Duatlon organiseren: checklist en planning

Een duatlon organiseren vraagt meer dan een fiets- en loopparcours uitzetten. Je regelt tegelijk vergunningen, verkeersveiligheid, tijdregistratie, vrijwilligers, deelnemerscommunicatie en materiaal voor start, wisselzone en finish. Begin met locatie, parcours en veiligheidsplan en werk daarna toe naar inschrijving en wedstrijdinformatie. In de laatste week draait alles om controle: deelnemerslijst, startgroepen, routebordjes, chips, portofoons en de weersverwachting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergunning aanvragen
Parcours voorlopig uitzetten
3 personen
Verkeersplan opstellen
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Verzekering controleren
Start- en finishlocatie reserveren
Tijdregistratie reserveren
Verkeersregelaars vastleggen
EHBO-bezetting vastleggen
Vrijwilligers werven
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Wedstrijdinformatie publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers en chips bestellen
Medailles bestellen
Catering reserveren
Parcourscontrole uitvoeren
3 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Briefingdocument maken
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst definitief maken
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Routebordjes voorbereiden
2 personen
Startpakketten samenstellen
4 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materiaal ophalen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Fietsenrekken klaarzetten
3 personen
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
Wedstrijdtent opbouwen
4 personen
Registratietafels opstellen
3 personen
Tafels voor verzorging opstellen
3 personen
Parcoursbordjes plaatsen
6 personen
Verkeershekken plaatsen
6 personen
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Tijdregistratie testen
2 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen
Startpakketten klaarleggen
3 personen
Kleedruimtes aanduiden
2 personen
Verzorgingspost vullen
3 personen
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

Registratie openen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Deelnemers naar wisselzone begeleiden
2 personen
Openingsbriefing verzorgen
2 personen
Eerste loopstart begeleiden
4 personen
Fietsparcours bewaken
10 personen
Loopparcours bewaken
8 personen
Wisselzone bewaken
4 personen
Verzorgingspost bemannen
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Deelnemers opvangen bij finish
4 personen
Medailles uitreiken
3 personen
Finishfoto's maken
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Eindmededelingen omroepen
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
Finishregistratie afsluiten
2 personen

Nazorg

Parcoursbordjes verwijderen
6 personen
Verkeershekken verwijderen
6 personen
Wisselzone afbreken
4 personen
Fietsenrekken afbreken
3 personen
Tenten en bogen afbreken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materiaal sorteren
3 personen
Tijdregistratiemateriaal veiligstellen
2 personen
Materiaal retourneren
3 personen
Restanten opruimen
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers informeren
Gevonden voorwerpen verwerken
Schade en incidenten registreren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 30
Fietsenrekkenaantal 120
Afzethekkenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 80
Statafelsaantal 4

Apparatuur

Start- en finishboog
Omroepinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare werklampenaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 120
Startnummerbandenaantal 120
Tijdregistratiechipsaantal 120
Chipbandjesaantal 120
Routebordjesaantal 60
Pijlbordenaantal 30
Vloermattenaantal 20
Reservefietspompenaantal 4
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Prijzencupsaantal 12
Medaillesaantal 120
Linten voor winnaarsaantal 12
Finishlint
Markeerstiftenaantal 20
Stoepkrijtaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
AED
Veiligheidshesjesaantal 30
Verkeersregelaarsbordenaantal 12
Zaklampenaantal 8
Regendekensaantal 10
Reddingsdekensaantal 20
Handgelaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 180
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Krattenaantal 20
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 6
Waterkannenaantal 8
IJscontainersaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Podiumdoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Pionlintaantal 10

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Afvalgrijpersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Regel vergunning, verzekering en verkeersplan ruim vóór de inschrijving opent. Leg het parcours voorlopig uit en controleer daarna of verkeersregelaars, afzethekken en verkeerskegels op alle kritieke punten passen.
Reserveer tijdregistratie en bestel startnummers, chips en chipbandjes zodra het verwachte deelnemersaantal bekend is. Houd een kleine reserve aan voor beschadigde of niet-uitgedeelde materialen.
Plan de vrijwilligers niet alleen voor start en finish, maar ook voor de wisselzone, kruisingen, bevoorrading, parcourscontrole en materiaalopbouw. Maak één briefingdocument met post, meldtijd, portofoonkanaal en noodprocedure.
Controleer het parcours uiterlijk de dag vóór de wedstrijd opnieuw. Plaats routebordjes en pijlborden zo dat deelnemers vóór elke afslag kunnen bijsturen, en leg reservebordjes, fietspompen en fietsgereedschapssets klaar.
Test omroepinstallatie, draadloze microfoons, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen vóór de deelnemers arriveren. Neem oplaadbare werklampen en megafonen mee voor een donkere of rumoerige start- en finishlocatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een duatlon organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met locatie, vergunning, verzekering en parcours. Start de deelnemersinschrijving pas nadat de belangrijkste veiligheids- en verkeersafspraken zijn bevestigd.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een duatlon?: Reken naast de organisatiekern op minimaal 1 vrijwilliger per bemande kruising en extra mensen voor wisselzone, start, finish, registratie en parcourscontrole. Maak de definitieve indeling zodra de deelnemerslijst en startgroepen vaststaan, meestal 1 tot 2 weken vooraf.
Wanneer moet ik de startgroepen en deelnemerslijst definitief maken?: Maak de deelnemerslijst ongeveer 7 dagen vóór de wedstrijd definitief en deel daarna de startgroepen in. Controleer op dat moment ook dieetwensen, startnummers, chips en eventuele ontbrekende gegevens.
Wat moet ik de dag voor een duatlon controleren?: Controleer het volledige parcours, de routebordjes, afzettingen, fietsenrekken, tijdregistratie en de stroom voor omroep en verlichting. Leg start- en finishmateriaal, portofoons en briefingdocumenten uiterlijk de avond ervoor per locatie klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.