Duikbeurs organiseren: praktische checklist

Een duikbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen standtafels en uitnodigingen regelen. Je plant tegelijk standhouders, sprekers, bezoekersregistratie, lezingen, catering en techniek. Begin met datum en locatie, open daarna het aanmeldformulier en werk toe naar een definitieve standindeling en programma. Controleer in de laatste week vooral de apparatuur, naamlabels, bezoekerslijst en standhoudersinformatie. Deze checklist zet alle voorbereidingen en de opbouw in een logische volgorde bij elkaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Standhouders uitnodigen
2 personen
Sprekers uitnodigen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op duikfora plaatsen
Socialmediaberichten publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouders bevestigen
Standindeling maken
2 personen
Lezingenprogramma opstellen
2 personen
Reserveringen maken
Catering bestellen
Drukwerk bestellen
Standhoudersinformatie versturen
Naamlabels voorbereiden
2 personen
Bezoekerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Registratietafel voorbereiden
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Standplaatsen markeren
2 personen
Standtafels opstellen
4 personen
Statafels plaatsen
3 personen
Lezingruimte inrichten
3 personen
Registratieapparatuur aansluiten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders laten opbouwen
4 personen
Duikmaterialen veilig opstellen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Lezingtechniek testen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Registratie openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Naamlabels uitdelen
2 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Eerste lezing begeleiden
2 personen
Tweede lezing begeleiden
2 personen
Derde lezing begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Standhouders laten afbouwen
4 personen
Duikmaterialen inpakken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Lezingruimte afbreken
3 personen
Registratieapparatuur inpakken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 20
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 10
Registratietafel
Lezingtafel

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Kabelmattenaantal 8
Kassa
Pinapparaat
Tabletsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Decoratie

Standbordjesaantal 20
Naambadgesaantal 250
Badgehoudersaantal 250
Beursvlaggenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 20
Programmafoldersaantal 250
Pennenaantal 20
Rolbannersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de standindeling pas definitief nadat de standhouders zijn bevestigd. Markeer elke standplaats op de vloer en stuur de indeling samen met praktische informatie naar alle deelnemers.
Plan lezingen met voldoende wisseltijd. Reserveer per spreker niet alleen spreektijd, maar ook minimaal 10 minuten voor vragen, zaalwissel en controle van laptop, beamer en microfoon.
Open de bezoekersaanmelding vroeg genoeg om dieetwensen en reserveringen te verzamelen. Controleer de lijst uiterlijk 2 dagen vooraf en druk een actuele versie af voor de registratietafel.
Test de techniek vóór de deuren opengaan: laptop, beamer, projectiescherm, speaker en draadloze microfoon. Leg verlengkabels en stekkerdozen vooraf klaar en werk kabels weg met kabelmatten.
Begin de opbouw met tafels en stoelen en richt daarna registratie, catering en lezingen in. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen pas neer nadat de stroompunten en looproutes zijn gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik standhouders voor een duikbeurs uitnodigen?: Nodig standhouders bij voorkeur 8 tot 12 weken vóór de beurs uit. Vraag direct om bevestiging, benodigde tafelruimte en eventuele technische wensen, zodat je de standindeling tijdig kunt maken.
Hoeveel dagen vooraf moet ik de catering voor een duikbeurs bestellen?: Bestel de catering minimaal 7 dagen vooraf en verwerk dieetwensen zodra de aanmeldingen binnen zijn. Controleer de definitieve aantallen 2 tot 3 dagen vóór de beurs.
Wanneer moet ik het lezingenprogramma van een duikbeurs vastleggen?: Leg het programma uiterlijk 3 weken vooraf vast. Stuur sprekers daarna de aanvangstijd, duur, locatie en beschikbare apparatuur, zodat laptop, beamer en microfoon op tijd getest kunnen worden.
Wat moet ik op de ochtend van een duikbeurs controleren?: Controleer minimaal 2 uur vóór opening de standplaatsen, registratie, bezoekerslijst, naamlabels, betaalapparatuur en alle presentatietechniek. Loop daarna de catering, stroompunten en bewegwijzering nog één keer na.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.