Organiser un Salon de la plongée, étape par étape

Commencez par bloquer la date et le lieu, puis construisez le salon autour des exposants, des intervenants et du programme des conférences. Les inscriptions visiteurs et exposants doivent être ouvertes assez tôt pour ajuster les stands, les badges et la restauration. Prévoyez ensuite la circulation, les branchements électriques et le matériel audiovisuel. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les informations pratiques envoyées aux exposants et l’installation de la table d’inscription.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Inviter les exposants
2 personnes
3
Inviter les intervenants
4
Ouvrir le formulaire d’inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier la promotion sur les forums de plongée
7
Publier des publications sur les réseaux sociaux
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer les exposants
11
Préparer le plan du stand
2 personnes
12
Établir le programme des conférences
2 personnes
13
Faire les réservations
14
Commander le catering
15
Commander les imprimés
16
Envoyer les informations aux exposants
17
Préparer les badges nominaux
2 personnes
18
Imprimer la liste des visiteurs
19
Faire les courses
2 personnes
20
Rassembler le matériel
3 personnes
21
Préparer la table d'inscription
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Marquer les emplacements
2 personnes
24
Installer les tables hautes
4 personnes
25
Installer des tables hautes
3 personnes
26
Aménager la salle de conférence
3 personnes
27
Brancher le matériel d'inscription
2 personnes
28
Installer la signalétique
2 personnes
29
Accueillir les exposants
3 personnes
30
Faire monter les exposants
4 personnes
31
Installer le matériel de plongée en toute sécurité
3 personnes
32
Mettre en place le point café
2 personnes
33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
34
Préparer les en-cas
2 personnes
35
Tester la technique de prise de parole
2 personnes
36
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

37
Ouvrir l’inscription
3 personnes
38
Accueillir les visiteurs
3 personnes
39
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
40
Distribuer les programmes
2 personnes
41
Soutenir les exposants
2 personnes
42
Accompagner la première prise de parole
2 personnes
43
Animer la deuxième lecture
2 personnes
44
Encadrer la troisième lecture
2 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Vérifier les toilettes
50
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
51
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

52
Faire démonter les stands
4 personnes
53
Emballer le matériel de plongée
3 personnes
54
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
55
Démonter la salle de conférence
3 personnes
56
Emballer le matériel d'enregistrement
2 personnes
57
Faire la vaisselle
2 personnes
58
Vider les glacières
2 personnes
59
Retirer la décoration
2 personnes
60
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
61
Nettoyer le lieu
3 personnes
62
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 20
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 10
Table d'inscription
Table de conférence

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portableqté 2
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 8
Caisse
Terminal de paiement
Tablettesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8

Décoration

Panneaux de standqté 20
Badges nominatifsqté 250
Porte-badgesqté 250
Drapeaux du salonqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 20
Brochures du programmeqté 250
Stylosqté 20
Bannières enroulablesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et confirmez la date au moins 4 à 6 mois avant le salon. Vérifiez dès ce moment la capacité de la salle, les horaires d’accès et le nombre de tables de stand disponibles.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme et les premiers exposants sont confirmés, idéalement 8 à 10 semaines avant l’événement. Demandez tout de suite les besoins alimentaires et les coordonnées utiles pour les badges.
Établissez le plan des stands avant de commander les supports imprimés. Gardez une largeur de passage d’au moins 1,20 m et prévoyez l’emplacement de la table d’inscription, des tables hautes et de la zone de conférence.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, le micro sans fil et l’enceinte au moins 24 heures avant l’ouverture. Comptez une rallonge et une multiprise par zone équipée, puis sécurisez chaque câble avec un passe-câble.
Envoyez aux exposants les horaires d’arrivée, leur emplacement et les consignes pratiques 7 jours avant le salon. Le jour J, installez d’abord les tables et les chaises, marquez les emplacements, puis préparez les badges, la liste des visiteurs et la caisse avant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Salon de la plongée ?: Commencez 4 à 6 mois avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer le lieu, recruter les exposants et intervenants, construire le programme et lancer les inscriptions au moins 8 semaines avant l’événement.
Combien de temps avant faut-il inviter les exposants ?: Envoyez une première invitation 12 à 16 semaines avant le salon, puis confirmez les participations environ 6 semaines avant. Demandez à chaque exposant ses besoins en table, chaise, électricité et signalétique.
Quand commander le catering pour un Salon de la plongée ?: Passez la commande définitive 10 à 14 jours avant l’événement, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Gardez une petite marge pour les inscriptions tardives et prévoyez les tasses, verres, assiettes et couverts en conséquence.
Que préparer la veille d’un Salon de la plongée ?: Installez ou contrôlez les tables, les chaises, les emplacements et le matériel audiovisuel la veille si le lieu l’autorise. Préparez aussi les badges nominatifs, la liste des visiteurs, la table d’inscription et un test complet des paiements au moins 2 heures avant l’ouverture.

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