Duathlon organisieren: Die Checkliste für einen reibungslosen Wettkampftag

Ein Duathlon braucht deutlich mehr Vorbereitung als nur eine Lauf- und eine Radstrecke. Lege zuerst Datum, Strecke und Startbereich fest, bevor du Genehmigungen, Verkehrssicherung und Helfer planst. Danach folgen Anmeldung, Reglement, Zeitnahme und Teilnehmerinformationen. In den letzten Tagen zählen vor allem überprüfte Reservierungen, sortierte Startnummern, beschilderte Wechselzonen und ein klarer Aufbauplan für Start und Ziel.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Strecke festlegen
2 Personen
Location und Startbereich reservieren
Genehmigungen und Meldungen beantragen
Verkehrsmaßnahmen abstimmen
2 Personen
Versicherung prüfen
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwilligeneinsätze einteilen
2 Personen
Verkehrsregelungskräfte einplanen
2 Personen
Erste-Hilfe-Kontakt festhalten
Zeitnahme organisieren
2 Personen
Startnummern zuweisen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Parcours digital veröffentlichen
Wettervorhersage prüfen
Reservierungen bestätigen
Startliste drucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien abholen
3 Personen
Startnummern und Armbänder sortieren
2 Personen
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Zeitnahme testen
2 Personen
Erste-Hilfe-Material prüfen
Getränke kühlen
2 Personen
Gelände inspizieren
3 Personen
Start- und Zielbogen aufstellen
3 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Fahrradabstellplatz absperren
2 Personen
Wechselzone einrichten
4 Personen
Laufstrecke markieren
4 Personen
Fahrradparcours markieren
4 Personen
Verkehrsposten einrichten
3 Personen
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Volunteer-Briefing geben
3 Personen
Streckenkontrolle durchführen
3 Personen

Event

Anmeldung öffnen
3 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Fahrräder kontrollieren
2 Personen
Teilnehmer zum Start begleiten
3 Personen
Startsignal geben
2 Personen
Streckenbewachung durchführen
12 Personen
Zeiten erfassen
3 Personen
Wechselzone bewachen
3 Personen
Wasserstellen besetzen
4 Personen
Erste-Hilfe-Stand besetzen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
Teilnehmer empfangen
3 Personen
Ergebnisse prüfen
2 Personen
Preise bereitstellen
2 Personen
Preisverleihung betreuen
3 Personen
Buffet und Getränke betreuen
3 Personen
Musik und Durchsagen betreuen
Fahrradständer bewachen
2 Personen
Letzte Teilnehmer auschecken
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiser einsammeln
4 Personen
Verkehrsmaßnahmen abbauen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Sportgeräte sammeln
3 Personen
Geschirr und Geräte abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Teilnehmer verabschieden
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Kaution und Schlüssel abwickeln
Abrechnung abschließen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 40
BiertischeAnz. 6

Sportmaterial

Start- und Zielbogen
VerkehrskegelAnz. 80
AbsperrgitterAnz. 20
WegweiserAnz. 45
KilometerschilderAnz. 12
Wechselzonen-AufkleberAnz. 120
StartnummernAnz. 130
StartnummernbänderAnz. 130
ArmbänderAnz. 130
MedaillenbänderAnz. 120
BühnenblöckeAnz. 3
PreistrophäenAnz. 12

Ausstattung

Zeitmessset
Laptop
Drucker
FunkgeräteAnz. 10
Beschallungsanlage
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60

Küche

WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermokannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
ServiertablettsAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 20
SicherheitswestenAnz. 20
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BannerAnz. 6

Reinigung

BesensetsAnz. 3
MülleimerAnz. 10
PutzeimerAnz. 3

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Strecke früh genug, damit Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen nicht gleichzeitig mit der Anmeldung erledigt werden müssen. Prüfe außerdem, ob Lauf- und Radabschnitte an der Wechselzone eindeutig zusammenpassen.
Teile freiwillige Helfer nach konkreten Einsatzorten ein: Wechselzone, Streckenposten, Start und Ziel sowie Verkehrssicherung. Halte für jede Position eine Ansprechperson und eine erreichbare Erste-Hilfe-Kontaktperson fest.
Verschicke Teilnehmerinformationen nicht erst am Vortag. Strecke, Reglement, Startzeit, Startnummern, Wechselzone und Hinweise zur Anreise sollten spätestens einige Tage vor dem Duathlon vorliegen.
Sortiere Startnummern, Startnummernbänder und Armbänder vor dem Aufbau nach Startliste. So vermeidest du lange Schlangen bei der Ausgabe und erkennst fehlende Anmeldungen früher.
Plane für Zeitnahme, Lautsprecher, Laptop und Drucker einen festen Platz mit Stromversorgung. Teste Funkgeräte, Zeitmessset und Beschallungsanlage vor dem ersten Start und lege Verlängerungskabel außerhalb von Laufwegen aus.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Duathlon organisieren?: Beginne mehrere Monate vor dem Termin mit Datum, Strecke, Startbereich und Genehmigungen. Anmeldung, Helferplanung und Verkehrssicherung sollten spätestens einige Wochen vorher stehen.
Was muss ich für die Wechselzone beim Duathlon vorbereiten?: Markiere die Wechselplätze eindeutig und beschrifte Ein- und Ausgänge mit Wechselzonen-Aufklebern und Wegweisern. Stelle Absperrgitter, Verkehrskegel und gut sichtbare Streckenhinweise vor dem Aufbau der übrigen Bereiche bereit.
Wie viele Helfer braucht ein Duathlon?: Die Zahl hängt von Streckenlänge, Teilnehmerzahl und Zahl der gesicherten Kreuzungen ab. Plane mindestens eine verantwortliche Person für Start und Ziel, eine für die Wechselzone, Helfer an jeder kritischen Verkehrs- oder Streckenstelle sowie eine Reserve ein.
Wann sollte die Zeitnahme getestet werden?: Teste das Zeitmessset, den Laptop und den Drucker spätestens am Vortag vollständig. Am Veranstaltungstag sollte vor dem Einlass der Teilnehmer ein zweiter Funktionstest mit Stromversorgung und Ersatzlösung erfolgen.

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