Organiser un duathlon sans rien oublier

Un duathlon demande plus qu’un parcours et une ligne de départ. Il faut verrouiller les autorisations, la circulation, les bénévoles, le chronométrage et les zones de transition dans le bon ordre. Cette checklist couvre les préparatifs jusqu’aux dernières vérifications avant l’accueil des participants. Utilise-la pour savoir quoi confirmer plusieurs semaines à l’avance, puis quoi contrôler la veille et le matin de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le parcours
2 personnes
Réserver le site et la zone de départ
Demander les autorisations et les déclarations
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
Vérifier l’assurance
Établir le règlement du concours
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les postes de bénévoles
2 personnes
Prévoir des agents de circulation
2 personnes
Consigner le contact de premiers secours
Gérer le chronométrage
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Publier le parcours en ligne
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les réservations
Imprimer la liste de départ
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Trier les dossards et les bracelets
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Refroidir les boissons
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Balisage du parking à vélos
2 personnes
Aménager la zone de transition
4 personnes
Baliser le parcours de course
4 personnes
Marquer le parcours cycliste
4 personnes
Aménager les postes de circulation
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes
Effectuer un contrôle du parcours
3 personnes

Événement

Ouvrir les inscriptions
3 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Vérifier les vélos
2 personnes
Accompagner les participants au départ
3 personnes
Donner le signal de départ
2 personnes
Assurer la surveillance du parcours
12 personnes
Enregistrement des horaires
3 personnes
Surveiller la zone de transition
3 personnes
Tenir les points d’eau
4 personnes
Tenir le stand de premiers secours
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
S’occuper du buffet et des boissons
3 personnes
Assurer la musique et les annonces
Surveiller le parking à vélos
2 personnes
Enregistrer les derniers participants au départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes
Déployer les mesures de circulation
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
Laver la vaisselle et l'équipement
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer la caution et les clés
Clôturer l’administration

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 40
Tables de bièreqté 6

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Cônes de signalisationqté 80
Barrières de sécuritéqté 20
Flèches de directionqté 45
Bornes kilométriquesqté 12
Autocollants des zones de changementqté 120
Numéros de départqté 130
Bracelets de dossardqté 130
Braceletsqté 130
Rubans de médailleqté 120
Blocs de podiumqté 3
Trophéesqté 12

Équipement

Kit de chronométrage
Ordinateur portable
Imprimante
Talkies-walkiesqté 10
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Plateaux de serviceqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Bannièresqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Poubellesqté 10
Seaux de nettoyageqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commence par le parcours et les autorisations : fixe la date, réserve la zone de départ et lance les déclarations avant de communiquer largement l’événement. Les mesures de circulation et les agents nécessaires dépendent directement du tracé.
Prévois les bénévoles par poste, pas seulement en nombre total. Désigne au minimum un responsable pour les transitions, un pour le départ-arrivée, un pour le ravitaillement et un contact joignable pour les secours.
Envoie les informations pratiques aux participants avant la course : horaires, parcours, numéros de départ, zones de transition et consignes. Publie aussi le parcours en ligne afin de limiter les questions de dernière minute.
Teste le chronométrage avant l’ouverture des inscriptions finales. Vérifie le kit de chronométrage, l’ordinateur, l’imprimante, les rallonges et les talkies-walkies, puis imprime une liste de départ de secours.
La veille, regroupe les dossards, bracelets, flèches, cônes, barrières et panneaux par zone d’utilisation. Contrôle la météo et confirme chaque réservation : une tente, une arche ou une sonorisation manquante est difficile à remplacer le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un duathlon ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour un duathlon avec circulation, autorisations, inscriptions et bénévoles. Un parcours plus complexe ou soumis à plusieurs autorités peut demander davantage de délai.
Quand faut-il demander les autorisations pour un duathlon ?: Dépose les demandes dès que la date et le parcours sont fixés, idéalement 8 semaines avant l’épreuve. Les mesures de circulation, l’assurance et les contacts de secours doivent être clarifiés avant l’ouverture des inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il pour un duathlon ?: Le nombre dépend du parcours et des croisements, mais répartis les bénévoles par poste au moins 2 à 3 semaines avant la course. Ajoute des agents de circulation à chaque point exposé et garde quelques personnes en réserve pour les absences.
Que préparer la veille d’un duathlon ?: Prépare la veille les dossards, bracelets, panneaux, cônes, barrières, zones de transition et matériel de chronométrage. Fais aussi un dernier contrôle météo et confirme les réservations afin de garder le matin de la course pour l’installation et le briefing.

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