Checklist voor een doopinformatieavond organiseren
Een doopinformatieavond vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, kerkzaal en sprekers, daarna uitnodigingen en aanmeldingen. Verzamel dieetwensen en bevestig deelnemers voordat je folders, vragenformulieren en catering definitief maakt. Op de dag zelf draait het om een gecontroleerde zaalopstelling, werkende presentatie en een duidelijke ontvangst. Deze checklist helpt je ook met zaken die vaak te laat worden geregeld, zoals koelen van dranken, verlengkabels en het testen van de beamer.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Kerkzaal reserveren
Sprekers bevestigen
Programma en tijden uitwerken
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Informatiefolders samenstellen
2 personen
Presentatie controleren
2 personen
Vragenformulieren voorbereiden
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen klaarzetten
2 personen
Event
Kerkzaal openen
2 personen
Zaal en entree controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Folders en naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Gasten ontvangen en registreren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkom en opening verzorgen
Informatie over de doop geven
2 personen
Pauzedranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Praktische vervolgstappen toelichten
Persoonlijke vragen beantwoorden
3 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Servies afwassen
2 personen
Koffiepunt opruimen
2 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
Locatie afsluiten
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Onbeantwoorde vragen nabellen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 50
- Tafelsaantal 6
- Ontvangsttafel
- Sprekerstafel
Servies
- Koffiekopjesaantal 50
- Waterglazenaantal 50
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Serveerbladenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Schenkkannenaantal 3
- Koelboxenaantal 2
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Laserpointer
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 50
- Pennenaantal 30
- Wegwijzerbordenaantal 4
- Pijlenstickersaantal 12
Catering
- Informatiefoldersaantal 50
- Vragenformulierenaantal 50
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Bezem en blik
- Dweilmop en emmer
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Verlichting
- Tafellampenaantal 4
Tips
- Werk eerst datum, programma en tijden uit en reserveer daarna de kerkzaal. Bevestig sprekers voordat de uitnodigingen worden verstuurd, zodat deelnemers een volledig programma ontvangen.
- Open het aanmeldformulier zodra de uitnodiging uitgaat en verwerk aanmeldingen doorlopend. Verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor de avond en stuur daarna een bevestiging met tijd en locatie.
- Controleer informatiefolders, vragenformulieren en presentatie afzonderlijk. Leg per deelnemer een informatiefolder en een vragenformulier klaar, met extra pennen bij de ontvangsttafel.
- Test laptop, beamer en projectiescherm in de kerkzaal voordat de ontvangst begint. Leg minstens één verlengkabel en stekkerdoos klaar; aansluitingen zijn een veelvoorkomende reden voor vertraging.
- Begin op de dag zelf met de entree en zaalcontrole voordat je tafels en stoelen opstelt. Zet koffie en thee pas klaar nadat de apparatuur werkt, en koel dranken tijdig zodat je tijdens de ontvangst niet hoeft te improviseren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een doopinformatieavond organiseren?
- Leg datum, programma, kerkzaal en sprekers bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je tijd hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een doopinformatieavond?
- Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken voor de avond. Open tegelijk het aanmeldformulier en stuur deelnemers na verwerking van hun gegevens een bevestiging.
- Hoeveel stoelen moet ik klaarzetten voor een doopinformatieavond?
- Zet voor iedere bevestigde deelnemer één stoel klaar en voeg 2 tot 4 reserveplaatsen toe. Houd daarnaast ruimte vrij voor de sprekerstafel, ontvangsttafel en een duidelijke looproute naar de ingang.
- Wanneer test je de beamer en presentatie?
- Test laptop, beamer, projectiescherm en aansluitingen op de dag zelf minstens 60 minuten voor de ontvangst. Controleer ook de presentatie volledig en leg verlengkabels en stekkerdozen binnen handbereik.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!