoratie, maar met datum, openingstijden, terrein en de marktindeling. Daarna leg je vast hoeveel kramen en verkooppunten je nodig hebt, benader je standhouders en reserveer je tijdig leveranciers. In de laatste weken draait alles om bevestigingen, stroom, verlichting, betalingen, voorraad en vrijwilligers. Met een duidelijk draaiboek voorkom je dat glühwein, bewegwijzering of betaalmiddelen pas op de marktdag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Locatie en terrein reserveren
2 personen
3
Marktindeling tekenen
2 personen
4
Kramen en verkooppunten bepalen
2 personen
5
Standhouders benaderen
2 personen
6
Reserveringen bij leveranciers maken
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Online aankondiging plaatsen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Standhouderslijst bevestigen
2 personen
12
Vrijwilligers inplannen
2 personen
13
Stroompunten controleren
2 personen
14
Verlichting testen
2 personen
15
Kerstdecoratie controleren
2 personen
16
Prijslijsten maken
2 personen
17
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
18
Kassa- en betaalmiddelen testen
2 personen
19
Draaiboek en telefoonnummers printen
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Voorraad sorteren
3 personen
24
Glühwein voorbereiden
3 personen
25
Hapjes voorbereiden
4 personen
26
Kerstmuziek klaarzetten
27
Kramen lossen
4 personen
28
Partytenten opbouwen
6 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Verlichting ophangen
3 personen
31
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
34
Verkooppunten inrichten
6 personen
35
Kassa's vullen met wisselgeld
2 personen
36
Dranken koud zetten
3 personen
37
Glühwein en chocolademelk opwarmen
3 personen
38
Hapjes op schalen leggen
3 personen
39
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
40
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

41
Standhouders ontvangen
3 personen
42
Bezoekers verwelkomen
3 personen
43
Kassa bemannen
3 personen
44
Warme dranken serveren
4 personen
45
Koude dranken serveren
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes bijvullen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Tafels afnemen
2 personen
51
Toiletten controleren
52
Kerstmuziek afspelen
53
Standhouders ondersteunen
2 personen
54
Laatste bestellingen aankondigen
55
Kassa's afsluiten
2 personen
56
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

57
Overgebleven voedsel koelen
3 personen
58
Servies verzamelen
3 personen
59
Kramen leeghalen
4 personen
60
Versiering verwijderen
3 personen
61
Verlichting uitschakelen
2 personen
62
Afval verzamelen
4 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Partytenten afbreken
6 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Voorraad inventariseren
2 personen
68
Materialen reinigen
3 personen
69
Huurmaterialen retourneren
3 personen
70
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
71
Contant geld veilig opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 10
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 18
Kraamzeilenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Glühweinbekersaantal 200
Koffiekopjesaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Bordenaantal 200
Vorkenaantal 200
Messenaantal 120
Tangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Warmhoudketelsaantal 4
Soepketelsaantal 2
Schenkkanenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Bluetoothspeakeraantal 2
Kassaboxenaantal 3
Pinapparatenaantal 3
Rekenmachinesaantal 3
Gasbrandersaantal 4
Gasflessenaantal 4
Brandblussersaantal 4
Steekwagensaantal 2
Gereedschapskistenaantal 2
Tie-wrapsaantal 300
Ducttapeaantal 8
Zaklampenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 12
Ledlampenaantal 20
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Kunstkerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 80
Kerstkransenaantal 10
Dennentakkenaantal 20
Kerstvlaggenaantal 12
Kersttafereel
Prijskaartstandaardsaantal 20
Routebordenaantal 12
Krijtbordenaantal 10
Naamkaartjesaantal 30

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 6
Stofblikkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen
Kassaladeaantal 3
Geldkist
Bonnenboekjesaantal 6
Menubordenaantal 10
Allergenenkaartenaantal 10
Voorraadkrattenaantal 20
Isolatiekannenaantal 6
Schenklepelsaantal 8
Pollepelsaantal 8

Tips

Teken de marktindeling voordat je kramen reserveert. Houd looppaden vrij en plan verkooppunten voor glühwein, koffie en eten zo dat wachtrijen niet voor andere kramen ontstaan.
Vraag standhouders uiterlijk 4 weken vooraf om hun definitieve aanbod, benodigde ruimte en stroomverbruik. Gebruik die informatie voor de standhouderslijst, prijslijsten en het aantal verlengkabels en stekkerdozen.
Test stroompunten, verlichting, kassa’s en betaalmiddelen minimaal 7 dagen vooraf op de locatie. Controleer ook of warmhoudketels, waterkokers en koffiezetapparaten tegelijk kunnen werken zonder overbelasting.
Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en zet de uitkomst uiterlijk 1 week vooraf naast de boodschappenlijst. Zo kun je hapjes en soep voorbereiden zonder op de dag zelf nog ingrediënten te moeten zoeken.
Maak voor vrijwilligers een rooster per tijdsblok van 2 tot 3 uur en print het draaiboek met telefoonnummers. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en leg dan pas de laatste buitenopstelling, kraamzeilen en extra bescherming vast.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Duitse kerstmarkt organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, indeling en standhouders. Reserveer leveranciers en materiaal zodra de omvang van de markt duidelijk is; in de laatste 2 weken controleer je vooral details en voorraad.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een Duitse kerstmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Tel daarnaast koffie, thee en alcoholvrije opties apart op, omdat die niet door dezelfde bezoekersgroep worden gekozen.
Wanneer moet ik de standhouders definitief bevestigen?: Vraag uiterlijk 4 weken voor opening een definitieve bevestiging van iedere standhouder. Leg 2 weken vooraf de standhouderslijst, kraamindeling, aankomsttijd en eventuele stroombehoefte vast.
Wanneer controleer ik het weer voor een kerstmarkt buiten?: Bekijk de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van de markt. Controleer dan of partytenten, kraamzeilen, verlichting en stroom veilig kunnen worden gebruikt en pas de opstelling aan als dat nodig is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.