Checklist voor een drive-in bruiloft organiseren

Een drive-in bruiloft vraagt om meer dan een parkeerplaats en een geluidsinstallatie. Je regelt tegelijk de ceremonie, verkeersstroom, catering, techniek en het verblijf van gasten in of bij hun auto. Begin met de locatie, vergunningen en gastenlijst; werk daarna toe naar parkeren, programma en leveranciers. Deze checklist helpt je om op tijd te beslissen wat gasten moeten weten, wat je op de dag nodig hebt en welke details vaak pas op het laatste moment opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerindeling maken
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Catering reserveren
Fotograaf reserveren
Muziekrechten controleren
Weersverwachting volgen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Leveringen bevestigen
Routebeschrijving delen
Parkeerkaarten drukken
Programmakaarten drukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Muziek afspeellijst samenstellen
Ceremoniescript printen
Trouwboeket ophalen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Taart ophalen
Locatie inspecteren
2 personen
Parkeerterrein uitzetten
3 personen
Verkeersborden plaatsen
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
5 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Ceremonieplek inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Lichtkettingen ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Taarttafel inrichten
2 personen
Programma klaarleggen
Leveringen controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Gasten parkeren begeleiden
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Ceremonie begeleiden
3 personen
Muziek tijdens ceremonie afspelen
Fotohoek begeleiden
2 personen
Aperitief serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Taart aansnijden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Muziekprogramma verzorgen
Verlichting controleren
2 personen
Vertrekverkeer begeleiden
3 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Bruikbare decoratie verzamelen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Buffet opruimen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
Partytenten afbouwen
5 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 4
Ceremoniestoelenaantal 55
Tafelrokkenaantal 10
Tafellinnenaantal 10
Taarttafel
Garderoberek

Servies

Dinerbordenaantal 70
Gebaksbordjesaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Champagneglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Dinermessenaantal 70
Dinervorkenaantal 70
Taartvorkjesaantal 70
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 5
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Warmhoudschalenaantal 6
Serveerplateausaantal 12
Taartsnijset
Fotocamera

Verlichting

Lichtkettingenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Bloemstukkenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Slingersaantal 8
Fotowand
Ringkussen
Welkomstbord
Menukaartenaantal 10
Naamkaartjesaantal 60
Programmakaartenaantal 65
Parkeerkaartenaantal 60
Tafelnummersaantal 10
Kaarsenaantal 30
Kaarsenhoudersaantal 15
Confettiaantal 4
Lint voor autodecoratieaantal 6
Wasbare krijtbordenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Scharenaantal 3
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Broodmandenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Blikvangeraantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekenaantal 8
Toiletpapieraantal 24
EHBO-doos
Microvezeldoekenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per auto een duidelijke plek en maak de parkeerindeling vóór je de routebeschrijving verstuurt. Druk parkeerkaarten af en deel ze uiterlijk één week vooraf, zodat aankomst en zichtlijnen bij de ceremonie niet door elkaar lopen.
Controleer de geluidsdekking vanaf de verste parkeerplek. Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen minstens 2 uur vóór de ceremonie; leg oplaadbare lampen klaar als het programma na zonsondergang doorgaat.
Reken voor een buitenceremonie op een plan B met partytenten en voldoende stoelen of klapstoelen. Volg de weersverwachting vanaf 7 dagen vooraf en neem uiterlijk 48 uur voor de bruiloft een definitieve beslissing over tenten, tafels en route.
Maak de catering geschikt voor gasten die bij hun auto blijven. Zet buffet- en drankpunten zo neer dat gasten niet door de rijroute hoeven en koel dranken minimaal 4 uur vooraf in koelboxen; verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week voor de bruiloft.
Leg de onderdelen van het programma per tijdstip vast op programmakaarten. Print het ceremoniescript, naamkaartjes en route-informatie uiterlijk de dag ervoor en bevestig alle leveringen, fotograaf, catering en muziek uiterlijk 48 uur vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoeveel parkeerplaatsen heb ik nodig voor een drive-in bruiloft?: Reken met minimaal 1 parkeerplaats per auto plus 10% reserve voor leveranciers, mindervalide gasten en onverwachte extra auto’s. Bij 60 auto’s plan je dus ongeveer 66 plaatsen, exclusief ruimte voor catering, techniek en een eventuele ceremonie-opstelling.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een drive-in bruiloft versturen?: Verstuur de uitnodigingen 8 tot 10 weken vooraf, omdat je naast de RSVP ook auto-aantal, dieetwensen en route-informatie nodig hebt. Sluit de aanmeldingen ongeveer 3 weken voor de bruiloft en maak daarna de definitieve parkeerindeling.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een drive-in bruiloft?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op 1 tot 2 per uur, met extra water bij warm weer. Koel de dranken minstens 4 uur vooraf en houd alcoholvrije opties apart zichtbaar beschikbaar.
Hoe lang van tevoren moet de techniek klaarstaan?: Zet luidsprekers, draadloze microfoons, mengpaneel en stroomvoorziening minimaal 2 uur vóór de ceremonie op. Reserveer daarna nog 30 minuten voor een volledige soundcheck vanaf de verste parkeerplek en controleer of de ceremonietekst verstaanbaar blijft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.