Zo organiseer je een duikbeurs zonder last-minute chaos

Begin een duikbeurs niet met de promotie, maar met datum, locatie en capaciteit. Daarna leg je de standhouders, sprekers en het programma vast, zodat je weet hoeveel ruimte, techniek en catering nodig zijn. Open vervolgens de aanmeldingen en stuur gerichte informatie naar bezoekers en deelnemers. De laatste week draait vooral om bevestigen, printen en controleren: standindeling, naamlabels, bezoekerslijst, betalingen en de werking van beamer en microfoon.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Standhouders uitnodigen
2 personen
3
Sprekers uitnodigen
4
Aanmeldformulier openen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotie op duikfora plaatsen
7
Socialmediaberichten publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Standhouders bevestigen
11
Standindeling maken
2 personen
12
Lezingenprogramma opstellen
2 personen
13
Reserveringen maken
14
Catering bestellen
15
Drukwerk bestellen
16
Standhoudersinformatie versturen
17
Naamlabels voorbereiden
2 personen
18
Bezoekerslijst afdrukken
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Materialen verzamelen
3 personen
21
Registratietafel voorbereiden
2 personen
22
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
23
Standplaatsen markeren
2 personen
24
Standtafels opstellen
4 personen
25
Statafels plaatsen
3 personen
26
Lezingruimte inrichten
3 personen
27
Registratieapparatuur aansluiten
2 personen
28
Bewegwijzering ophangen
2 personen
29
Standhouders ontvangen
3 personen
30
Standhouders laten opbouwen
4 personen
31
Duikmaterialen veilig opstellen
3 personen
32
Koffiepunt inrichten
2 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Hapjes klaarzetten
2 personen
35
Lezingtechniek testen
2 personen
36
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

37
Registratie openen
3 personen
38
Bezoekers verwelkomen
3 personen
39
Naamlabels uitdelen
2 personen
40
Programmafolders uitdelen
2 personen
41
Standhouders ondersteunen
2 personen
42
Eerste lezing begeleiden
2 personen
43
Tweede lezing begeleiden
2 personen
44
Derde lezing begeleiden
2 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Hapjes serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Toiletten controleren
50
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
51
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

52
Standhouders laten afbouwen
4 personen
53
Duikmaterialen inpakken
3 personen
54
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
55
Lezingruimte afbreken
3 personen
56
Registratieapparatuur inpakken
2 personen
57
Servies afwassen
2 personen
58
Koelboxen leegmaken
2 personen
59
Versiering verwijderen
2 personen
60
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
61
Locatie schoonmaken
3 personen
62
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 20
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 10
Registratietafel
Lezingtafel

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Kabelmattenaantal 8
Kassa
Pinapparaat
Tabletsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Decoratie

Standbordjesaantal 20
Naambadgesaantal 250
Badgehoudersaantal 250
Beursvlaggenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 20
Programmafoldersaantal 250
Pennenaantal 20
Rolbannersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de standindeling vast zodra de standhouders zijn bevestigd. Markeer de standplaatsen op de vloer en stuur iedere deelnemer vooraf de afmetingen, opbouwtijd en plek.
Plan lezingen met buffers van minimaal 10 minuten tussen de onderdelen. Test laptop, beamer, projectiescherm, speaker en draadloze microfoon uiterlijk de dag vóór de beurs.
Open de bezoekersregistratie vroeg genoeg om catering en badges te kunnen plannen. Vraag dieetwensen direct mee en sluit de definitieve telling uiterlijk 5 werkdagen voor de beurs.
Maak voor de registratietafel een aparte controlelijst met bezoekerslijst, naamlabels, badgehouders, tablets, kassa en pinapparaat. Leg reservepennen en verlengkabels klaar; die worden vaak pas gemist als de ontvangst al loopt.
Loop de locatie één keer na met een plattegrond voordat je tafels en stoelen bestelt of klaarzet. Controleer stroompunten, kabelroutes en ruimte voor statafels, koffiekopjes, glazen en koelboxen; kabelmatten voorkomen struikelgevaar op de beursvloer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een duikbeurs organiseren?: Begin minimaal 3 maanden vooraf met datum, locatie, standhouders en sprekers. Plan de definitieve standindeling en het lezingenprogramma uiterlijk 2 weken voor de beurs.
Wanneer moet ik standhouders voor een duikbeurs bevestigen?: Stuur een eerste uitnodiging ongeveer 10 tot 12 weken vooraf en vraag om bevestiging binnen 2 weken. Deel de definitieve standplaats, opbouwinformatie en praktische tijden uiterlijk 7 dagen voor het evenement.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een duikbeurs?: Reken op minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, standmarkeringen, registratietafel, techniek en bewegwijzering. Plan daarna minstens 30 minuten voor een test van beamer, geluid en betalingen.
Wanneer bestel je catering voor een duikbeurs?: Bestel de catering zodra de aanmeldingen redelijk stabiel zijn, meestal 5 tot 7 werkdagen vooraf. Houd een laatste bezoekers- en dieetwensentelling aan vóór je de definitieve aantallen doorgeeft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.