Organiser un duathlon : la checklist complète

Un duathlon demande de coordonner deux disciplines, plusieurs zones de transition et une circulation sûre sur tout le parcours. Commence par les autorisations, l’assurance et le plan de sécurité, puis réserve le départ, l’arrivée et le chronométrage. Les inscriptions, les bénévoles et le briefing se finalisent dans les dernières semaines. Cette checklist de 79 tâches et 65 équipements t’aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui bloquent souvent l’événement au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Demander une autorisation
Tracer le parcours provisoirement
3 personnes
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Vérifier l’assurance
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Réserver le chronométrage
Prévoir des agents de circulation
Assurer la présence des secours
Recruter des bénévoles
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les informations du match
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les dossards et les puces
Commander des médailles
Réserver le catering
Effectuer le contrôle du parcours
3 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Créer le document de briefing
Vérifier les prévisions météo
Finaliser la liste des participants
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Installer les râteliers à vélos
3 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Monter la tente de compétition
4 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Installer les tables de soins
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
Installer des barrières de circulation
6 personnes
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer les kits de départ
3 personnes
Indiquer les vestiaires
2 personnes
Remplir le poste de secours
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir l’inscription
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Accompagner les participants vers la zone de transition
2 personnes
Assurer le briefing d’ouverture
2 personnes
Encadrer le départ de la première course
4 personnes
Surveiller le parcours vélo
10 personnes
Surveiller le parcours
8 personnes
Surveiller la zone de transition
4 personnes
Assurer le poste de secours
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Accueillir les participants à l'arrivée
4 personnes
Remettre les médailles
3 personnes
Prendre les photos de fin
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Annoncer les dernières consignes
Accompagner les derniers participants
4 personnes
Clôturer l’enregistrement de l’arrivée
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de parcours
6 personnes
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
Démonter la zone de transition
4 personnes
Démonter les porte-vélos
3 personnes
Démonter les tentes et les arches
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Trier le matériel
3 personnes
Sécuriser le matériel de chronométrage
2 personnes
Retourner le matériel
3 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Publier les résultats
Informer les participants
Traiter les objets trouvés
Enregistrer les dommages et incidents
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 30
Râteliers à vélosqté 120
Barrières de sécuritéqté 40
Cônes de signalisationqté 80
Tables hautesqté 4

Équipement

Arche de départ et d’arrivée
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 6
Chronomètresqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 120
Bracelets de dossardqté 120
Puces de chronométrageqté 120
Bracelets à puceqté 120
Panneaux d’orientationqté 60
Panneaux indicateursqté 30
Tapis de solqté 20
Pompes à vélo de rechangeqté 4
Kits d’outils pour véloqté 3
Coupes pour les prixqté 12
Médaillesqté 120
Rubans pour les gagnantsqté 12
Ruban d'arrivée
Marqueursqté 20
Craie de trottoirqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
DAE
Gilets de sécuritéqté 30
Panneaux de signalisation pour les agents de circulationqté 12
Lampes de pocheqté 8
Couvertures de pluieqté 10
Couvertures de survieqté 20
Gel hydroalcooliqueqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 180
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Caissesqté 20
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pince de serviceqté 6
Carafes d’eauqté 8
Conteneurs à glaceqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 12
Ruban de balisageqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Pinces à déchetsqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Trace le parcours une première fois provisoirement, puis contrôle-le à nouveau avant la course. Vérifie notamment les changements de direction, les zones de transition et l’emplacement des panneaux d’orientation.
Réserve le chronométrage, les dossards et les puces suffisamment tôt pour recevoir le matériel avant la préparation finale des participants. Prévois aussi des chronomètres de secours et des talkies-walkies pour les responsables sur le terrain.
Ne limite pas les bénévoles à l’accueil : répartis-les entre les intersections, les zones de départ et d’arrivée, les transitions et l’assistance vélo. Établis la répartition et le document de briefing avant le jour de l’épreuve.
Installe les barrières, cônes et panneaux avant l’arrivée des participants, puis vérifie le parcours avec les agents de circulation. Un contrôle complet permet de repérer un accès bloqué ou une signalisation manquante.
Finalise la liste des participants et les groupes de départ après la clôture des inscriptions. Prépare en parallèle les besoins alimentaires, le catering, les médailles et les informations pratiques à envoyer aux inscrits.

Questions fréquentes

Quand demander l’autorisation pour organiser un duathlon ?: Lance les demandes dès que le parcours et les lieux de départ et d’arrivée sont définis, idéalement plusieurs mois avant la date prévue. Les délais dépendent des autorités et des routes concernées ; attends leur accord avant de publier un parcours définitif.
Combien de bénévoles faut-il pour un duathlon ?: Le nombre dépend du parcours, mais prévois au minimum une personne à chaque intersection à risque, plus des équipes pour l’accueil, les transitions, le ravitaillement et l’arrivée. Établis la répartition après le contrôle du parcours et garde quelques remplaçants disponibles le jour J.
Quand clôturer les inscriptions à un duathlon ?: Fixe une date de clôture assez tôt pour traiter les inscriptions, répartir les groupes de départ et commander les dossards et puces. Une marge d’au moins 7 jours avant l’épreuve facilite la finalisation de la liste et le briefing.
Quel matériel prévoir pour un duathlon ?: Prévois le matériel de signalisation et de sécurité, les dossards et puces, les supports de chronométrage, ainsi que les équipements vélo comme les pompes et les kits d’outils. Vérifie tout le matériel 1 à 2 jours avant la course, y compris les rallonges, multiprises et talkies-walkies.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.