Dorpsfestival organiseren: complete checklist

Een dorpsfestival vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst locatie, vergunningen en programma, daarna stands, vrijwilligers, verkeer en promotie. In de laatste weken leg je leveringen vast, werk je de voorraad af en controleer je techniek en terrein. Denk ook aan details die vaak te laat opvallen, zoals gekoelde dranken, stroomverdeling, verlichting en een duidelijke plattegrond. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en weet je wat vóór de opbouwdag geregeld moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Programma samenstellen
3 personen
Deelnemende stands benaderen
2 personen
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Standplaatsen verdelen
2 personen
Plattegrond maken
Verkeersroute vastleggen
2 personen
Buurt informeren
2 personen
Promotie ophangen
3 personen
Leveringen bevestigen
2 personen
Voorraadlijst controleren
2 personen
Boodschappenlijst afronden
2 personen
Boodschappen doen
4 personen
Dranken en gekoelde waren ophalen
3 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Afzettingen plaatsen
4 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
5 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Podiumplek vrijmaken
3 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Informatiebord plaatsen
2 personen
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
Eetkraam inrichten
4 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Allergeneninformatie klaarleggen
2 personen
Afvalpunten inrichten
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
4 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Programma omroepen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Spelmaterialen uitgeven
2 personen
Optredens begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
4 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes bijvullen
3 personen
Tafels schoonhouden
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten bijvullen
2 personen
Terreinrondes lopen
2 personen
Verlichting inschakelen
Laatste programmaonderdeel aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Etenswaren veilig opbergen
3 personen
Dranken opruimen
3 personen
Afval verzamelen
5 personen
Tafels en stoelen afbreken
6 personen
Tenten afbreken
6 personen
Versiering verwijderen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad sorteren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Sleutels en toegangsmiddelen inleveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 16
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Handmegafoon

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 12
Tangenaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Grote koekenpannenaantal 3
Gasbrandersaantal 3
Gasflessenaantal 3
Aluminium bakplatenaantal 6
Koelmattenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 3
Tafeldecoratieaantal 16
Programmapostersaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Krijtbordenaantal 6

Sportmateriaal

Ballenaantal 12
Ringwerpsetsaantal 3
Touwtrektouwenaantal 2
Springtouwenaantal 8
Stoepkrijtsetsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompenaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg vergunningen, verkeersroute en buurtinformatie uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Controleer daarna opnieuw of de afspraken passen bij het programma en de geplande standplaatsen.
Maak de plattegrond zodra de stands en muziek bekend zijn. Reserveer ruimte voor tenten, tafels, kabels, looproutes en een duidelijk bereikbare plek voor leveringen.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en wijs per blok één aanspreekpunt aan. Zo blijven opbouw, publieksontvangst, bevoorrading en afsluiting bezet.
Controleer techniek minstens 3 dagen vooraf: luidsprekers, mengpaneel, microfoons, statieven, verlengkabels en stekkerdozen. Test op locatie of kabels lang genoeg zijn en veilig kunnen liggen.
Haal dranken en gekoelde waren zo laat mogelijk op, bij voorkeur op de dag zelf. Tel bekers, borden, bestek en serveermateriaal vóór vertrek na, zodat een ontbrekende doos niet tijdens de opbouw wordt ontdekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dorpsfestival organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en reserveringen. Plan het programma, de stands en vrijwilligers uiterlijk 4 weken vooraf; de laatste boodschappen en leveringen controleer je in de week voor het festival.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een dorpsfestival?: Dat hangt af van de gemeente, locatie, bezoekersaantallen, muziek en verkeersmaatregelen. Controleer dit minimaal 8 weken vooraf bij de gemeente en vraag schriftelijk na of ook meldingen voor geluid, verkoop, tenten of wegafzettingen nodig zijn.
Wanneer moet ik de plattegrond van een dorpsfestival maken?: Maak een eerste versie zodra de deelnemende stands en het muziekprogramma bekend zijn, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Bevries de indeling uiterlijk 1 week voor de opbouw, zodat standhouders en vrijwilligers dezelfde informatie gebruiken.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een dorpsfestival?: Reken voor tenten, tafels, afzettingen, techniek en verlichting op minimaal 3 tot 5 uur met een vaste opbouwploeg. Plan daarna nog 30 tot 60 minuten voor een terreininspectie, geluidscontrole en het oplossen van ontbrekende materialen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.