Checklist pour organiser un marché de village

Un marché de village demande de coordonner les autorisations, les exposants, le terrain et le matériel bien avant le jour J. Commencez par fixer la date, les horaires et l’emplacement, puis prévoyez plusieurs semaines pour les inscriptions et les réservations. Le plan couvre 78 tâches et 62 fournitures, des stands et tentes aux rallonges, terminaux de paiement et produits frais. Utilisez cette checklist pour avancer dans le bon ordre et éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires du marché
2 personnes
Déterminer le site et l’agencement du terrain
3 personnes
Vérifier le permis et la déclaration
Vérifier l'assurance et la responsabilité civile
Vérifier les points d’alimentation sur place
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Répartir les emplacements de vente
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription pour les stands
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les vendeurs du marché
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les coordonnées des vendeurs
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations de matériel
Envoyer les informations aux vendeurs
2 personnes
Établir le plan de salle pour les vendeurs
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
Stocker les produits frais au froid
2 personnes
Compter les stands et les tables
2 personnes
Préparer le matériel par zone
3 personnes
Préparer l’argent liquide
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer les contacts d’urgence
Monter les stands et les tentes
8 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Aménager l’espace public sans scène
3 personnes
Accueil des vendeurs
4 personnes
Définir les emplacements de vente
4 personnes
Équiper les stands de badges nominatifs
3 personnes
Installer la signalisation
3 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Mettre en place le point café
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Briefer brièvement les bénévoles
3 personnes

Événement

Tenir le stand d’information
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Soutenir les vendeurs
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Contrôler les glacières
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Libérer les parcours du public
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Réapprovisionner le comptoir de vente
2 personnes
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire démonter les stands
5 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Stocker les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Nettoyer le point café
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les stands et les tentes
8 personnes
Retirer l’éclairage et les câbles
3 personnes
Balayer le site
5 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
Laisser les toilettes propres
2 personnes
Nettoyer le matériel
4 personnes
Compter et vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Informer les vendeurs du règlement
Préparer le site pour la remise
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 24
Tentes de réceptionqté 6
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables de maquillageqté 2
Nappesqté 16
Parasolsqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Multiprisesqté 8
Lampes de pocheqté 6
Terminaux de paiementqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 150
Assiettesqté 150
Fourchettes à gâteauqté 150
Cuillères à caféqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Planches de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8
Pincesqté 10
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Pains de glaceqté 24
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Sachets à sandwichqté 200

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Décoration de tableqté 12
Badges nominatifsqté 30
Panneaux en ardoiseqté 10
Marqueurs craieqté 12
Panneaux d’affichageqté 4
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 200
Cordeqté 100
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Gel hydroalcooliqueqté 6
Porte-papier toiletteqté 4
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et les horaires avant de contacter les vendeurs, puis prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour recueillir les inscriptions et répartir les emplacements.
Vérifiez les autorisations, l’assurance, l’électricité et les sanitaires avant toute réservation de matériel : ces points peuvent modifier l’agencement du terrain.
Demandez à chaque exposant ses besoins alimentaires, électriques et de mobilier dès l’inscription. Regroupez ces informations dans un plan des stands pour éviter les changements le jour même.
Préparez le matériel par zone la veille : tentes, tables, nappes, éclairage, rallonges et multiprises doivent être comptés séparément pour chaque emplacement.
Prévoyez l’organisation des bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures et gardez les lampes de poche, l’argent liquide et les terminaux de paiement accessibles au point d’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de village ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de vérifier les démarches, recruter les vendeurs, traiter les inscriptions et réserver le mobilier.
Combien de temps faut-il laisser aux exposants pour s’inscrire ?: Laissez au moins 3 semaines entre l’envoi des invitations et la clôture des inscriptions. Gardez ensuite 7 à 10 jours pour vérifier les coordonnées et finaliser le plan des emplacements.
Que faut-il prévoir pour l’électricité d’un marché de village ?: Recensez les besoins de chaque vendeur et vérifiez les points d’alimentation avant de louer le matériel. Prévoyez des rallonges, des rallonges à enrouleur et des multiprises, puis testez chaque zone avant l’ouverture.
Quand acheter les boissons et les produits frais ?: Achetez les denrées non périssables quelques jours à l’avance et les produits frais la veille ou le matin même. Stockez immédiatement les produits frais au froid et contrôlez les quantités avant l’installation.

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