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Dorffestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Dorffestival braucht mehr als Stände und ein Bühnenprogramm. Früh müssen Datum, Ort, Genehmigungen, Verkehrsführung und Reservierungen geklärt werden; später folgen Anmeldungen, Helferplan, Lageplan und Lieferungen. In den letzten Tagen prüfst du Bestand und Einkauf, holst Kühlwaren ab und stellst Material, Technik und Beleuchtung zusammen. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung bis zum Aufbau vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Genehmigungen prüfen

  • Programm zusammenstellen

    3 Personen

  • Teilnehmende Stände ansprechen

    2 Personen

  • Musikprogramm festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Standplätze verteilen

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

  • Verkehrsroute festlegen

    2 Personen

  • Nachbarschaft informieren

    2 Personen

  • Werbung aufhängen

    3 Personen

  • Lieferungen bestätigen

    2 Personen

  • Bestandsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste abschließen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    4 Personen

  • Getränke und Kühlwaren abholen

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    4 Personen

  • Gelände inspizieren

    3 Personen

  • Absperrungen aufstellen

    4 Personen

  • Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische aufstellen

    5 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Platz auf der Bühne freimachen

    3 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Infotafel aufstellen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Essensstand einrichten

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Allergeninformationen bereitlegen

    2 Personen

  • Abfallstationen einrichten

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    3 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Besucher begrüßen

    4 Personen

  • Anmeldungen erfassen

    2 Personen

  • Programm durchsagen

  • Kinderaktivitäten betreuen

    4 Personen

  • Spielmaterialien ausgeben

    2 Personen

  • Auftritte betreuen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke servieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Snacks nachfüllen

    3 Personen

  • Tische sauber halten

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten auffüllen

    2 Personen

  • Geländerunden gehen

    2 Personen

  • Beleuchtung einschalten

  • Letzten Programmpunkt ankündigen

  • Besucher verabschieden

    4 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Lebensmittel sicher verstauen

    3 Personen

  • Getränke wegräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    5 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    6 Personen

  • Zelte abbauen

    6 Personen

  • Dekoration entfernen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    5 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Soundanlage zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat sortieren

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Schlüssel und Zutrittsmittel abgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • KlappischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 80
  • BiertischeAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 16
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • Handmegafon

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 10
  • BatterielaternenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ZangenAnz. 10

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und BrotmesserAnz. 8
  • MessbecherAnz. 3
  • RührschüsselnAnz. 6
  • Große BratpfannenAnz. 3
  • GasbrennerAnz. 3
  • GasflaschenAnz. 3
  • Aluminium-BackblecheAnz. 6
  • KühlmattenAnz. 6

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • BallonbögenAnz. 3
  • TischdekorationAnz. 16
  • Programmatische PosterAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 100
  • KreidetafelnAnz. 6

Sportmaterial

  • BälleAnz. 12
  • RingwurfsätzeAnz. 3
  • TauziehseileAnz. 2
  • SpringseileAnz. 8
  • StraßenmalkreidesetsAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • BesensetsAnz. 4
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • DesinfektionsspenderAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • HandtuchspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre Genehmigungen, Verkehrsroute und Nachbarschaftsinformation mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Gerade Sperrungen und Lärmschutz lassen sich kurzfristig oft nicht mehr ändern.
  • Schließe Standplätze und Lageplan etwa 2 Wochen vor dem Festival ab. Plane Wege für Lieferungen, Fluchtwege und genügend Abstand zwischen Zelten, Tischen und Besucherstrom ein.
  • Teile die Freiwilligen mit konkreten Schichten von 2 bis 4 Stunden ein. Für Aufbau, Einlass, Betreuung der Stände, Technik und Abbau sollten jeweils verantwortliche Personen benannt sein.
  • Bestätige Lieferungen 3 bis 5 Tage vorher und gleiche sie mit der Bestands- und Einkaufsliste ab. Kühlwaren und Getränke holst du möglichst am Veranstaltungstag oder am Vorabend mit ausreichend Kühlboxen ab.
  • Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Verlängerungskabel und Beleuchtung vor dem Einlass. Lege zusätzlich Batterien und ein Handmegafon bereit, damit Durchsagen auch bei einem Technikausfall möglich sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Dorffestival organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Reservierungen und Genehmigungen. Programm, Stände und Helfer lassen sich anschließend schrittweise festlegen.
Wann muss der Lageplan für ein Dorffestival fertig sein?
Der Lageplan sollte spätestens 2 Wochen vor dem Termin stehen. Dann können Standplätze, Verkehrsroute, Zelte, Tische und Lieferwege rechtzeitig an alle Beteiligten weitergegeben werden.
Wie viele Helfer braucht ein Dorffestival?
Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein: Aufbau, Technik, Stände, Versorgung, Einlass und Abbau. Bei mehreren Standorten oder Schichten brauchst du entsprechend mindestens 8 bis 12 eingeteilte Helfer.
Was muss man am Tag vor dem Dorffestival erledigen?
Prüfe Gelände, Material und Technik, stelle Zelte und Mobiliar bereit und bestätige offene Lieferungen. Getränke und Kühlwaren sollten spätestens am Vorabend oder am Veranstaltungstag frühzeitig abgeholt werden.

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