Organiser un marché de Noël allemand, étape par étape

Commencez par fixer la date, les horaires d’ouverture et le lieu avant de contacter les exposants. Le plan du marché doit ensuite préciser l’emplacement des stands, des ventes, de la caisse, des prises électriques et des circulations. Prévoyez assez tôt les besoins alimentaires, les bénévoles et les moyens de paiement. Les oublis les plus fréquents arrivent la veille : éclairage non testé, rallonges insuffisantes, signalétique incomplète ou vin chaud encore à préparer.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Réserver le lieu et le terrain
2 personnes
3
Dessiner le plan du marché
2 personnes
4
Définir les stands et les points de vente
2 personnes
5
Contacter les exposants
2 personnes
6
Effectuer les réservations auprès des fournisseurs
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier l'annonce en ligne
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer la liste des exposants
2 personnes
12
Planifier les bénévoles
2 personnes
13
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
14
Tester l’éclairage
2 personnes
15
Vérifier la décoration de Noël
2 personnes
16
Créer les listes de prix
2 personnes
17
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
18
Tester la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
19
Imprimer le déroulé et les numéros de téléphone
20
Vérifier les prévisions météo
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Trier le stock
3 personnes
24
Préparer le vin chaud
3 personnes
25
Préparer les en-cas
4 personnes
26
Préparer la musique de Noël
27
Décharger les stands
4 personnes
28
Monter les tentes de réception
6 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer l'éclairage
3 personnes
31
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Installer la signalisation
2 personnes
34
Aménager les points de vente
6 personnes
35
Approvisionner les caisses en monnaie
2 personnes
36
Mettre les boissons au frais
3 personnes
37
Réchauffer le vin chaud et le chocolat chaud
3 personnes
38
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
39
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
40
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

41
Accueillir les exposants
3 personnes
42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Tenir la caisse
3 personnes
44
Servir des boissons chaudes
4 personnes
45
Servir les boissons froides
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Essuyer les tables
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
52
Diffuser de la musique de Noël
53
Soutenir les exposants
2 personnes
54
Annoncer les dernières commandes
55
Fermer les caisses
2 personnes
56
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

57
Refroidir les restes
3 personnes
58
Rassembler la vaisselle
3 personnes
59
Démonter les stands
4 personnes
60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Éteindre l’éclairage
2 personnes
62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Démonter les tentes de fête
6 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Faire l’inventaire du stock
2 personnes
68
Nettoyer le matériel
3 personnes
69
Retourner les matériels de location
3 personnes
70
Ranger les courses restantes
2 personnes
71
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 10
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 8
Nappesqté 18
Bâches de standqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à vin chaudqté 200
Tasses à caféqté 120
Cuillères à caféqté 120
Assiettesqté 200
Fourchettesqté 200
Couteauxqté 120
Pincesqté 12
Louchesqté 12

Cuisine

Bains-marieqté 4
Marmites à soupeqté 2
Carafesqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Glacièresqté 6
Thermosqté 8

Équipement

Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10
Enceinte Bluetoothqté 2
Caissesqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Calculatricesqté 3
Brûleurs à gazqté 4
Bouteilles de gazqté 4
Extincteursqté 4
Diablesqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Attaches-câblesqté 300
Ruban adhésifqté 8
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Sapins de Noël artificielsqté 4
Boules de Noëlqté 80
Couronnes de Noëlqté 10
Branches de sapinqté 20
Drapeaux de Noëlqté 12
Scène de Noël
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 20
Panneaux de directionqté 12
Panneaux en ardoiseqté 10
Badges nominatifsqté 30

Nettoyage

Seauxqté 6
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 6
Pelles à poussièreqté 4
Poubellesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses
Tiroir-caisseqté 3
Caisse
Carnets de ticketsqté 6
Panneaux de menuqté 10
Cartes allergènesqté 10
Bacs de stockageqté 20
Thermos isothermesqté 6
Louches de serviceqté 8
Louchesqté 8

Conseils

Bloquez le lieu et le terrain au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Dessinez les stands, les tentes, la caisse et les passages avant de confirmer les exposants, afin d’éviter de modifier tout le plan au dernier moment.
Demandez aux exposants leurs besoins alimentaires et électriques dès l’inscription, puis confirmez la liste 10 à 14 jours avant le marché. Gardez un numéro de téléphone pour chaque responsable dans le déroulé imprimé.
Testez la caisse, les moyens de paiement, l’éclairage, les rallonges et les multiprises la veille, puis refaites un contrôle 2 heures avant l’ouverture. Une prise disponible ne suffit pas si elle est trop éloignée du stand.
Préparez le vin chaud, les en-cas et les boissons chaudes par petites quantités avant l’arrivée du public. Prévoyez des tasses, gobelets, louches, pinces et plateaux à chaque point de service plutôt que dans un seul local.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis adaptez les tentes, bâches, tables et chaises. Imprimez le plan, la signalétique, les prix et les numéros de téléphone au plus tard la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël allemand ?: Comptez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, recruter les exposants, traiter les inscriptions, organiser les bénévoles et commander le matériel.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché de Noël ?: Contactez-les 6 à 8 semaines avant l’événement et confirmez la liste 10 à 14 jours avant. Demandez dès le départ leurs besoins en électricité, alimentation, tables et emplacement.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël ?: Contrôlez l’éclairage, les prises, les rallonges, la caisse, les moyens de paiement, la décoration, les prix et la signalétique. Préparez aussi le vin chaud, les en-cas et les listes imprimées avant la fermeture du site.
Combien de bénévoles prévoir pour un marché de Noël allemand ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et la caisse, 1 pour le ravitaillement et 1 pour les imprévus par tranche de 50 visiteurs attendus. Ajoutez une personne par zone si le marché comporte plusieurs points de vente.

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