Einen deutschen Weihnachtsmarkt organisieren

Ein Weihnachtsmarkt gelingt, wenn du zuerst Gelände, Öffnungszeiten und Marktaufteilung festlegst und erst danach Stände, Anbieter und Helfer organisierst. Plane Verkaufsstände, Stromanschlüsse, Beleuchtung und Bezahlmöglichkeiten gemeinsam, damit am Veranstaltungstag nichts improvisiert werden muss. Glühwein, Snacks und Geschirr brauchen eigene Vorbereitungszeiten. Besonders häufig werden Wetterplanung, Beschilderung, Wechselgeld und die genaue Abstimmung mit Standbetreibern zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
2
Location und Gelände reservieren
2 Personen
3
Marktaufteilung zeichnen
2 Personen
4
Stände und Verkaufsstellen festlegen
2 Personen
5
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
6
Reservierungen bei Lieferanten vornehmen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Online-Ankündigung veröffentlichen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Liste der Aussteller bestätigen
2 Personen
12
Freiwillige einplanen
2 Personen
13
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
14
Beleuchtung testen
2 Personen
15
Weihnachtsdekoration prüfen
2 Personen
16
Preisliste erstellen
2 Personen
17
Lageplan und Beschilderung erstellen
2 Personen
18
Kasse und Zahlungsmittel testen
2 Personen
19
Ablaufplan und Telefonnummern ausdrucken
20
Wettervorhersage prüfen
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Vorräte sortieren
3 Personen
24
Glühwein vorbereiten
3 Personen
25
Snacks vorbereiten
4 Personen
26
Weihnachtsmusik bereitlegen
27
Stände entladen
4 Personen
28
Partyzelte aufbauen
6 Personen
29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
30
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
31
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
32
Dekoration aufhängen
3 Personen
33
Beschilderung anbringen
2 Personen
34
Verkaufsstände einrichten
6 Personen
35
Kassen mit Wechselgeld auffüllen
2 Personen
36
Getränke kalt stellen
3 Personen
37
Glühwein und Kakao erwärmen
3 Personen
38
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
39
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
40
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

41
Aussteller empfangen
3 Personen
42
Besucher begrüßen
3 Personen
43
Kasse bedienen
3 Personen
44
Heiße Getränke servieren
4 Personen
45
Kalte Getränke servieren
2 Personen
46
Snacks servieren
3 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Snacks nachfüllen
2 Personen
49
Mülleimer leeren
2 Personen
50
Tische abwischen
2 Personen
51
Toiletten kontrollieren
52
Weihnachtsmusik abspielen
53
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
54
Letzte Bestellungen ankündigen
55
Kassen abschließen
2 Personen
56
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

57
Übrig gebliebenes Essen kühlen
3 Personen
58
Geschirr sammeln
3 Personen
59
Stände leerräumen
4 Personen
60
Dekoration entfernen
3 Personen
61
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
62
Abfall sammeln
4 Personen
63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
64
Partyzelte abbauen
6 Personen
65
Location reinigen
4 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Bestand inventarisieren
2 Personen
68
Materialien reinigen
3 Personen
69
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
70
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
71
Bargeld sicher verwahren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 10
KlappischeAnz. 12
BiertischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 8
TischdeckenAnz. 18
StandplanenAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
GlühweintassenAnz. 200
KaffeetassenAnz. 120
KaffeelöffelAnz. 120
TellerAnz. 200
GabelnAnz. 200
MesserAnz. 120
ZangenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12

Küche

WarmhaltebehälterAnz. 4
SuppenkesselAnz. 2
KaraffenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ServierschalenAnz. 20
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8

Ausstattung

WasserkocherAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
KassenboxenAnz. 3
KartenlesegeräteAnz. 3
TaschenrechnerAnz. 3
GasbrennerAnz. 4
GasflaschenAnz. 4
FeuerlöscherAnz. 4
SackkarrenAnz. 2
WerkzeugkistenAnz. 2
KabelbinderAnz. 300
GewebeklebebandAnz. 8
TaschenlampenAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LampenAnz. 20
BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

KunstweihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtskränzeAnz. 10
TannenzweigeAnz. 20
WeihnachtsfahnenAnz. 12
Weihnachtsszene
PreisschildständerAnz. 20
WegweiserAnz. 12
KreidetafelnAnz. 10
NamensschilderAnz. 30

Reinigung

EimerAnz. 6
SchwämmeAnz. 12
SpülbürstenAnz. 6
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 6
BlechdosenAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe
KassenschaleAnz. 3
Geldkassette
BonnenhefteAnz. 6
MenükartenAnz. 10
AllergenkartenAnz. 10
VorratskistenAnz. 20
IsolierkannenAnz. 6
AusgabelöffelAnz. 8
KellenAnz. 8

Tipps

Lege Öffnungszeiten und Standaufteilung mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Zeichne im Lageplan auch Stromanschlüsse, Zelte, Sitzbereiche, Kassen und Laufwege ein.
Bestätige Standbetreiber und Lieferanten spätestens 3 Wochen vor dem Markt. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen, benötigten Anschlüssen und der genauen Ankunftszeit.
Plane Strom und Beleuchtung nicht erst am Veranstaltungstag. Teste jede Kaffeemaschine, jeden Wasserkocher und jedes Verlängerungskabel mindestens 2 Tage vorher unter realistischen Bedingungen.
Rechne bei Glühwein mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person im ersten Veranstaltungsstunde und stelle ausreichend Glühweintassen sowie wiederverwendbare Becher bereit. Bereite Glühwein und Snacks so vor, dass die erste Ausgabe 30 Minuten vor Öffnung möglich ist.
Drucke Ablaufplan, Telefonnummern, Lageplan und Preisliste spätestens am Vortag aus. Prüfe die Wettervorhersage 24 Stunden vorher und entscheide dann über zusätzliche Partyzelte, Decken oder Änderungen bei den Außenständen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Gelände und Öffnungszeiten. Lieferanten, Standbetreiber und Helfer sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wie viel Glühwein braucht man pro Person?: Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Bei kaltem Wetter oder einem Markt mit wenigen alkoholfreien Alternativen solltest du zusätzlich Reserve einplanen.
Wann sollte man die Stände und Stromanschlüsse prüfen?: Kontrolliere die Standaufteilung und alle Stromanschlüsse mindestens 2 Tage vorher. Beleuchtung, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Verlängerungskabel sollten dabei vollständig angeschlossen getestet werden.
Was muss am Tag vor dem Weihnachtsmarkt vorbereitet werden?: Am Vortag sollten Preisliste, Beschilderung, Lageplan, Ablaufplan und Telefonnummern gedruckt sein. Sortiere außerdem Vorräte und Geschirr, prüfe die Wettervorhersage und bereite Glühwein sowie Snacks so weit wie möglich vor.

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