Duatlon organiseren: checklist van voorbereiding tot start

Een duatlon organiseren vraagt meer dan een fiets- en loopparcours uitzetten. Je moet vroeg beginnen met vergunningen, verkeersmaatregelen, verzekering en reserveringen voor de locatie. Daarna volgen inschrijvingen, vrijwilligers, tijdwaarneming en duidelijke deelnemersinformatie. In de laatste week draait alles om startnummers, routeborden, portofoons, EHBO en een controle van het parcours. Gebruik deze checklist om de 76 taken in een logische volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en parcours vastleggen
2 personen
Locatie en startgebied reserveren
Vergunningen en meldingen aanvragen
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
Verzekering controleren
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersposten indelen
2 personen
Verkeersregelaars inplannen
2 personen
EHBO-contact vastleggen
Tijdwaarneming regelen
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Parcours digitaal publiceren
Weersverwachting controleren
Reserveringen bevestigen
Startlijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
3 personen
Startnummers en polsbandjes sorteren
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Tijdwaarneming testen
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Dranken koelen
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Fietsenstalling afzetten
2 personen
Wisselzone inrichten
4 personen
Loopparcours markeren
4 personen
Fietsparcours markeren
4 personen
Verkeersposten inrichten
3 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen
Routecontrole uitvoeren
3 personen

Event

Inschrijving openen
3 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Fietsen controleren
2 personen
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
Startsein geven
2 personen
Parcoursbewaking uitvoeren
12 personen
Tijden registreren
3 personen
Wisselzone bewaken
3 personen
Waterpunten bemannen
4 personen
EHBO-stand bemannen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Finishers registreren
3 personen
Deelnemers opvangen
3 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Buffet en drank verzorgen
3 personen
Muziek en omroep verzorgen
Fietsenstalling bewaken
2 personen
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Routeborden verzamelen
4 personen
Verkeersmaatregelen afbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Servies en apparatuur afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Geleende materialen retourneren
2 personen
Borg en sleutels afhandelen
Administratie afsluiten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6

Sportmateriaal

Start- en finishboog
Verkeerskegelsaantal 80
Afzethekkenaantal 20
Routepijlenaantal 45
Kilometerbordenaantal 12
Wisselzonestickersaantal 120
Startnummersaantal 130
Startnummerbandenaantal 130
Polsbandjesaantal 130
Medaillelintenaantal 120
Podiumblokkenaantal 3
Prijstrofeeënaantal 12

Apparatuur

Tijdwaarnemingsset
Laptop
Printer
Portofoonsaantal 10
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 60

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Serveerbladenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 20
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Bannersaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 10
Schoonmaakemmersaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, parcours en startgebied eerst vast. Reserveer de locatie voordat je het inschrijfformulier publiceert en stem daarna verkeersmaatregelen en vergunningen af.
Plan vrijwilligers per post en reserveer verkeersregelaars ruim vooraf. Maak per post een briefing en zorg dat portofoons en route-instructies uiterlijk vóór de wedstrijddag zijn verdeeld.
Stuur deelnemersinformatie niet pas op de ochtend zelf. Deel het parcours digitaal, leg de wisselzone uit en vermeld wanneer deelnemers hun startnummer en polsbandje ophalen.
Test de tijdwaarnemingsset, laptop en printer vooraf op dezelfde plek waar je ze gebruikt. Neem verlengkabels en stekkerdozen mee; die worden bij start- en finishlocaties vaak te laat geregeld.
Controleer in de laatste 24 uur de weersverwachting en bevestig alle reserveringen. Sorteer startnummers, routepijlen, kilometerborden en wisselzonestickers per onderdeel, zodat de opbouw snel verloopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een duatlon organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. Vergunningen, verkeersmaatregelen, locatie, verzekering en vrijwilligers kunnen meerdere weken vragen; publiceer de inschrijving pas nadat de basis is bevestigd.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een duatlon?: Dat hangt af van het parcours en het aantal kruisingen, maar maak per verkeerspost, wisselzone, inschrijving, tijdwaarneming en EHBO minimaal één verantwoordelijke. Plan daarnaast een kleine reserveploeg voor uitval op de wedstrijddag.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een duatlon?: Stuur de praktische informatie 7 tot 10 dagen voor de wedstrijd en werk wijzigingen uiterlijk 48 uur vooraf bij. Vermeld starttijd, startnummer, wisselzone, parcours, parkeren en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Hoeveel drank moet ik voorzien bij een duatlon?: Reken als startpunt op 2 tot 3 bekers water of sportdrank per deelnemer bij de finish, plus extra voor vrijwilligers en warme omstandigheden. Zet koelboxen en herbruikbare bekers ruim vóór de start klaar en controleer de voorraad na het eerste uur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.