Checklist pour organiser un salon de la plongée
Un salon de la plongée demande une préparation coordonnée entre exposants, intervenants, visiteurs et équipe d’accueil. Cette checklist rassemble les 62 tâches et les 42 éléments à prévoir, depuis la confirmation du lieu jusqu’à l’installation des stands. Le programme des conférences, les besoins alimentaires et les moyens de paiement doivent être verrouillés avant les derniers jours. Vous évitez ainsi les badges manquants, les branchements improvisés et les informations incomplètes envoyées aux exposants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Inviter les exposants
2 personnes
Inviter les intervenants
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les forums de plongée
Publier des publications sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
Préparer le plan du stand
2 personnes
Établir le programme des conférences
2 personnes
Faire les réservations
Commander le catering
Commander les imprimés
Envoyer les informations aux exposants
Préparer les badges nominaux
2 personnes
Imprimer la liste des visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Installer les tables hautes
4 personnes
Installer des tables hautes
3 personnes
Aménager la salle de conférence
3 personnes
Brancher le matériel d'inscription
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Faire monter les exposants
4 personnes
Installer le matériel de plongée en toute sécurité
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Tester la technique de prise de parole
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
Ouvrir l’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Accompagner la première prise de parole
2 personnes
Animer la deuxième lecture
2 personnes
Encadrer la troisième lecture
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
Suivi
Faire démonter les stands
4 personnes
Emballer le matériel de plongée
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter la salle de conférence
3 personnes
Emballer le matériel d'enregistrement
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de standqté 20
- Chaisesqté 80
- Tables hautesqté 10
- Table d'inscription
- Table de conférence
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Enceinte portableqté 2
- Micro sans filqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 10
- Passe-câblesqté 8
- Caisse
- Terminal de paiement
- Tablettesqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 100
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Cuillères de serviceqté 8
Décoration
- Panneaux de standqté 20
- Badges nominatifsqté 250
- Porte-badgesqté 250
- Drapeaux du salonqté 8
- Panneaux indicateursqté 12
- Nappesqté 20
- Brochures du programmeqté 250
- Stylosqté 20
- Bannières enroulablesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balayette et pelleqté 2
- Balaiqté 2
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date et le lieu avant d’inviter les exposants et les intervenants : prévoyez ensuite une relance au moins 2 semaines avant le salon pour obtenir les confirmations définitives.
- Ouvrez les inscriptions assez tôt pour traiter les demandes au fur et à mesure. Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et transmettez le nombre final au traiteur au plus tard 5 jours avant l’événement.
- Finalisez le programme des conférences avant d’imprimer les supports et d’envoyer les informations aux exposants. Pour chaque intervention, vérifiez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable et le micro sans fil.
- Préparez les badges nominatifs et la liste des visiteurs au moins 2 jours avant l’ouverture. Gardez quelques porte-badges vierges et une solution pour les inscriptions de dernière minute à la table d’accueil.
- Faites l’installation en deux temps : marquez d’abord les emplacements, puis placez tables, chaises, tables hautes et panneaux de stand. Testez les rallonges, multiprises, passe-câbles, terminal de paiement et enceinte avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un salon de la plongée ?
- Commencez au moins 3 mois avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, inviter les exposants et intervenants, ouvrir les inscriptions, puis établir le programme des conférences.
- Quand confirmer les exposants d’un salon de la plongée ?
- Demandez une première réponse dès l’envoi des invitations, puis faites une confirmation définitive 2 à 3 semaines avant le salon. Utilisez cette échéance pour finaliser le plan des stands, les badges et les besoins techniques.
- Combien de temps prévoir pour installer les stands ?
- Prévoyez au minimum 3 heures avant l’ouverture au public pour installer les tables, chaises, tables hautes, panneaux et branchements. Ajoutez 30 minutes pour tester la sonorisation, la projection et les terminaux de paiement.
- Quand commander le traiteur et les imprimés ?
- Commandez les imprimés environ 10 jours avant le salon, après validation du programme et des informations exposants. Confirmez le traiteur 5 jours avant, avec le nombre de repas et les besoins alimentaires recueillis.
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