Organiser une fête de village sans rien oublier

Une fête de village demande bien plus qu’un programme et quelques stands. Il faut bloquer la date et le lieu, obtenir les autorisations, coordonner les participants et prévoir la circulation avant de communiquer. Cette checklist rassemble 76 tâches et 59 équipements, des premières réservations au montage des tentes, des tables et des barrières. Utilisez-la dans l’ordre pour savoir quoi confirmer, quand relancer les intervenants et ce qui doit être prêt avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Établir le programme
3 personnes
Contacter les stands participants
2 personnes
Conserver le programme musical
2 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Répartir les emplacements
2 personnes
Créer le plan
Définir l'itinéraire de circulation
2 personnes
Informer le voisinage
2 personnes
Afficher la promotion
3 personnes
Confirmer les livraisons
2 personnes
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
4 personnes
Récupérer les boissons et les produits réfrigérés
3 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Installer les barrières
4 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables
5 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Libérer l'emplacement du podium
3 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer le panneau d'information
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer le stand de restauration
4 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les informations sur les allergènes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Annoncer le programme
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Distribuer le matériel de jeu
2 personnes
Accompagner les spectacles
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les en-cas
3 personnes
Garder les tables propres
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Faire des rondes sur le site
2 personnes
Allumer l’éclairage
Annoncer le dernier élément du programme
Saluer les visiteurs à leur départ
4 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger les aliments en toute sécurité
3 personnes
Ranger les boissons
3 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Démonter les tables et les chaises
6 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner le matériel audio
2 personnes
Trier le stock restant
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Remettre les clés et les moyens d’accès

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Nappesqté 16
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Mégaphone à main

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 10
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 12
Pincesqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Grandes poêlesqté 3
Brûleurs à gazqté 3
Bouteilles de gazqté 3
Plaques de cuisson en aluminiumqté 6
Tapis rafraîchissantsqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Arches de ballonsqté 3
Décoration de tableqté 16
Affiches du programmeqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 100
Panneaux en ardoiseqté 6

Matériel de sport

Ballonsqté 12
Jeux de lancer d'anneauxqté 3
Cordes de tir à la cordeqté 2
Cordes à sauterqté 8
Kits de craie pour trottoirqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes désinfectantesqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations : vérifiez ces trois points avant d’envoyer les invitations ou d’afficher la promotion. Sans validation du site, le programme et les emplacements peuvent encore changer.
Établissez le plan avant de répartir les stands. Prévoyez les accès, l’itinéraire de circulation, les barrières et une zone claire pour les livraisons afin d’éviter les croisements le jour J.
Attribuez les bénévoles par créneau et par mission, pas seulement par nom. Prévoyez au moins une personne pour l’accueil, une pour les stands et une pour les imprévus pendant chaque période chargée.
Confirmez les besoins alimentaires et les livraisons plusieurs jours à l’avance. Les boissons et produits réfrigérés doivent être récupérés au dernier moment compatible avec leur conservation, puis stockés dans des glacières ou au froid.
Faites un contrôle du matériel avant l’installation : tentes, tables, chaises, sonorisation, rallonges, multiprises et éclairage. Testez les haut-parleurs, microphones et machines à café avant l’ouverture, plutôt que pendant l’arrivée des visiteurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête de village ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les réservations, autorisations, stands participants, programme musical et communication doivent être confirmés avant les dernières semaines.
Quelles autorisations faut-il vérifier pour une fête de village ?: Vérifiez les autorisations liées au lieu, à l’occupation de l’espace, au bruit, à la circulation et aux installations temporaires. Faites cette vérification dès que la date et le site sont envisagés, idéalement 8 semaines avant.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une fête de village ?: Prévoyez au minimum une demi-journée pour monter les tentes, installer les tables, les barrières, l’éclairage et la sonorisation. Ajoutez 1 à 2 heures de marge pour les livraisons en retard ou le matériel manquant.
Quand acheter les boissons et les produits réfrigérés ?: Finalisez la liste des courses environ 7 jours avant, puis achetez ou récupérez les produits réfrigérés 1 à 2 jours avant selon leur conservation. Contrôlez les stocks une dernière fois le matin de l’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.