Checklist voor een dubbel verjaardagsfeest organiseren

Een dubbel verjaardagsfeest vraagt om dezelfde basis als één verjaardag, maar je regelt wel twee jarigen, twee keer cadeaus en vaak meer gasten tegelijk. Begin met de uitnodigingen en aanmeldingen, zodat je de hoeveelheid eten, drinken, stoelen en servies kunt bepalen. Verzamel dieetwensen uiterlijk een week vooraf en werk op de dag zelf van ruimte-indeling naar ontvangst. Met een aparte cadeautafel, duidelijke drankpunten en een voorbereid koffie- en theepunt voorkom je de meeste last-minute problemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Taart bestellen
Muziek afspeellijst maken
Spelletjes klaarzetten
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Taarten ophalen
Locatie ventileren
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Buffet inrichten
2 personen
Bar inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Cadeautafel klaarzetten
Muziek aansluiten
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten

Event

Gasten verwelkomen
2 personen
Jassen aannemen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Verjaardagstaart aansnijden
2 personen
Taart serveren
2 personen
Cadeaus verzamelen
Spelletjes begeleiden
2 personen
Muziek en volume beheren
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Apparatuur opbergen
Overgebleven eten koelen
Boodschappen en spullen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Garderoberek
Cadeautafel

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare glazenaantal 50
Herbruikbare koffiekopjesaantal 30
Herbruikbaar bestekaantal 45
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4
Taartscheppenaantal 2
Kannenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 2
Stekkerdozenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Mengkommenaantal 3
Koekjestrommelsaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 60
Ballonnenpomp
Slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 3

Spelmateriaal

Gezelschapsspellenaantal 5
Kaartspellenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen minimaal 3 weken vooraf en verwerk aanmeldingen doorlopend. Vraag meteen naar dieetwensen, zodat je uiterlijk 7 dagen voor het feest weet hoeveel aangepaste hapjes of taart nodig zijn.
Plan de boodschappen op basis van het definitieve aantal gasten. Zet dranken minstens 3 uur voor aanvang koud; gebruik koelboxen als niet alles in één koelkast past.
Maak hapjes, dips, groenten en fruit zoveel mogelijk eerder op de dag klaar. Leg serveerschalen en serveerlepels vervolgens bij elkaar, zodat je tijdens het feest niet meer hoeft te zoeken.
Richt twee herkenbare plekken in: een cadeautafel voor beide jarigen en een koffie- en theepunt met koffiezetapparaat, waterkoker, kopjes en lepels. Zet het taartmes pas klaar wanneer de verjaardagstaarten worden aangesneden.
Controleer 60 minuten voor aanvang de praktische punten: tafels en stoelen, verlichting, muziek, afvalpunten en toiletbenodigdheden. Leg verlengkabels veilig langs de rand en houd de entree vrij voor jassen en cadeaus.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een dubbel verjaardagsfeest organiseren?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met de datum, locatie en gastenlijst. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor het feest en sluit de aanmeldingen bij voorkeur 7 dagen vooraf.
Hoeveel eten moet ik voorzien voor een dubbel verjaardagsfeest?: Reken per volwassen gast op 6 tot 8 hapjes als er ook taart wordt geserveerd. Maak voor kinderen ongeveer 4 tot 6 hapjes per persoon en houd bij dieetwensen enkele extra porties achter de hand.
Wanneer moet ik de taart en hapjes klaarzetten?: Zet de taarten ongeveer 30 minuten voor het aansnijden klaar, zodat ze niet onnodig lang buiten de koeling staan. Bereid koude hapjes eerder op de dag en zet ze in kleine hoeveelheden neer; vul na wanneer dat nodig is.
Hoeveel stoelen en glazen heb ik nodig voor een dubbel verjaardagsfeest?: Voorzie voor iedere aangemelde gast een stoel en minimaal één glas, plus ongeveer 10 procent reserve. Bij 30 gasten betekent dat 33 stoelen en 33 glazen; voor koffie en taart heb je daarnaast gebaksbordjes en koffiekopjes nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.