La checklist pour organiser un mariage drive-in

Un mariage drive-in demande la même précision qu’une cérémonie classique, avec une contrainte en plus : chaque voiture doit savoir où se garer et quand se déplacer. Commencez par les invités, les autorisations et le plan du parking, puis verrouillez le traiteur, la musique et les livraisons. Les cartes de stationnement, le script de cérémonie et les badges nominatifs évitent les hésitations le jour J. Prévoyez aussi une solution météo et testez le son avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer l’agencement du parking
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Réserver le catering
Réserver le photographe
Vérifier les droits musicaux
Suivre les prévisions météo
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
Confirmer les livraisons
Partager l’itinéraire
Imprimer les cartes de parking
Imprimer les cartes du programme
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Composer la playlist musicale
Imprimer le script de cérémonie
Récupérer le bouquet de mariage
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Aller chercher le gâteau
Inspecter le lieu
2 personnes
Baliser le parking
3 personnes
Installer les panneaux de signalisation
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Monter les tentes de réception
5 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le lieu de la cérémonie
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les guirlandes lumineuses
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Installer la table du gâteau
2 personnes
Préparer le programme
Vérifier les livraisons
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Guider le stationnement des invités
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Animer la cérémonie
3 personnes
Diffuser la musique pendant la cérémonie
Animer le coin photo
2 personnes
Servir l'apéritif
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Couper le gâteau
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Assurer le programme musical
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Encadrer le départ du trafic
3 personnes
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Rassembler la décoration réutilisable
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de réception
5 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 4
Chaises de cérémonieqté 55
Jupes de tableqté 10
Nappesqté 10
Table à gâteaux
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à pâtisserieqté 70
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 70
Verres à champagneqté 60
Cuillères à caféqté 60
Couteaux à dînerqté 70
Fourchettes de tableqté 70
Fourchettes à gâteauqté 70
Louchesqté 8

Équipement

Glacièresqté 5
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Lampes rechargeablesqté 6
Thermosqté 4
Plats de maintien au chaudqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Service à découper le gâteau
Appareil photo

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Compositions floralesqté 10
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Mur photo
Coussin d’alliances
Panneau d’accueil
Cartes de menuqté 10
Badges nominatifsqté 60
Cartes du programmeqté 65
Cartes de stationnementqté 60
Numéros de tableqté 10
Bougiesqté 30
Bougeoirsqté 15
Confettisqté 4
Ruban pour décoration de voitureqté 6
Tableaux à craie lavablesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Ciseauxqté 3
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Pinces de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Corbeilles à painqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Élément accrocheurqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Essuie-toutqté 8
Papier toiletteqté 24
Trousse de premiers secours
Chiffons microfibresqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Définissez le plan du parking avant d’imprimer les invitations. Réservez une place par voiture, ajoutez une zone d’accès pour les prestataires et gardez un passage libre pour les secours.
Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions, puis transmettez le nombre définitif au traiteur plusieurs jours avant le mariage. Gardez quelques en-cas faciles à distribuer entre la cérémonie et le repas.
Testez les microphones sans fil, les haut-parleurs, la table de mixage et les rallonges sur place au moins 24 heures avant. Vérifiez que le son reste audible depuis les voitures les plus éloignées.
Refroidissez les boissons le jour précédent et prévoyez suffisamment de glacières, de verres à eau, de verres à vin et de verres à champagne pour limiter les allers-retours pendant la cérémonie.
Confirmez toutes les livraisons la veille et répartissez les responsabilités : bouquet, gâteau, matériel, programme et accueil. Suivez les prévisions météo chaque matin durant les trois derniers jours pour décider rapidement de l’usage des tentes.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un mariage drive-in ?: Envoyez-les idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Demandez une réponse au plus tard 3 semaines avant afin de finaliser le parking, le traiteur et les besoins alimentaires.
Combien de places de parking prévoir par invité ?: Prévoyez une place par voiture, puis ajoutez environ 10 % de capacité pour les changements de dernière minute. Pour 60 voitures, comptez donc au moins 66 emplacements clairement identifiés.
Quand confirmer le nombre définitif d’invités au traiteur ?: Transmettez le nombre final 7 à 10 jours avant le mariage, ou selon le délai imposé par le traiteur. Vérifiez en même temps les régimes alimentaires et le nombre de portions de gâteau.
Quand tester le son pour une cérémonie drive-in ?: Faites un premier test sur place au moins 24 heures avant, puis un contrôle complet 60 à 90 minutes avant l’arrivée des invités. Testez le microphone, la playlist et le volume depuis les rangées les plus éloignées.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.