Drive-in-Hochzeit organisieren: die vollständige Checkliste
Bei einer Drive-in-Hochzeit müssen Zeremonie, Fahrzeuge, Parkflächen, Catering und Technik gleichzeitig funktionieren. Beginne deshalb früh mit Location, Genehmigungen und Gästeliste und kläre danach Sitzordnung, Zufahrt und Versorgung. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Bestätigungen, Drucksachen, Wetter und Lieferungen. Diese Checkliste führt dich durch die Planung und hilft dir, typische Engpässe bei Strom, Ton, Schatten und gekühlten Getränken zu vermeiden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Gästeliste erstellen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Parkeinteilung erstellen
2 Personen
Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Catering reservieren
Fotograf buchen
Musikrechte prüfen
Wettervorhersage verfolgen
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
Lieferungen bestätigen
Wegbeschreibung teilen
Parkkarten drucken
Programmhefte drucken
Namensschilder erstellen
2 Personen
Musik-Playlist zusammenstellen
Zeremonieskript drucken
Brautstrauß abholen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Torte abholen
Location inspizieren
2 Personen
Parkplatz abstecken
3 Personen
Verkehrsschilder aufstellen
2 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Partyzelte aufbauen
5 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Zeremonieort einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Lichterketten aufhängen
3 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Snacks auslegen
3 Personen
Kuchentisch einrichten
2 Personen
Programm bereitlegen
Lieferungen überprüfen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
Empfangstheke besetzen
2 Personen
Gäste beim Parken begleiten
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Zeremonie begleiten
3 Personen
Musik während der Zeremonie abspielen
Fotoecke betreuen
2 Personen
Aperitif servieren
4 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Torte anschneiden
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Musikprogramm organisieren
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Abfahrtsverkehr begleiten
3 Personen
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
Nachbereitung
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Verwendbare Dekoration sammeln
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Buffet aufräumen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Partyzelte abbauen
5 Personen
Beleuchtung entfernen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
Geräte einpacken
2 Personen
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
Reste sicher verstauen
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 60
- BuffetischeAnz. 4
- Stühle für die ZeremonieAnz. 55
- TischröckeAnz. 10
- TischwäscheAnz. 10
- Kuchentisch
- Garderobenständer
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 70
- TortenplattenAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 70
- WeingläserAnz. 70
- ChampagnergläserAnz. 60
- KaffeelöffelAnz. 60
- DinnermesserAnz. 70
- EsstischgabelnAnz. 70
- TortengabelnAnz. 70
- ServierlöffelAnz. 8
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 5
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Wiederaufladbare LampenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- WarmhalteschalenAnz. 6
- ServierplattenAnz. 12
- Kuchenschneideset
- Fotokamera
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- BatterielaternenAnz. 8
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 10
- BallonsAnz. 100
- BallonbandAnz. 2
- GirlandenAnz. 8
- Fotowand
- Ringkissen
- Willkommensschild
- SpeisekartenAnz. 10
- NamensschilderAnz. 60
- ProgrammkartenAnz. 65
- ParkkartenAnz. 60
- TischnummernAnz. 10
- KerzenAnz. 30
- KerzenhalterAnz. 15
- KonfettiAnz. 4
- Band für AutodekorationAnz. 6
- Wiederverwendbare TafeltafelnAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 3
- ScherenAnz. 3
- MessbecherAnz. 2
- RührschüsselnAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- AluminiumfolieAnz. 3
- FrischhaltefolieAnz. 3
- BrotkörbeAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesenAnz. 2
- BlickfangAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- HandseifenspenderAnz. 4
- PapierhandtücherAnz. 8
- ToilettenpapierAnz. 24
- Erste-Hilfe-Kasten
- MikrofasertücherAnz. 12
- AbfalltrennbehälterAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre mindestens 8 bis 12 Wochen vorher, ob für Zufahrt, Beschallung, Zelte oder die Nutzung des Geländes Genehmigungen nötig sind. Bitte die Location um eine schriftliche Bestätigung der erlaubten Fahrzeuganzahl und Aufbauzeiten.
- Plane die Parkeinteilung nicht erst am Hochzeitstag. Verschicke spätestens 7 Tage vorher die Wegbeschreibung und Parkkarten und reserviere Plätze für Zeremonie, ältere Gäste, Lieferanten und einen barrierearmen Zugang.
- Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Verlängerungskabel vor dem Aufbau einmal gemeinsam. Für die Zeremonie brauchst du außerdem einen Ersatzplan, falls Wind, Regen oder Motorengeräusche die Ansagen überdecken.
- Rechne Getränke getrennt nach Ankunft und Feier: Für die erste Stunde sind etwa 2 bis 3 Getränke pro Person realistisch. Kühlboxen, Gläser, Kaffeetassen und Thermoskannen werden oft vergessen, obwohl sie bei einer langen Zeremonie schnell gebraucht werden.
- Bestätige 3 bis 5 Tage vorher Catering, Fotograf, Torte und alle Lieferungen. Prüfe die Wettervorhersage täglich in der letzten Woche und entscheide spätestens am Vortag, wo Partyzelte, Tische und wiederaufladbare Lampen stehen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine Drive-in-Hochzeit planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Genehmigungen, Gästeliste und Catering. Fotograf, Technik und Mietmobiliar solltest du ebenfalls früh reservieren, damit am gewünschten Termin alles verfügbar ist.
- Wie viele Getränke brauche ich für eine Drive-in-Hochzeit?
- Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Halte zusätzlich Wasser bereit und rechne bei warmem Wetter mit einem höheren Bedarf.
- Wann soll ich Parkkarten und die Wegbeschreibung verschicken?
- Verschicke beides spätestens 7 Tage vor der Hochzeit, sobald die Parkeinteilung feststeht. Änderungen an Zufahrt oder Stellplätzen solltest du am Vortag noch einmal an alle Gäste senden.
- Was brauche ich für die Technik einer Drive-in-Hochzeit?
- Plane Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und ausreichend Verlängerungskabel ein und teste alles spätestens am Vortag. Für wichtige Ansagen sollte ein Ersatzmikrofon oder ein kurzer Ausweichplan bereitliegen.
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