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Tauchmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Tauchmesse braucht frühzeitig feste Zusagen, einen klaren Standplan und funktionierende Technik. Zuerst stehen Termin, Ort, Aussteller und Referenten fest; danach folgen Anmeldung, Werbung und Vortragsprogramm. In den letzten Wochen prüfst du Teilnehmerzahlen, Ernährungswünsche, Drucksachen und Catering. Am Veranstaltungstag zählen ein vorbereiteter Registrierungstisch, markierte Standplätze und ein Technikcheck für Laptop, Beamer, Mikrofon und Lautsprecher.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Standbetreiber einladen

    2 Personen

  • Redner einladen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung in Tauchforen posten

  • Social-Media-Beiträge veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standbetreiber bestätigen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Vortragsprogramm erstellen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Catering bestellen

  • Drucksachen bestellen

  • Informationen für Aussteller senden

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Besucherliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch vorbereiten

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Standplätze markieren

    2 Personen

  • Stehtische aufstellen

    4 Personen

  • Stehtische aufstellen

    3 Personen

  • Vortragsraum einrichten

    3 Personen

  • Registrierungsgeräte anschließen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller mit dem Aufbau beginnen lassen

    4 Personen

  • Tauchmaterialien sicher bereitstellen

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Vortragstechnik testen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Registrierung öffnen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    2 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Erste Lesung begleiten

    2 Personen

  • Zweiten Vortrag begleiten

    2 Personen

  • Dritten Vortrag begleiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen

    4 Personen

  • Tauchmaterialien einpacken

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Vortragsraum abbauen

    3 Personen

  • Registrierungsgeräte einpacken

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StehtischeAnz. 20
  • StühleAnz. 80
  • StehtischeAnz. 10
  • Registrierungstisch
  • Vortragstisch

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Tragbarer LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • KabelmattenAnz. 8
  • Kasse
  • Kartenterminal
  • TabletsAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8

Dekoration

  • StandbeschilderungAnz. 20
  • NamensschilderAnz. 250
  • BadgehalterAnz. 250
  • MessefahnenAnz. 8
  • WegweiserAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 20
  • ProgrammhefteAnz. 250
  • StifteAnz. 20
  • Roll-Up-BannerAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lade Standbetreiber und Referenten nicht erst mit der allgemeinen Einladung ein. Bitte um eine verbindliche Rückmeldung mit Standbedarf beziehungsweise Vortragsthema und Technikbedarf.
  • Öffne das Anmeldeformular früh und erfasse Ernährungswünsche direkt mit. Bestelle das Catering erst nach einer Zwischenbilanz und plane danach eine letzte Korrektur ein.
  • Erstelle den Standplan vor dem Versand der Ausstellerinformationen. Markiere jeden Standplatz vor dem Einlass und lege Standbeschilderung sowie Messefahnen schon am Vortag bereit.
  • Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und kabelloses Mikrofon mindestens 60 Minuten vor dem ersten Vortrag. Sichere Verlängerungskabel mit Kabelmatten, damit keine Stolperstellen entstehen.
  • Bereite Registrierungstisch, Namensschilder, Badgehalter, Besucherliste, Kasse und Kartenterminal gemeinsam vor. Lege zusätzlich Tablets, Wechselgeld und die wichtigsten Ausstellerinformationen an einem festen Platz bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Tauchmesse organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Aussteller- und Referentenanfragen. So bleiben etwa 4 bis 6 Wochen für Anmeldungen, Werbung und die Erstellung des Vortragsprogramms.
Wann sollte das Catering für eine Tauchmesse bestellt werden?
Bestelle das Catering etwa 10 bis 14 Tage vor der Messe, sobald die Anmeldezahlen belastbar sind. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher und melde die finale Personenzahl dem Caterer.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Tauchmesse?
Plane für den Aufbau mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Tische, Stühle, Stehtische, Standplätze und Registrierung sollten mindestens 60 Minuten vor dem Einlass fertig sein.
Wann sollte die Technik für die Vorträge geprüft werden?
Führe einen vollständigen Test am Vortag und nochmals 60 Minuten vor Beginn durch. Prüfe dabei Bild, Ton, Mikrofon, Stromversorgung und alle Präsentationen mit dem tatsächlich verwendeten Laptop.

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