Dorpsmarkt organiseren: een praktische checklist

Een dorpsmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en verkopers regelen. Je moet ook de terreinindeling, vergunning, stroom, toiletten, betalingen en vrijwilligers op tijd vastleggen. Werk van de vaste randvoorwaarden naar de uitvoering: bepaal eerst datum, tijden en locatie, verwerk daarna de aanmeldingen en plan in de laatste week alle materialen en boodschappen. Deze checklist helpt je om 78 taken en 62 benodigde spullen in een logische volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Marktdatum en tijden vastleggen
2 personen
Locatie en terreinindeling bepalen
3 personen
Vergunning en melding controleren
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
Stroompunten op locatie controleren
2 personen
Toiletvoorzieningen controleren
2 personen
Verkoopplaatsen indelen
2 personen
Aanmeldformulier voor kramen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Marktverkopers benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Gegevens van verkopers controleren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen voor materialen maken
Verkopersinformatie versturen
2 personen
Plattegrond voor verkopers maken
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare boodschappen opslaan
2 personen
Koelproducten gekoeld opslaan
2 personen
Kramen en tafels tellen
2 personen
Materialen per zone klaarzetten
3 personen
Contant geld voorbereiden
2 personen
Weersverwachting controleren
Noodcontacten afdrukken
Kramen en tenten opbouwen
8 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Podiumvrije publieksruimte inrichten
3 personen
Verkopers ontvangen
4 personen
Verkoopplaatsen aanwijzen
4 personen
Kramen van naamkaartjes voorzien
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten voorzien van voorraad
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers kort instrueren
3 personen

Event

Informatietafel bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Verkopers ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes uitserveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koelboxen controleren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Publieksroutes vrijhouden
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Voorraad bij de verkoopbalie aanvullen
2 personen
Avondverlichting inschakelen
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkopers laten afbouwen
5 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Eten en drinken veilig opbergen
3 personen
Afval verzamelen
5 personen
Servies verzamelen
4 personen
Koffiepunt schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Kramen en tenten afbreken
8 personen
Verlichting en kabels verwijderen
3 personen
Terrein schoonvegen
5 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
Toiletten schoon achterlaten
2 personen
Materialen schoonmaken
4 personen
Materialen tellen en controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Verkopers informeren over afhandeling
Terrein opleveringsklaar maken
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 24
Partytentenaantal 6
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Kleedtafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 16
Parasolsaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Handlampenaantal 6
Betaalterminalsaantal 2

Verlichting

Lichtslangenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 150
Bordenaantal 150
Gebaksvorkjesaantal 150
Theelepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 12
Serveerplankenaantal 8
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 8
Tangenaantal 10
Thermoskannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelelementenaantal 24
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Boterhamzakjesaantal 200

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 30
Krijtbordenaantal 10
Krijtstiftenaantal 12
Prikbordenaantal 4
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 200
Touwaantal 100
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Bezemaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6
Handdesinfectieaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 4
Eerstehulpkoffer

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de locatie minstens 8 weken vooraf op stroompunten, toiletten en de beschikbare ruimte. Zo kun je nog extra voorzieningen, kabelhaspels of verlichting regelen voordat de verkopers worden ingedeeld.
Verwerk aanmeldingen niet alleen op naam, maar controleer ook contactgegevens en dieetwensen. Stuur verkopers uiterlijk 1 week voor de markt hun plaats, tijden, plattegrond en praktische instructies.
Maak de terreinindeling op schaal en reserveer per zone de juiste aantallen marktkramen, klaptafels, stoelen en eventuele partytenten. Houd ruimte vrij voor looppaden, kabels en toegang voor laden en lossen.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en wijs vooraf iemand aan voor de opbouw, verkopersontvangst, betalingen en afsluiting. Zonder vaste overdracht blijven materialen, contant geld en vragen vaak onbeheerd.
Doe houdbare boodschappen enkele dagen eerder en zet koelproducten pas kort voor de markt gekoeld weg. Tel servies, koffieapparaten, waterkokers, verlengkabels en betaalterminals de avond ervoor per zone na.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dorpsmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunning en terreinindeling. Plan verkopers en vrijwilligers uiterlijk 3 tot 4 weken voor de markt in, zodat ontbrekende materialen nog geregeld kunnen worden.
Wanneer moet ik een vergunning of melding voor een dorpsmarkt controleren?: Controleer dit zodra datum en locatie voorlopig vaststaan, idealiter 10 tot 12 weken vooraf. Vraag ook meteen na welke gegevens of plattegrond nodig zijn; aanvullende informatie kan nog 2 tot 4 weken voorbereiding kosten.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een dorpsmarkt?: Reken minimaal op 1 coördinator, 2 mensen voor opbouw en 2 voor afbouw. Voeg per gelijktijdige taak, zoals ontvangst van verkopers, koffiepunt of betalingen, ten minste 1 vrijwilliger toe en plan diensten van 2 tot 3 uur.
Wanneer moet ik de spullen voor een dorpsmarkt klaarzetten?: Zet materialen per zone uiterlijk de avond ervoor klaar als de locatie dat toelaat. Tel kramen, tafels, stoelen, bekers, kabels, verlichting en apparatuur dan nog één keer; boodschappen en koelproducten plan je respectievelijk enkele dagen en kort voor opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.