Checklist para organizar una Fiesta del Pueblo sin olvidar nada

Una Fiesta del Pueblo necesita más coordinación de la que parece: permisos, puestos, música, circulación, voluntarios y montaje deben encajar en un mismo horario. Empieza por confirmar la fecha, el lugar y las reservas; después cierra el programa y las necesidades de cada participante. Durante la última semana, concentra las compras, las entregas y el inventario. El día anterior revisa el recinto y deja preparado todo lo que no dependa de productos refrigerados.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Hacer reservas
Comprobar permisos
Elaborar el programa
3 personas
Contactar con los stands participantes
2 personas
Registrar el programa musical
2 personas
Enviar invitaciones
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Distribuir los espacios de venta
2 personas
Hacer el plano
Registrar la ruta del tráfico
2 personas
Informar al vecindario
2 personas
Colocar la promoción
3 personas
Confirmar entregas
2 personas
Comprobar la lista de inventario
2 personas
Finalizar la lista de compras
2 personas
Hacer la compra
4 personas
Recoger las bebidas y los productos refrigerados
3 personas
Reunir los materiales
4 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Colocar las barreras
4 personas
Montar tiendas
6 personas
Montar mesas
5 personas
Colocar las sillas
4 personas
Liberar el espacio del podio
3 personas
Colocar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar el cartel informativo
2 personas
Montar la mesa de inscripción
2 personas
Montar el puesto de comida
4 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Dejar lista la información sobre alérgenos
2 personas
Organizar puntos de basura
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Realizar el control de seguridad
3 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Anunciar el programa
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Entregar el material de juego
2 personas
Coordinar las actuaciones
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir las bebidas
4 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer aperitivos
3 personas
Mantener las mesas limpias
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer los baños
2 personas
Hacer rondas por el recinto
2 personas
Encender la iluminación
Anunciar el último punto del programa
Despedir a los visitantes
4 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Guardar los alimentos de forma segura
3 personas
Recoger las bebidas
3 personas
Recoger la basura
5 personas
Desmontar mesas y sillas
6 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Retirar la decoración
4 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el equipo de sonido
2 personas
Clasificar el stock sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Entregar llaves y credenciales de acceso

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Mantelescant. 16
Percheroscant. 2

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Megáfono de mano

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 10
Linternas a pilascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20
Cucharones de servircant. 12
Pinzascant. 10

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Sartenes grandescant. 3
Quemadores de gascant. 3
Botellas de gascant. 3
Bandejas de horno de aluminiocant. 6
Alfombrillas de refrigeracióncant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Arcos de globoscant. 3
Decoración de mesacant. 16
Pósteres del programacant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 100
Pizarrascant. 6

Material deportivo

Pelotascant. 12
Sets de lanzamiento de aroscant. 3
Cuerdas para tira y aflojacant. 2
Cuerdas para saltarcant. 8
Sets de tizas para la aceracant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de toallascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra los permisos, el plano y la ruta del tráfico antes de anunciar el programa. Si cambia la distribución de carpas o mesas después, tendrás que corregir también la información al vecindario y a los participantes.
Pide a los puestos sus necesidades y preferencias dietéticas con al menos 14 días de antelación. Así puedes distribuir los espacios de venta y calcular platos, cubiertos, vasos y zonas de preparación sin improvisar.
Asigna los voluntarios por turnos de 2 a 3 horas, incluyendo responsables para las entregas, la información al público y el inventario. Entrega el programa y el plano a cada responsable antes de abrir el recinto.
Haz la compra general entre 2 y 3 días antes, pero recoge las bebidas y los productos refrigerados el mismo día o como máximo 24 horas antes. Comprueba cantidades contra el inventario antes de guardarlos en neveras portátiles y termos.
Reserva varias horas para el montaje: coloca primero las barreras y las carpas, después mesas, sillas, iluminación y sonido. Prueba altavoces, micrófonos, cables y regletas antes de que lleguen los puestos y guarda linternas y un megáfono para incidencias.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Fiesta del Pueblo?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, reservas y permisos. Deja cerrados el programa, los puestos y los voluntarios al menos 14 días antes.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una Fiesta del Pueblo?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes, cuando ya estén confirmados el lugar y el programa básico. Envía un recordatorio 5 o 7 días antes con el horario, el plano y cualquier indicación de acceso.
¿Cuándo se compran las bebidas y los productos refrigerados?: Compra el material no perecedero entre 2 y 3 días antes. Recoge las bebidas y los productos refrigerados el mismo día o dentro de las 24 horas previas para mantenerlos fríos y evitar pérdidas.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar una Fiesta del Pueblo?: Calcula entre 4 y 6 horas para montar carpas, mesas, sillas, barreras, iluminación y sonido, según el tamaño del recinto. Haz una prueba de micrófonos y altavoces al menos 60 minutos antes de la apertura.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.