Eine Tauchmesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Tauchmesse müssen Aussteller, Vorträge und Besucherregistrierung ineinandergreifen. Beginne deshalb mit Datum und Ort, bevor du Einladungen und das Anmeldeformular veröffentlichst. Plane anschließend Standflächen, Vortragsprogramm und Technik parallel, damit Beamer, Leinwand, Mikrofon und Stromanschlüsse rechtzeitig feststehen. Viele Veranstalter bestellen Drucksachen und Catering zu spät oder vergessen, Ausstellerinformationen gesammelt zu verschicken. Die Checkliste führt dich von der ersten Zusage bis zum vorbereiteten Registrierungstisch.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Standbetreiber einladen
2 Personen
- 3
Redner einladen
- 4
Anmeldeformular öffnen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Werbung in Tauchforen posten
- 7
Social-Media-Beiträge veröffentlichen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Standbetreiber bestätigen
- 11
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 12
Vortragsprogramm erstellen
2 Personen
- 13
Reservierungen vornehmen
- 14
Catering bestellen
- 15
Drucksachen bestellen
- 16
Informationen für Aussteller senden
- 17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 18
Besucherliste ausdrucken
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 21
Registrierungstisch vorbereiten
2 Personen
- 22
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 23
Standplätze markieren
2 Personen
- 24
Stehtische aufstellen
4 Personen
- 25
Stehtische aufstellen
3 Personen
- 26
Vortragsraum einrichten
3 Personen
- 27
Registrierungsgeräte anschließen
2 Personen
- 28
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 29
Aussteller empfangen
3 Personen
- 30
Aussteller mit dem Aufbau beginnen lassen
4 Personen
- 31
Tauchmaterialien sicher bereitstellen
3 Personen
- 32
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 33
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 34
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 35
Vortragstechnik testen
2 Personen
- 36
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 37
Registrierung öffnen
3 Personen
- 38
Besucher begrüßen
3 Personen
- 39
Namensschilder ausgeben
2 Personen
- 40
Programmhefte verteilen
2 Personen
- 41
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 42
Erste Lesung begleiten
2 Personen
- 43
Zweiten Vortrag begleiten
2 Personen
- 44
Dritten Vortrag begleiten
2 Personen
- 45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 46
Snacks servieren
2 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Mülleimer leeren
2 Personen
- 49
Toiletten kontrollieren
- 50
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 51
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 52
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
4 Personen
- 53
Tauchmaterialien einpacken
3 Personen
- 54
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 55
Vortragsraum abbauen
3 Personen
- 56
Registrierungsgeräte einpacken
2 Personen
- 57
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 58
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 59
Dekoration entfernen
2 Personen
- 60
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 61
Location reinigen
3 Personen
- 62
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StehtischeAnz. 20
- StühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 10
- Registrierungstisch
- Vortragstisch
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Tragbarer LautsprecherAnz. 2
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KabelmattenAnz. 8
- Kasse
- Kartenterminal
- TabletsAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
Dekoration
- StandbeschilderungAnz. 20
- NamensschilderAnz. 250
- BadgehalterAnz. 250
- MessefahnenAnz. 8
- WegweiserAnz. 12
- TischdeckenAnz. 20
- ProgrammhefteAnz. 250
- StifteAnz. 20
- Roll-Up-BannerAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- BesenAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst Datum, Ort und Kapazität fest. Plane die Standaufteilung erst, wenn du die erwartete Zahl der Standbetreiber kennst, und markiere die Standplätze vor dem Aufbau eindeutig.
- Öffne das Anmeldeformular früh und frage Ernährungswünsche direkt ab. Eine abschließende Teilnehmer- und Ausstellerzahl spätestens 10 bis 14 Tage vor der Messe erleichtert Catering, Namensschilder und Sitzplanung.
- Verschicke die Informationen für Aussteller mindestens 7 Tage vor dem Termin. Nenne darin Aufbauzeit, Standgröße, Ansprechpartner, Vortragstechnik und die Frist für letzte Änderungen.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und kabelloses Mikrofon am Veranstaltungsort mindestens einen Tag vorher. Lege Verlängerungskabel und Kabelmatten so aus, dass keine Laufwege zur Stolperfalle werden.
- Bereite den Registrierungstisch am Vorabend vor: Besucherliste, Namensschilder, Badgehalter, Tablets, Kasse und Kartenterminal gehören an einen festen Platz. Halte zusätzlich 10 bis 15 Prozent mehr Namensschilder als die erwartete Besucherzahl bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Tauchmesse organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum und den ersten Einladungen an Standbetreiber und Redner. Für Werbung, Anmeldungen, Standplan und Drucksachen bleiben so mehrere Wochen Puffer.
- Wann sollte das Anmeldeformular für eine Tauchmesse online gehen?
- Schalte es spätestens 6 bis 8 Wochen vor der Messe frei. Setze eine Anmeldefrist etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin, damit Catering, Besucherliste und Namensschilder rechtzeitig bestellt oder vorbereitet werden können.
- Wie viel Technik braucht man für Vorträge auf einer Tauchmesse?
- Plane mindestens einen Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, tragbaren Lautsprecher und ein kabelloses Mikrofon ein. Teste alles mindestens 24 Stunden vorher und halte zwei Verlängerungskabel sowie Kabelmatten für die Stromversorgung bereit.
- Wann muss das Catering für eine Tauchmesse bestellt werden?
- Bestelle das Catering etwa 10 bis 14 Tage vorher, sobald die Anmeldungen und Ernährungswünsche weitgehend feststehen. Rechne die endgültige Menge spätestens 3 bis 5 Tage vor der Messe nach und bestätige sie beim Anbieter.
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