Checklist para organizar una charla informativa sobre el bautizo
Una charla informativa sobre el bautizo necesita más coordinación de la que parece: hay que reservar la sala de la iglesia, confirmar a los ponentes y saber cuántas personas asistirán. Esta checklist ordena la preparación desde la fecha y las invitaciones hasta el montaje y el café del día. También contempla detalles que suelen olvidarse, como recoger preferencias dietéticas, probar la presentación y colocar señales para encontrar la entrada.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar la sala de la iglesia
Confirmar ponentes
Elaborar el programa y los horarios
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Preparar folletos informativos
2 personas
Comprobar la presentación
2 personas
Preparar los formularios de preguntas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar los materiales
2 personas
Evento
Abrir la sala de la iglesia
2 personas
Comprobar la sala y la entrada
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Probar la presentación
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
2 personas
Dejar listas las hojas informativas y las tarjetas con nombre
2 personas
Recibir y registrar a los invitados
3 personas
Servir café y té
2 personas
Dar la bienvenida y la apertura
Dar información sobre el bautismo
2 personas
Reponer las bebidas del descanso
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Explicar los siguientes pasos prácticos
Responder preguntas personales
3 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger el punto de café
2 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
2 personas
Apagar el equipo
Cerrar el recinto
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Llamar a las preguntas sin respuesta
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 50
- Mesascant. 6
- Mesa de recepción
- Mesa del ponente
Vajilla
- Tazas de cafécant. 50
- Vasos para aguacant. 50
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Bandejas de serviciocant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Jarras de servircant. 3
- Neveras portátilescant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Puntero láser
Decoración
- Mantelescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Bolígrafoscant. 30
- Señales de orientacióncant. 4
- Pegatinas de flechascant. 12
Catering
- Folletos informativoscant. 50
- Formularios de preguntascant. 50
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba y recogedor
- Mopa y cubo
- Guantes de limpiezacant. 4
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 4
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y los ponentes antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para que las familias respondan y puedas ajustar las sillas, los folletos y las bebidas.
- Abre el formulario de inscripción con una fecha límite clara, idealmente 5 días antes de la charla. Usa las respuestas para confirmar asistentes y anotar preferencias dietéticas, no solo para contar personas.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los cables y el puntero láser en la sala al menos 60 minutos antes. Una presentación que funciona en casa puede fallar por una conexión o un enchufe distinto.
- Prepara la recepción antes de colocar las sillas: mesa, tarjetas de nombre, bolígrafos, folletos y formularios de preguntas deben estar juntos. Coloca las señales y las flechas desde la entrada para evitar que los asistentes lleguen tarde buscando la sala.
- Enfría las bebidas y prepara café y té cuando la sala ya esté montada. Calcula aproximadamente 2 tazas de café o té por persona para toda la sesión y deja también vasos de agua disponibles.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una charla sobre el bautizo?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes: primero fija la fecha, reserva la sala y confirma a los ponentes. Envía las invitaciones al menos 14 días antes y cierra las inscripciones unos 5 días antes.
- ¿Cuándo debo confirmar las inscripciones para la charla?
- Confirma la lista definitiva entre 3 y 5 días antes. Así puedes preparar el número de sillas, folletos, formularios, tarjetas de nombre y bebidas sin comprar o montar a ciegas.
- ¿Cuánto café y agua necesito para una charla informativa?
- Calcula 2 tazas de café o té por persona si la sesión dura entre 1,5 y 2 horas. Añade al menos 2 vasos de agua por persona y ten en cuenta las preferencias dietéticas registradas.
- ¿Cuándo hay que preparar la sala de la iglesia?
- Abre y revisa la sala entre 60 y 90 minutos antes de la llegada del público. Reserva ese tiempo para comprobar la entrada, montar mesas, colocar sillas, probar la presentación y preparar la mesa de recepción.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!